Die Arbeitsweise im Teambasierten Vereinsmanagement
Die Arbeitsweise im Teambasierten Vereinsmanagement unterscheidet sich sehr im Vergleich zu der im herkömmlichen, traditionellen, hierarchischen Vorstandsmodell.
Im immer noch weit verbreiteten traditionellen Vorstandsmodell mit 1. Vorsitzendem, 2. Vorsitzendem, Kassierer, Schriftführer, Jugendleiter und mehreren Beisitzern (oder ähnlichen Konstellationen) werden innerhalb des Vorstands alle Themen diskutiert, besprochen und letztendlich entschieden. Sei es, ob es beim Fest rote oder weiße Wurst gibt, was das Schorle kosten soll, wie der Probenbesuch verbessert werden kann, wer die Reinigung des Probelokals übernimmt, dass ein Probenwochenende für die Jugend in einer Hütte organisiert wird, wer den Pressebericht für das Konzert schreibt oder an welchem Datum das Herbstkonzert stattfindet.
Das Vorstandsgremium gleicht einer „Bubble“. Kommuniziert werden in Richtung Musiker:innen – wenn überhaupt – nur die Entscheidungen. Die Musiker:innen wissen manchmal gar nicht, was in der Vorstandssitzung besprochen wird. Was im Hintergrund gearbeitet wird. Manchmal sogar nicht mal, wer im Vorstand welche Aufgaben erledigt.
Die Vorstandssitzungen finden meist alle vier bis sechs Wochen statt. Die Traktandenliste/Tagungsordnung ist lang. Die Sitzungen dauern oft länger als zwei Stunden (nicht selten höre ich von 3,5- bis 4-stündigen Sitzungen). Jede:r spricht bei jedem Thema mit – ob es in den jeweiligen Aufgabenbereich gehört oder nicht. Oft sitzen Personen nur dabei und langweilen sich, weil die Themen ihr Aufgabengebiet gar nicht betreffen, weil sie eher introvertiert sind oder sowieso kein zugewiesenes Aufgabengebiet haben. Für mich wäre eine solche Arbeitsweise Grund genug, keinen Posten im Vorstand zu übernehmen!
Dieses Szenario gibt es im Vorstand im Teambasierten Vereinsmanagement nicht.
Der Vorstand setzt sich im Teambasierten Vereinsmanagement aus den sechs Managern der Bereiche Musik, Organisation, Verwaltung, Jugend, Finanzen und Marketing zusammen. Dieser Vorstand im Teambasierten Vereinsmanagement hat eine komplett andere Funktion als ein Vorstand im traditionellen Vorstandsmodell. Der Vorstand im Teambasierten Vereinsmanagement ist mehr eine „Schaltzentrale“ und hat eine moderierende und koordinierende Funktion. Über die sechs Manager kommen aus den Teams die Informationen in die Schaltzentrale und gehen als Informationen und Aufgaben in die Teams wieder zurück. In dieser Schaltzentrale wird also weder gearbeitet noch entschieden (mit wenigen Ausnahmen). Die meisten Entscheidungen werden direkt in den Teams getroffen. Alles was die Musik betrifft im Team Musik, z. B. die Auswahl des Konzertmottos oder die musikalische Jahresstruktur. Alles was das Marketing betrifft im Team Marketing, z. B. die Auswahl des Motivs für die Konzertwerbung oder die Menüstruktur der neuen Website. Alles was die Jugend bzw. die Ausbildung betrifft im Team Jugend (oder „Ausbildung“, falls der Musikverein auch Erwachsenenausbildung am Instrument betreibt), z. B. die Art und Häufigkeit der außermusikalischen Aktionen oder das Konzept des Vorspielnachmittags. Und so weiter.
Es gibt nur einige wenige Ausnahmen von Themen, die in der Schaltzentrale entschieden werden. Ein Beispiel dafür ist der Haushalts- und Investitionsplan (Budget). Dieser wird zwar im Team Finanzen vorbereitet, aber da dieser alle sechs Managementbereiche betrifft, soll dieser auch von allen Managern innerhalb der Schaltzentrale genehmigt werden. In der Schaltzentrale werden auch alle größeren – geplanten oder ungeplanten – Ausgaben bzw. Investitionen beschlossen, die über die Budgetierung für jedes Team hinausgehen. Z. B. die Anschaffung eines Satzes Konzertpauken.
Dann gibt es noch wenige Ausnahmen, die vom ganzen Orchester entschieden werden. Beispiele dafür sind die Anschaffung einer neuen Einheitskleidung oder die Entscheidung für ein Wertungsspiel, einen Wettbewerb oder eine Konzertreise.
Beispiel der Arbeitsweise im Teambasierten Vereinsmanagement
Für die komplett andere Arbeitsweise im Teambasierten Vereinsmanagement verwende ich in den Online-Seminaren und Workshops zum Thema folgendes Beispiel:
Das Team Musik entscheidet, das folgende Konzert steht unter dem Motto „Afrika“. Der Musik-Manager geht in die nächste Schaltzentralen-Sitzungen und verkündet: „Liebe Kollegen, das kommende Konzert steht unter dem Motto „Afrika““. Der Jugend-Manager fragt daraufhin: „Warum Afrika? Asien wäre doch viel schöner!“ Was passiert? Im Vorstand im teambasierten Vereinsmanagement passiert auf diese Aussage hin gar nichts! Denn die Kompetenz bzw. die Aufgabe, das Konzertmotto festzulegen, liegt eindeutig im Team Musik. Klar geregelt. Keine Diskussion.
Der Organisationsmanager geht in seine Team-Sitzung und verkündet das Motto des folgenden Konzerts. Die AG Catering beschließt: „Wir backen Bananenbrot“. Und die AG Deko meldet gleich: „Wir sammeln im ganzen Ort die Zimmerpalmen und dekorieren den Konzertsaal mit Zimmerpalmen.“
Der Marketingmanager geht auch in seine Team-Sitzung und informiert die Team-Mitglieder über das Konzertmotto „Afrika“. Gemeinsam überlegt das Team, wie das Konzert beworben werden kann. Und das Team Marketing entscheidet: Wir erstellen Plakate, Flyer, Eintrittskarten, Programme als Werbematerial. Für Social Media erstellen wir Postings, Reels und Storys. Eine Pressemitteilung wird entworfen. Als Besonderheit werden mehrere Bauzaunbanner entworfen und produziert – „diese haben schließlich die meiste Aufmerksamkeit“, da sind sich alle einig. Es wird auch über das Motiv der Werbung zum Afrika-Konzert diskutiert. Schließlich einigen sich die Teammitglieder für ein Sujet/Motiv mit Elefanten vorm Kilimandscharo.
In der folgenden Schaltzentralen-Sitzung präsentiert der Marketing-Manager die Werbekampagne. Daraufhin bruddelt der Finanz-Manager: „Wieso Elefanten? Giraffen sind doch viel schöner!“ Was passiert? Natürlich gar nichts. Diese Bemerkung ist komplett unangebracht, denn im Teambasierten Vereinsmanagement liegt die Kompetenz bzw. die Auswahl des Motivs für das Werbematerial im Team Marketing. Wer beim Werbematerial mitgestalten will, geht ins Marketing-Team.
Im Bereich des Finanz-Managers liegt lediglich das Budget für die Werbeausgaben. Aber dieses wurde im Haushalts- und Investitionsplan bereits im November des Vorjahres festgelegt und von der Schaltzentrale genehmigt.
Soweit das Beispiel, das zeigen soll, dass der Vorstand – von mir lieber „Schaltzentrale“ genannt – eine ganz andere Funktion als in der traditionellen Vorstandsstruktur hat. Und das ist auch richtig und wichtig so. Im Vorstand, also der Schaltzentrale, werden so effektiv wie möglich die Informationen ausgetauscht. Mit der Zeit reduzieren sich hier die Anzahl der Sitzungen pro Jahr auf drei, maximal vier. In den Teams wird effektiv an den richtigen und wichtigen Themen gearbeitet – mal im ganzen Team, mal in Arbeitsgruppen oder teamübergreifend in Projektgruppen. Nur wer im Meeting auch tatsächlich gebraucht wird, sitzt im Meeting. Nach einer Eingewöhnungs- und Übe-Zeit im teambasierten Vereinsmanagement von ca. 12 Monaten, in denen ich eine Frequenz von 4-6 Wochen empfehle, reduzieren sich die Sitzungen auf ca. 3-4 pro Jahr. Sowohl in der Schaltzentrale als auch in den Teams. Stundenlange Sitzungen, langwierige Diskussionen und ständige Wiederholungen, weil jeder der Beisitzer eine Meinung zum Thema hat, gehören der Vergangenheit an. Die Themen werden in den Teams, Arbeitsgruppen und/oder Projektgruppen effektiv vorangetrieben. In den Teams ist Zeit, neue Konzepte zu entwickeln sowie schnell und zügig zu entscheiden und zu arbeiten. Koordiniert wird in der Schaltzentrale.
Whitepaper (PDF) zum Teambasierten Vereinsmanagement
Falls Ihr weitere Informationen zum Teambasierten Vereinsmanagement braucht, empfehle ich Euch dieses Whitepaper zum kostenpflichtigen Download (PDF, 30 Seiten):
Umstrukturierung zum Teambasierten Vereinsmanagement
Gerne bin ich Euch bei der Umstrukturierung zum Teambasierten Vereinsmanagement behilflich. Folgenden Fahrplan biete ich dafür an:
1. Online-Seminar zum Teambasierten Vereinsmanagement
In einem Online-Seminar vermittle ich in ca. 2 Stunden allen Musiker:innen die Grundlagen des Teambasierten Vereinsmanagements©. Für das Online-Seminar nutze ich die Plattform Zoom. Den Zoom-Zugang stelle ich zur Verfügung.
2. Zukunftswerkstatt
Beim Teambasierten Vereinsmanagement© ist es von großer Wichtigkeit, dass wir von Anfang an möglichst alle Musikerinnen und Musiker in die Umstrukturierung mit einbeziehen. Wir müssen die Musikerinnen und Musiker aktivieren und motivieren sich in die Vereinsarbeit einzubringen. Das können wir mit einer Zukunftswerkstatt erreichen. Dauer: 1 Tag (9.30 – 17.00 Uhr).
3. Workshop Teambasiertes Vereinsmanagement
Dieser Workshop ist wiederum für alle Musikerinnen und Musiker. Ich vermittle und erkläre in diesem Workshop das Teambasierte Vereinsmanagement© im Detail. Alle Fragen werden beantwortet und sämtliche Bedenken ausgeräumt. Ziel dieses Workshops kann die erste Aufgabenverteilung auf die Bereiche sowie die erste Einteilung der Musikerinnen und Musiker sein. Dieses Ziel erreichen wir, wenn das Online-Seminar davor durchgeführt wurde und eine gewisse Vorarbeit von Seiten des Vereins dafür geleistet wird. Dauer: ca. 6 Stunden.
Zukunftswerkstatt und der Workshop zum Teambasierten Vereinsmanagement© können auch an einem Wochenende stattfinden.
4. Begleitung und Nachbetreuung
Auf Wunsch stehe ich Euch bei der Umstrukturierung immer wieder für Online-Sessions stundenweise zur Verfügung.
5. Retrospektive
Gerne stehe ich für eine Retrospektive – etwa zwölf Monate nach Einführung – nochmals für einen Tag zur Verfügung. Wir können gemeinsam evaluieren, was gut läuft, was nicht so gut läuft, wo noch Chancen der Veränderungen sind und was zukünftig nicht mehr benötigt wird.
Fordert über dieses Formular gerne ein individuelles Angebot an:
