10 Gründe, die für das Teambasierte Vereinsmanagement sprechen
Es gibt 10 sehr gute Gründe, die dafür sprechen, die Vereinsorganisation und -verwaltung auf das Teambasierte Vereinsmanagement© umzustrukturieren. Diese Gründe werde ich im Folgenden erläutern.
1. Die Verantwortung und die Aufgaben werden auf vielen Schultern verteilt
Durch das Prinzip „Jede:r hat (mindestens) eine außermusikalische Aufgabe“ werden alle Musikerinnen und Musiker bei der Aufgabenverteilung mit einbezogen. Die Aufgaben können sehr unterschiedlich sein. Es können Aufgaben mit viel Verantwortung oder wenig Verantwortung sein. Temporär in Arbeitsgruppen oder dauerhaft.
2. Es ist leichter, Personen für ein begrenztes Aufgabengebiet, terminiert und / oder für eine Teil-Verantwortung zu gewinnen, als für Vorstandsposten, die schon auf Grund ihrer Bezeichnung eine schwere Last auf den Schultern bedeutet (Bsp: „1. Vorsitzender“ oder „Präsident“)
Keiner braucht sich im Musikverein mehr „für alles“ verantwortlich fühlen. Der Aufgaben- und Verantwortungsbereich ist im Teambasierten Vereinsmanagement© sowohl genau definiert als auch begrenzt. Personen, die Aufgaben übernehmen, sind im Teambasierten Vereinsmanagement deshalb schneller gefunden, weil es keine „Ämter mit Wundertüten“ oder mit der berühmten Katze im Sack mehr gibt.
3. Durch das Einbinden aller Musikerinnen und Musiker auch im Vereinsmanagement durch größere oder kleinere Aufgaben oder Aufgabengebiete wird die Bindung zum Verein gestärkt
Jeder, der Aufgaben oder eine Aufgabe für den Verein erfüllt, ist automatisch näher am Musikverein dran als Musiker:innen, die lediglich zum Musizieren kommen. Aufgaben und Verantwortung bindet an den Musikverein. Mit dem übertragen von Aufgaben kann übrigens schon in der Jugendkapelle begonnen werden. Besonders Jugendliche sind stolz, wenn sie Aufgaben übertragen bekommen, die sie eigenverantwortlich und selbstorganisiert durchführen können.
4. Die Kommunikation innerhalb des Vereins wird automatisch verbessert
Da viel mehr Personen in das Vereinsmanagement eingebunden sind, bekommen auch viel mehr mit, was hinter den Kulissen so geht. Der Vorstand fungiert als Schaltzentrale. Die Teamleiter bzw. Manager bringen die Infos aus den Teams in den Vorstand und Aufgaben werden in die Teams rückgekoppelt. Sowohl der Vorstand als auch die Teams haben ihre Sitzungen und informieren aus diesen. Der Vorstand mittels Kurz-Protokoll aus der Sitzung und in der Vereinsminute, die Teams wenn etwas ansteht in der Vereinsminute oder per Mail, besser noch: Konzertmeister (nutzt die Kommunikationssysteme des Konzertmeisters, wenn ihr ihn schon habt!)
5. Die Aufgabenverteilung ist transparent
Alle Aufgaben sind erfasst, beschrieben und in die Teams verteilt. Dort können sie an die Teammitglieder wiederrum verteilt werden. Es wird nicht nur digital dokumentiert, sondern auch per Plakat visualisiert. Jede:r kann so schnell sehen, wer für was zuständig ist und wer welche Aufgaben gerade erfüllt. Wenn dann noch per Kanban-Board oder per Trello als Projektmanagement-Tool gearbeitet wird, gibt es noch mehr Transparenz.
6. Vorhandenes kreatives Potential aller Musiker:innen wird genutzt
Im Idealfall sind alle Musiker:innen in die Aufgaben eingebunden, die ihnen Spaß machen. Durch das Entzerren der bisherigen traditionellen Vorstandsstrukturen diskutieren, arbeiten und denken nicht nur wenige Vorstandsmitglieder über alle Themen, sondern mehr Personen, aber nur zum bestimmten Thema in ihren jeweiligen Teams. Dadurch kann erstens viel mehr geschafft werden und zweitens wird das Know-How von viel mehr Personen genutzt – richtig eingesetzt in ihrem jeweiligen Thema.
7. Jede:r kann nach seiner Kompetenz und seinen Vorlieben Aufgaben übernehmen
Dazu ein Beispiel: ein:e Schriftführer:in hat in traditionellen, herkömmlichen Vorstandsstrukturen ganz unterschiedliche Aufgaben, die von der Mitgliederverwaltung über die Ehrungsordnung bis hin zu Pressearbeit und Social-Media reichen kann. Wenn nun aber Marketing gar nicht zu seinen bzw. ihren Stärken gehört? Sondern eher auf Grund der beruflichen Bildung mehr die Verwaltungsarbeit? Im Teambasierten Vereinsmanagement© gibt es keine:n Schriftführer:in mehr. Ein Teil geht über in das Team Verwaltung, ein anderer Teil in das Team Marketing. Das Schreiben von Protokollen wird nicht mehr an ein Amt geknüpft, sondern wird als Aufgabe ganz variabel gehandhabt. Jemand, der gerne Verwaltungsarbeit macht, kann ins Team Verwaltung gehen oder sogar Team-Manager Verwaltung werden. Jemand mit „Verkäuferseele“ geht ins Marketing. Jemand, der sich für die Blasorchester-Literatur interessiert geht ins Team Musik, wenn Jemandem hauptsächlich die Musik am Herzen liegt und diese in der Qualität voranbringen möchte, wird eventuell Musik-Manager. Usw.
8. Durch das selbstorganisierte Arbeiten steigt die Motivation bei den außermusikalischen Aufgaben
In herkömmlichen, traditionellen Vorstandsstrukturen wird „delegiert“. Im Teambasierten Vereinsmanagement© werden die Aufgaben verteilt, übertragen und übernommen inklusive der Verantwortung für die Erfüllung der Aufgaben. Beim „Delegieren“ bleibt die Verantwortung immer bei demjenigen, der die Aufgabe delegiert. Das heißt, er bleibt dafür verantwortlich und muss auch kontrollieren. Dies führt in manchen Musikvereinen zu Vorsitzenden, die Kontrollfreaks werden. Und die übermäßige Kontrolle wird zur Demotivation derjenigen, die die Aufgabe bekommen haben. Eine berühmte Coachin, Sabine Asgodom, wurde einmal gefragt, wie man Mitarbeiter motiviert. Ihre bemerkenswerte und weise Antwort: „Sie nicht zu demotivieren reicht völlig aus.“ Mit Delegieren schaffen wir es nicht, die Musiker:innen zu ihren Aufgaben zu motivieren. Wir müssen die Aufgaben schon übertragen und akzeptieren, dass andere Menschen gewisse Aufgaben anders erledigen, als man sie selbst machen würde. Ist schwierig für Menschen, die gerne alles unter Kontrolle haben möchten. Aber absolut wichtig, wenn das Teambasierte Vereinsmanagement© funktionieren soll. Denkt an das Spülmaschinen-Beispiel! (Du kennst das Spülmaschinen-Beispiel nicht? Dann hast Du noch keinen Workshop und kein Online-Seminar bei mir mitgemacht…)
9. Die Dinge gehen sehr viel schneller voran und Neues hat die Chance, umgesetzt zu werden
In den bisherigen, traditionellen, herkömmlichen Vorstandsstrukturen sind oftmals bis zu 12 oder 15 Leuten im Vorstand. Die Traktanden-Liste (Schweiz) bzw. die Agenda oder Tagesordnung ist ellenlang für eine Sitzung und enthält zu allen Themen des Musikvereins Punkte. Bis da jeder seine Meinung zu jedem Thema abgeben hat… Eventuell sitzen auch einige Personen nur dabei und sagen gar nichts… Manchmal heißen die „Beisitzer“. Meiner Meinung nach ist beides nicht zielführend. Und trotz langer Tagesordnung bleibt immer nur Zeit für das Tagesgeschäft und niemals Zeit, um vorauszudenken. Neue Konzepte zu entwickeln – beispielsweise für die Jugendarbeit oder Werbekampagnen für neue Musiker:innen – kommt völlig zu kurz. In vielen Musikvereinen sind gerade die Jugendarbeit aber mehr noch das Marketing „Stiefkinder“, weil so viel Organisatorisches für die Auftritte und die Feste besprochen werden muss. Mittlerweile kennt Ihr das Teambasierte Vereinsmanagement© so gut, dass Ihr wisst, dass themenbezogen in den Teams gearbeitet wird und somit auch Zeit bleibt, Neues zu entwickeln und die Themen sehr viel schneller voran getrieben werden können durch Personen, die genau an diesen Themen direkt arbeiten.
10. Nachfolger der verantwortungsreichen Posten werden zukünftig schneller gefunden
Wenn das Teambasierte Vereinsmanagement© einmal läuft und kurzfristig oder geplant fällt beispielsweise ein Team-Manager aus, so ist es kein Problem diesen temporär oder überhaupt zu ersetzen. Im jeweiligen Team arbeiten so viele Leute mit, die genau wissen, was der Team-Manager tut. Sie wissen das aus den gemeinsamen Team-Sitzungen und außerdem, weil die Aufgabenverteilung gut dokumentiert ist. Die Aufgaben-Verteilung in den herkömmlichen, traditionellen Vereinsmanagement-Strukturen ist oftmals nicht dokumentiert. Es gibt kein Organigramm und schon gar keine Stellenbeschreibungen. Die Leute kaufen nicht gerne die Katze im Sack… Außerdem hat ein Team-Manager ein begrenztes Aufgaben- und Verantwortungsgebiet – sehr überschaubar! Aber das habe ich weiter oben schon erklärt.
Die Umstrukturierung auf das Teambasierte Vereinsmanagement© muss wohl überlegt werden. Und noch wichtiger: Die Gründe müssen gut kommuniziert werden, warum die Vorstandsstruktur geändert wird. Musiker:innen sehen in der Regel nicht, welche Schwierigkeiten der Vorstand hat. Die Dringlichkeit und Notwendigkeit der Umstrukturierung muss aber allen Musiker:innen plausibel sein, sonst ziehen nicht alle mit. Eine Verordnung des Teambasierten Vereinsmanagements© von der bisherigen Vorstandschaft aus wird nicht funktionieren. Von Anfang an müssen alle Musiker:innen mit im Boot sein. Das setzt nicht nur das Wissen und die Kenntnisse der Funktions- und Arbeitsweise im Teambasierten Vereinsmanagement© voraus, sondern auch eine Zukunftswerkstatt, in der die Musiker:innen sensibilisiert, aktiviert und motiviert werden. Die Zukunftswerkstatt ist der Tag, an dem Schwierigkeiten, große Herausforderungen und zu große zeitliche Belastung einzelner allen bewusst werden und die Überzeugung reift, dass im Vereinsmanagement etwas geändert werden muss. Schließlich ist der Musikverein für alle der Ort, an dem sie ihre Freizeit verbringen. Und in unserer Freizeit wollen wir eine gute Zeit und Spaß haben – beim Proben, Musizieren, beim geselligen Teil und in der Vereinsarbeit!
