10 Anzeichen, dass es Zeit ist, das Teambasierte Vereinsmanagement einzuführen

8. August 2024 Alexandra Link 4830 Views 0 Comments Teambasiertes Vereinsmanagement, Vereinsmanagement, Vorstandschaft, Zukunft der Musikvereine

Ein paar Fragen an Dich, liebe:r Vereinsverantwortliche:r:

Fühlst Du Dich manchmal als “Depp für Alles”?
Drückt die Last der Verantwortung auf Deine Schultern?
Sind es in Deinem Verein immer die Gleichen, die was tun?
Kommen alle Musiker:innen mit ihren Fragen, Sorgen und ihrer Kritik zu Dir?
Gibt es Stimmen im Verein, die über fehlende Transparenz in der Aufgabenverteilung klagen?
Fühlen sich die Musiker:innen nicht gut informiert?
Fehlt es an einer guten Diskussionskultur – anders gesagt: gibt es Nörgler, Motzer und Querulanten im Verein?
Kommen manche Musiker:innen nur dann, wenn es ihnen gerade passt?
Brichst Du unter der Anzahl Deiner Aufgaben, die Du für den Verein erledigen musst, fast zusammen?
Ist Deine Vorstandschaft damit beschäftigt, das Tagesgeschäft in den Sitzungen zu besprechen und trotzdem geht es nicht voran?
Dauert es ewig, bis Entscheidungen fallen?
Ist es mühsam den Arbeitseinsatzplan für’s Konzert oder Fest mit Namen zu füllen?
Musst Du bitten und betteln, bis endlich jemand eine Aufgabe beim Konzert oder einer Festivität übernimmt?
Fehlt die Zeit um neue, innovative Ideen zu besprechen und umzusetzen?
Ist die Jugendarbeit das “Stiefkind” in Deinem Verein?
Das Marketing findet in Deinem Musikverein gar nicht statt – weder offline noch online?
Werden die Vereinsverantwortlichen von den Musiker:innen extrem gelobt – weil durch die tolle Vorstandsarbeit alle andere nur zum Musikmachen kommen können?
Hast Du schon mal den Satz gehört: “Sag doch was, ich kann Dir doch helfen”?
Denkst Du öfters “wir müssten mal” oder “wir sollten mal” – aber nix passiert?
Denkst Du oft, “ich mach das lieber selbst, dann weiß ich, dass es gemacht ist”?
Oder denkst Du öfter: “mach ich’s halt selbst, bevor ich wieder lauter Absagen bekomme”?

Wenn Du nur 3 dieser Fragen mit JA beantwortet hast, ist es höchste Zeit, dass Ihr Euch im Musikverein Gedanken über Euer momentanes Vereinsmanagement und die Vorstands-Struktur macht. Es hört sich für Dich vielleicht jetzt noch utopisch an, aber das Modell des Teambasierten Vereinsmanagement© ist DIE Lösung für Deinen Musikverein.

Zugegeben, es ist nicht einfach, alte Strukturen und Gewohnheiten aufzubrechen. Und vielleicht fühlen sich Eure Musiker:innen auch wohl: die Vorstands-Bubble organisiert, alle anderen genießen deren Arbeit. So schön wird’s nicht mehr für die Musiker:innen wie in der herkömmlichen, traditionellen Vereinsstruktur. Denn das erste Prinzip des Teambasierten Vereinsmanagement© heißt: “Wir arbeiten alle gemeinsam am Verein – musikalisch und organisatorisch”. Daraus ergibt sich das zweite Prinzip: “Jeder hat (mindestens) eine außermusikalische Aufgabe – …”

Es gibt 10 untrügliche Anzeichen, die dafür sprechen sich von den bisherigen, herkömmlichen, traditionellen Vorstandsstrukturen zu verabschieden und auf das Teambasierte Vereinsmanagement© zu setzen:

1. Posten können nicht besetzt werden

Wenn über längere Zeit hinweg beispielsweise der Posten des 1. Vorsitzenden nicht mehr besetzt werden kann, ist es allerhöchste Zeit, über das Teambasierte Vereinsmanagement©, in dem die Verantwortung auf mehrere Köpfe verteilt wird, nachzudenken. Aber auch wenn es generell schwierig ist, Leute für den Vorstand zu gewinnen, ist es notwendig zu überlegen, ob die jetzige Vorstandsstruktur überhaupt noch Sinn macht und zukunftssicher ist.

2. Viele Aufgaben liegen auf wenigen Schultern

Es gibt zwar 12 bis 15 Vorstandsmitglieder und dennoch gibt es einige wenige im Musikverein, die die Hauptlast an Aufgaben erledigen.

3. Es sind immer die Gleichen die was tun

Auch außerhalb des Vorstandsgremium sind immer die Gleichen dabei, wenn es um außermusikalische Aufgaben wie z. B. Auf- und Abbau beim Konzert oder einer Festivität, geht. Andererseits kennt man auch die Kandidaten, die sich drücken oder immer etwas Wichtigeres als den Musikverein haben.

4. Überforderung einzelner Vereinsverantwortlicher

Besonders Jugendleiter sind hier betroffen… oft werden sie mit der großen Aufgabe, den Nachwuchs – also die Zukunft! – des Musikvereins zu sichern und genauso oft werden sie allein gelassen. Oder können nichts selbst entscheiden und werden somit ständig ausgebremst und demotiviert. Hilfe kommt – aber nur nach extrem viel „betteln“. Für die Jugendarbeit in einem normal großen Musikverein (30 – 60 Musiker:innen) braucht es mindestens fünf Leute, die sich nur um die Jugendarbeit kümmern.

5. Fehlende Transparenz der Aufgabenverteilung

Wer macht eigentlich was im Vorstand? Das ist den Musiker:innen oftmals nicht klar. In der Regel geht man mit allem zum 1. Vorsitzenden. Auch innerhalb des Vorstands ist nicht klar, wer welche Aufgaben im Portfolio hat. Es wird in den Vorstandssitzungen immer wieder auf’s neue diskutiert, wer zum Beispiel die Geschenke für Jubilare organisiert, wer für den Arbeitseinsatzplan zuständig ist, wer die Schankgenehmigung einholt, wer den Einkauf für die Schinken- und Käseweckle erledigt und vieles mehr.

6. Mangelnde Kommunikation, ungenügender Informationsfluss

Was läuft eigentlich in der Vorstandssitzung? Was arbeiten die überhaupt? Über was wird da gesprochen? Gibt es überhaupt Vorstandssitzungen? Für manche Musiker:innen ist das nicht so klar. Es gibt keine Informationen darüber, was in der Vorstandssitzung gesprochen wurde, weder mündlich (Vereinsminute) noch schriftlich (Vorstands-Kurz-Info). Entscheidungen werden verkündet, der Weg dahin bleibt für die Musiker:innen im Dunkeln. Wenn sich die Musiker:innen ungenügend informiert fühlen, wenn die Kommunikation – der gegenseitige Austausch – nicht stattfindet und wenn es der Kommunikation an Positivität und Wertschätzung fehlt, entsteht Unmut und Ärger.
“Mangelnde Kommunikation und ungenügender Informationsfluss” gehört übrigens zu den Problemen, die in Analyse-Phasen in Zukunftswerkstätten am häufigsten genannt werden.

7. Keine Zeit für neue, innovative Konzepte

Der Vorstand ist in den Vorstandssitzungen mit dem „Tagesgeschäft“ mehr als ausgelastet. Dafür, sich neue Formate für Konzerte oder für die Jugendwerbung zu überlegen, ist nie Zeit. So macht man es halt, wie es immer schon war…

8. Keine Kapazitäten für das Marketing

Das „Marketing“ des Musikvereins beschränkt sich auf Plakate und einer Pressemitteilung für die Konzertwerbung. Vor ein paar Jahren wurde zwar mal die Website neu gemacht, aber seither hat sich keiner darum gekümmert, aktuelle Inhalte einzupflegen. Den Facebook-Kanal betreut der 1. Vorsitzende, weil er zufällig einen FB-Account hat. Instagram soll einer von den Jungen machen… Sonst passiert nicht viel…

9. Ewig lange Vorstandsitzungen mit einer ellenlangen Agenda

Alle vier bis sechs Wochen ist Vorstandssitzung. Auf der Tagesordnung stehen 10 unterschiedliche Punkte. Vom neuen Kühlschrank, der besorgt werden muss, über das Geburtstagsgeschenk für den Ehrenvorsitzenden bis hin zum unpünktlichen Probenbeginn und dem nächsten Konzerttermin: Alles wird im Vorstand besprochen. Und jeder redet mit. Bis auf die zwei Beisitzer, die sowieso nie etwas sagen… Angesetzt war die Sitzung bis 22 Uhr. Um 22 Uhr sind jedoch erst zwei Drittel der Tagesordnungspunkte abgehandelt… Denn Zwischendurch mussten auch noch Dinge besprochen werden, die nicht auf der Agenda standen.

10. Unzufriedenheit mit dem Vorstand

Der Vorstand müsste mal…. Der Vorstand könnte mal… Der Vorstand sollte mal… Und wieso das nun schon wieder? Und der Ton des 1. Vorsitzenden, wenn er vor dem Orchester steht, könnte auch freundlicher sein. Ständig motzt er nur… Ihr als Vereinsverantwortliche erhaltet immer nur Kritik? Es gibt viele Gründe, warum Musiker:innen mit dem Vorstandsgremium nicht einverstanden sind. Wenn Kritik beim Vorstand ankommt, kann das Gremium wenigstens drauf reagieren. Aber wenn nur hintenrum geredet wird oder gar „mit den Füßen“ abgestimmt wird, hat der Vorstand keine Chance…
Es gibt noch eine Situation, die aber leider nicht leicht zu lösen ist: Wenn Ihr z. B. einen Vorsitzenden habt, der gerne alles selbst macht und alles an sich reißt… Wenn ein 1. Vorsitzender / eine 1. Vorsitzende alles selbst macht, ist das oft gut gemeint… Wenn er / sie dann Kritik bekommt, kommt leicht bei ihm/ihr das Gefühl auf, dass nicht wertgeschätzt wird, was man für den Musikverein alles tut, “schließlich gebe ich mein Leben für diesen Verein”. Die Musikerinnen und Musiker wollen oftmals aber gar nicht, dass einer bzw. eine alles macht. Sie wollen sich einbringen, aber sich nicht gängeln und kontrollieren lassen. Auf Grund der Verdienste des oben beschriebenen Vorsitzenden ist es gar nicht so leicht für die anderen Vorstandsmitglieder diesen Vorsitzenden in die Schranken zu weisen, ihm klar zu machen, dass er nicht „der König“/“die Königin“ des Vereins ist. Es bleibt nur zu hoffen, dass dieser 1. Vorsitzende/diese 1. Vorsitzende einsichtig ist. Und wenn er/sie einsichtig ist, bleibt zu hoffen, dass er/sie in der Lage ist zu akzeptieren, dass Aufgaben auf unterschiedliche Weise erledigt werden können und dass andere auch gute Ideen haben…

Teambasiertes Vereinsmanagement als Lösung

Was ist überhaupt das Teambasierte Vereinsmanagement©? Und warum hilft es genau die oben beschriebenen 10 Anzeichen bzw. Situationen zu verbessern? Warum ist das Teambasierte Vereinsmanagement© ein Zukunft-sicherndes Organisations- und Verwaltungs-Modell und so viel besser als eine herkömmliche, traditionelle, hierarchische Vorstandsstruktur?

Es ist übrigens kein Teambasiertes Vereinsmanagement©, wenn Ihr anstatt eines 1. und 2. Vorsitzenden drei oder vier gleichberechtigte Vorstände einsetzt, die jeweils für einen Bereich verantwortlich zeichnen und ansonsten alles beim Alten bleibt. Dann habt Ihr zwar ein Vorstandsteam aus drei oder vier Vorständen, aber noch lange kein Teambasiertes Vereinsmanagement©.

Beim Teambasierten Vereinsmanagement© werden die Aufgaben in die sechs Bereiche Musik, Organisation, Verwaltung, Finanzen, Jugend und Marketing aufgeteilt. Jeder Bereich hat einen verantwortlichen Manager oder Vorstand und zusätzlich Team-Mitglieder (Musikerinnen und Musiker), die die Aufgaben aus dem jeweiligen Bereich erledigen. Gearbeitet, diskutiert und entschieden wird Themen-bezogen in den Teams.

Es gibt noch einiges anderes zu beachten, damit das Teambasierte Vereinsmanagement© tatsächlich im Musikverein funktioniert. Wer sich mit dem Thema Teambasiertes Vereinsmanagement© auseinandersetzen möchte, es kennenlernen möchte und es prüfen möchte, ob es tatsächlich oben beschriebene 10 Probleme löst, hat folgende Möglichkeiten:

Es gibt ein Download-File (Whitepaper) mit allem Wichtigen, was es zum Teambasierten Vereinsmanagement© zu sagen gibt. Das Whitepaper könnt Ihr hier zahlungspflichtig downloaden.
Ihr könnt ein Online-Seminar für Euren Musikverein buchen, in dem ich Euch das Teambasierte Vereinsmanagement© erkläre und wir Eure spezielle Situation besprechen. Meldet Euch gerne per Mail an info@kulturservice.link bei Interesse, dann maile ich Euch weitere Informationen und ein Angebot.

Mittlerweile habe ich schon einige Musikvereine bei der Umstrukturierung zum Teambasierten Vereinsmanagement begleitet und unterstützt. Hier findet Ihr eine Referenzliste: Referenzen. Die in den Referenzen genannten Musikvereine haben (fast) alle einen Fahrplan von Online-Seminar, Zukunftswerkstatt und Workshop zum Teambasierten Vereinsmanagement absolviert. Bei einigen habe ich mittlerweile auch eine Evaluation durchgeführt. Den Fahrplan hin zum Teambasierten Vereinsmanagement© findet Ihr hier: Umstrukturierung zum Teambasierten Vereinsmanagement©: so kann ich Euch unterstützen.

Der Musikverein ist der Ort, an dem wir unsere Freizeit verbringen. In unserer Freizeit möchten wir Spaß haben und eine gute Zeit verbringen. Das gilt nicht nur für die Proben, Auftritte und Konzerte, sondern auch für die Vereinsarbeit!