Wie der Konzertmeister die Terminkoordination im Musikverein meistert

Oder wie organisatorische Höchstleistungen in Blasorchestern plötzlich zum Kinderspiel werden

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Die digitale Entwicklung schreitet fort! Dieser erste Satz ist keine Einladung zum allgemeinen Wehklagen, sondern – vor allem in Bezug auf Konzertmeister – ein Ausdruck von Dankbarkeit und Erleichterung, dass durch die digitale Entwicklung unser organisatorischer Aufwand in den Musikvereinen sehr vereinfacht wird!

Konzertmeister – was ist das? Dazu eine nette kleine Geschichte: Im Vorfeld dieses Artikels habe ich in Facebook folgende Frage gestellt: „Wer benutzt Konzertmeister und hat Lust mir für einen Blogbeitrag zwei Fragen zu beantworten?“. Eine Dame, der wohl nur der Begriff „Konzertmeister“ ins Auge gesprungen ist, antwortete darauf: „Ich spiele Geige. Gibt es Bedarf?“

Mittlerweile ist in unserer Blasmusik-Szene das Organisationstool Konzertmeister so weit verbreitet und als Ausdruck präsent, dass die ursprüngliche Bedeutung als Assoziation bei uns schon in den Hintergrund gerückt ist. Googelt man nach der Bedeutung von „Konzertmeister“ bekommt man mittlerweile in den ersten vier Ergebnissen schon den Link zum Organisationstool. Erst an vierter Stelle kommt man zum Wikipedia-Eintrag mit der Definition: „Als Konzertmeister wird der in einem Orchester am ersten Notenpult außen stehende oder sitzende Stimmführer der Gruppe der 1. Violinen bezeichnet. Er folgt in der Hierarchie eines Orchesters gleich nach dem Dirigenten.“

Für alle Blasmusikblog-Leserinnen und -Leser, die nur den Konzertmeister am ersten Notenpult der Violinen im Sinfonieorchester kennen, hier zuerst einmal die Definition des Organisationstools Konzertmeister. Auf der Homepage ist zu lesen: „Einfache Organisation für deine Proben und Auftritte – Mehr Zeit für Musik mit der cleveren App zur Terminplanung für Musikvereine, Orchester und Chöre“. Und das ist, was es ist. Ein Programm, das sowohl webbasiert als auch auf dem Smartphone (Android und Apple) zu bedienen ist. Eine App, die uns in den Musikvereinen Terminabsprachen mit dem kompletten Orchester (oder auch nur Teilen davon) per Mailverteiler, Doodle, WhatsApp, Messenger-Gruppen, Telefongesprächen oder persönlichen Nachfragen erspart.

Die Herren hinter Konzertmeister

Angefangen hat Stefan Stift Anfang 2016. Er war zu dieser Zeit als Softwareentwickler nicht 100% ausgelastet. Der Gedanke an ein eigenes Projekt hatte er schon lange im Hinterkopf. Durch seinen Einstieg in die Funktion des Kapellmeisters zu dieser Zeit erlebte er am eigenen Leib, wie mühsam es sein kann, eine vernünftige Terminkommunikation im Vereinsalltag hinzubekommen. Aus dieser Situation heraus ist die Idee entstanden, selbst eine maßgeschneiderte Lösung für musikalische Vereine zu entwickeln. In rund 3 Monaten Entwicklungszeit „bastelte“ er einen Prototyp für iOS und Android, den er im Juni 2016 erstmals in den Stores online stellte. Aus diesem „lebenden Prototyp“ mit einer hybriden Technologie ist dann innerhalb einiger Monate eine App geworden, die tatsächlich verwendet wurde. Im Jahr 2017 gesellte sich Christian Ludl, ein Kapellmeister-Kollege, begeisterter Apple-User und Mac-Entwickler hinzu. Er begann damit einen nativen Client auf der iOS-Plattform zu entwickeln. Etwa zeitgleich begann auch die Zusammenarbeit mit Martin Rauter. Dieser entwickelte einen Webclient und Stefan Stift entwickelte eine native Android-Lösung. Im Jahr 2018 gründeten die drei die Konzertmeister OG. Etwa ein Jahr später wurde ein Abo-System eingeführt und wieder ein Jahr später… also jetzt gerade, wird die OG in eine GmbH geführt. Mittlerweile verwenden etwa 2.000 Musikvereine mit ca. 80.000 MusikerInnen die App. Verwaltet wurden mittlerweile etwa 190.000 Termine.

Interview mit Andreas Diekmann vom Freiburger Blasorchester

Wie Ihr wisst, spiele ich im Freiburger Blasorchester. Erst vor kurzem sind wir auf Konzertmeister umgestiegen, nachdem wir jahrelang mit einem anderen digitalen Planungstool gearbeitet haben. Zuständig für die Einführung von Konzertmeister ist bei uns Andreas Diekmann (übrigens der beste Notenwart der Welt!). Mit ihm habe ich über die Einführung von Konzertmeister im Freiburger Blasorchester ein Interview geführt:

Was war für das FBO ausschlaggebend zu Konzertmeister zu wechseln?

„Es kamen letztlich zahlreiche Gründe für den Wechsel zusammen. Ich selbst verfolgte die Entwicklung von Konzertmeister bereits seit längerem und kannte es durch eigene Tests und auch durch den Einsatz in einem anderen Orchester sehr gut. Der Bericht über die neueste Version in Deinem Blog (Anm. AL: Konzertmeister 3.0: Einfach flexibel) war dann nochmal der letzte kleine „Kick“, es doch einmal zu versuchen, denn die Überlegenheit gegenüber unserem bisherigen System war einfach nicht mehr zu ignorieren. Dazu kam auch noch die besondere Corona-Situation, wo wir zusätzlich eine Möglichkeit benötigten, die Anwesenheit der Musiker*innen einfach und unkompliziert zu erfassen.“

Welches sind aus Deiner Sicht die größten Vorteile eines digitalen Organisationstools allgemein und von Konzertmeister im Speziellen?

„Den Witz von der größten organisatorischen Herausforderung („Was ist die größte organisatorische Herausforderung, die man sich vorstellen kann? Einen Termin mit mehr als zwei Musiker*innen zu koordinieren.“) gibt es nicht von ungefähr. Absprachen mit einem kompletten Orchester über ein ganzes Konzertjahr per Mailverteiler, Doodle, Messenger-Gruppen oder Telefongesprächen leisten zu wollen, ist eigentlich kaum mehr möglich. Ein digitales Organisationstool hilft unglaublich dabei, die gesamten Infos an einer Stelle zu bündeln: die Musiker*innen sehen alle Termine auf einen Blick und das Planungsteam oder die Dirigent*innen sehen, wann mit welcher Besetzung zu rechnen ist.

Konzertmeister ist hier besonders hilfreich. Man merkt einfach, dass hier Menschen dahinter stehen, die ein Organisationstool speziell für Orchester oder Chöre entwickelt haben. Wir können hier problemlos unsere Organisationsstrukturen abbilden (z.B. Registersprecher*innen, die die Besetzungen ihrer Register im Blick behalten, verschiedene Ensembles, die ihre Termine selbst koordinieren, …) und haben eine zentrale Stelle, an der die Koordination zusammenläuft. Mit den Hygienebestimmungen könnten wir zurzeit auch nicht proben, ohne vorher genau zu wissen, wer in der Probe anwesend sein wird, um die Bestuhlung einzurichten und auch die Noten für alle Musiker*innen zu richten. Dieser zusätzliche Organisationsaufwand wäre ohne ein digitales Planungstool viel schwieriger zu erreichen.“

Kannst Du uns bitte Deine Vorgehensweise beim Einrichten von Konzertmeister für das FBO beschreiben?

„Wir haben zunächst die Testmöglichkeit genutzt und als erste Vereinsmitglieder unseren Vorstand eingetragen, hier musste schließlich auch die Entscheidung für den Wechsel beschlossen werden. Der Vorstand musste nicht lange überlegen und so haben wir zunächst unsere Organisationsstruktur in Konzertmeister abgebildet (Gesamtverein, einzelne Register, unabhängige Gruppe, wie z.B. Vorstand, Holzbläser, Blechbläser, Ensembles, …). Dann hat unsere Orchestersprecherin alle Termine für das aktuelle Konzertjahr angelegt (die ja leider dieses Jahr nicht sonderlich umfangreich sind) und parallel dazu habe ich alle Vereinsmitglieder angelegt (ein einfacher Import aller E-Mail-Adressen) und die Personen dann den einzelnen Registern/Gruppen zugeordnet. Um in den Anwesenheitsübersichten eine detailliertere Aufschlüsselung zu erhalten, haben wir die Musiker*innen über die Kategorienfunktion noch den einzelnen Registern/Stimmen zugeordnet (z.B. „1. Klarinette“, „Bass-Klarinette“, etc.).“

Welches waren dabei die größten Herausforderungen?

„Auch das beste digitale Planungswerkzeug funktioniert nur dann gut, wenn es die Akzeptanz der Nutzer*innen hat. Ich glaube vom Vorteil eines solchen Werkzeuges mussten wir niemanden überzeugen, deshalb besteht die größte Herausforderung eigentlich „nur“ darin, die Musiker*innen immer wieder daran zu erinnern, dass die Planungen nur funktionieren, wenn alle ihre Daten aktuell halten. Das funktioniert zu Corona-Zeiten vielleicht sogar etwas besser, da wir aufgrund der Hygienebestimmungen nur mit einer vorgegebenen Anzahl Musiker*innen proben und auftreten dürfen, so dass nur mitspielen darf, wer auch vorher angemeldet war.“

Wie sieht es mit dem persönlichen Support bei Konzertmeister aus, welche Erfahrungen hast Du gemacht?

„Bisher hatte ich nur einmal Kontakt mit dem Support, hier habe ich einen Feature-Wunsch aus dem Orchester weitergegeben. Die Antwort kam prompt und sehr freundlich (und den Feature-Wunsch hatten wohl nicht nur das FBO, so dass sie das bereits auf dem Schirm haben und demnächst umsetzen wollen).“

Wie ist die Akzeptanz im FBO für ein digitales Terminplanungstool überhaupt und speziell für Konzertmeister?

„Wie schon gesagt glaube ich, dass wir nie ein Akzeptanzproblem für ein digitales Terminplanungstool hatten. Die Vorteile erschließen sich eigentlich allen (das sieht man vermutlich auch daran, dass sich nur zwei Tage nach dem Umstieg auf Konzertmeister schon über 90% aller Musiker*innen registriert hatten). Wenn es Probleme gibt, sind es die gleichen, die es auch bei allen anderen Werkzeugen gäbe: Menschen, die sich nicht oder nicht so weit im Voraus festlegen wollen, die sich nicht unbedingt ein Bild davon machen (wollen), was für eine Arbeit in der Orchesterverwaltung steckt oder die einfach viel zu sehr im Hier und Jetzt leben, um sich um irgendwelche Planungen, die die Zukunft betreffen Gedanken zu machen. ;-)“

Wie unterstützt Konzertmeister wenig ambitionierte Smartphone-Nutzer – also MusikerInnen, die nicht immer sofort ihre Eintragungen machen?

„Zwei der Funktionen, die mir an Konzertmeister besonders gut gefallen zielen bereits auf genau solche Benutzergruppen. Zum einen erhalten alle Musiker*innen neue Termine (oder Terminerinnerungen) auch per Mail und können direkt aus der Mail heraus zu- bzw. absagen und zum anderen meldet auch die App diese Erinnerungen, so dass man nicht gezwungen ist, immer wieder aktiv in der App oder der Webanwendung nach möglichen Änderungen zu sehen. Es wird den Nutzer*innen also immer schwerer gemacht, Termine zu ignorieren. ;-)“

Wie stehst Du zu der Aussage „Ein digitales Planungstool wie z. B. Konzertmeister lädt zum ‚Abmelden‘ ein“ ?

„Vermutlich hat man als Orchester ein ganz anderes Problem, wenn Musiker*innen sich häufig zum Abmelden eingeladen fühlen. Aber ganz von der Hand zu weisen ist das Problem nicht, da man sich mit einem solchen digitalen Tool nicht erst noch vor der/dem jeweiligen Registersprecher*in erklären muss. Dem kann man etwas entgegenwirken, in dem man z.B. die Rückmeldefristen nicht zu kurz setzt, so dass eine kurzfristige Absage über einen persönlichen Kontakt laufen muss.“

Welche Vorgehensweise bei der Einführung eines digitalen Planungstools empfiehlst Du Blasorchestern, die zuvor noch nie mit einem solchen gearbeitet haben?

„Wie bei der Frage nach den Herausforderungen schon angesprochen glaube ich, dass der erfolgreiche Einsatz jeglicher Tools ganz stark davon abhängt, wie hoch deren Akzeptanz bei den Musiker*innen sind. Wenn man die Nutzer*innen von den offensichtlichen Vorteilen eines solchen Tools überzeugt, hat man fast schon gewonnen. Wer unsicher ist, kann auch erst einmal den kostenlosen Probemonat nutzen. Es hilft beim Einrichten sicher, wenn man sich vorher über die Vereinsstruktur im Klaren ist, die man abbilden möchte. Solange wir in den Orchestern alle im „Corona-Modus“ arbeiten müssen, ist es vielleicht sogar etwas einfacher, ein solches digitales Planungstool einzuführen, da es nicht so viele Termine wie sonst gibt, die man übertragen müsste und die Musiker*innen mehr Zeit haben, sich mit einem solchen System auseinanderzusetzen. Wir haben zudem festgestellt, dass es kein Fehler ist, wenn sich mehrere Personen gut mit dem System auskennen und mit den entsprechenden Rechten ausgestattet sind, um die üblichen Verwaltungsaufgaben durchzuführen.“

Erfahrungen von Konzertmeister-Nutzern

Auf meinen oben bereits genannten Facebook-Eintrag haben sich 20 Personen gemeldet, die Konzertmeister in ihren Musikvereinen bzw. Blasorchestern verwenden und mir folgende beiden Fragen beantwortet haben:

1. Welches sind für Dich die Vorteile und das ganz Besondere an Konzertmeister?
2. Wo besteht Verbesserungsbedarf und welche weiteren Funktionen würdest Du Dir wünschen?

Die Vorteile und Besonderheiten aus den Antworten (alles O-Töne von Nutzern bzw. Administratoren):

• Übersichtliche Darstellung der Anwesenheit
  • Der Dirigent kann die Probe besser planen
  • Effektiver Probenplan über längere Zeit möglich, wenn für 2-3 Monate die Anwesenheiten bekannt sind
• Nötige Dokumentation der Anwesenheit auf Grund der Corona-VO einfach möglich
• Gruppenbildungen möglich – Vorteil für Registerproben, Sitzungen, Ensembles, u. ä.
• Begründungen bei Absagen können erzwungen werden
• Vielfältige Rückmeldemöglichkeiten: Mail, Web, App
• Auch bei mehreren Orchestern als Dirigent den Überblick über Besetzung, Spielfähigkeit und Probenbesuch behalten
• Zu jedem Termin kann Ablaufplan, Probenplan und weiter Infos eingetragen werden
• App kann Kalender auf dem Smartphone (beispielsweise Outlook) synchronisieren
• Ein effektives Tool, das uns das ewige Mail- und WhatsApp-Abfragen nach An- und Abwesenheiten abgenommen hat
• Dirigent, Registerleiter und Vorstand sind zeitgleich auf dem aktuellen Stand
• Bei der Rückmeldungsübersicht hat man den Überblick der Anwesenheiten von mehreren Terminen
• Terminreihen können erstellt werden
• Alle Mitglieder können automatisch auf „anwesend“ eingestellt werden. Ein aktives Abmelden wird dadurch bei Bedarf erzwungen.
• Orte können an Termine geknüpft werden (erspart separate Anfahrtserkärungen)
• Jede Menge organisatorischer Aufwand wird abgenommen
• Die App ist leicht zu bedienen und auch die älteren Musiker kommen damit klar
• Zuverlässige Proben- und Auftrittsplanung, die auch plattformübergreifend (Android, Apple und PC) funktioniert
• Direkte Rückmeldung, auch kurzfristig
• Individuelle Einstellung an die Bedürfnisse des jeweiligen Vereins
• Fülle an Benachrichtigungsmöglichkeiten:
  • E-Mail
  • Pinnwand E-Mail-Benachrichtigung
  • Terminerinnerung
  • Push-Nachrichten
  • SMS
• Ansprechende Benutzeroberfläche
• Sehr gutes Preis- / Leistungsverhältnis
• Auswertungsmöglichkeiten / Statistiken sehr hilfreich
• Super Kommunikation zwischen Entwicklern und Usern

Wünsche und Verbesserungsvorschläge

Gerade beim letzten Punkt zeigt sich die Nähe der Konzertmeister-Macher zu unserer Blasorchesterszene. Sie sind Musiker, kennen die Musikvereins-Szene und sprechen somit „unsere Sprache“. Keinerlei Erklärungen über Musikvereinsstrukturen sind in der Kommunikation nötig. Gerald Lang, Dirigent des Sinfonischen Blasorchesters Berching und einer der Antwortenden, schreibt dazu:

„Viele Vorschläge und Wünsche wurden bereits vom Team der Konzertmeister-App umgesetzt! Die Jungs sind da echt super, sie versuchen alles zu realisieren, was gewünscht wird! Für mich sind da jetzt eigentlich nahezu alle Wünsche in den letzten 2 Jahren umgesetzt worden. Beispiel: Anzeige von Terminen in der Vergangenheit in synchronisierten Kalendern. Vom Wunsch zur Umsetzung nicht einmal 6 Monate!“

Einige Ideen, Wünsche und Kritikpunkte wurden von den 20 befragten Konzertmeister-Usern jedoch schon noch geäußert. Hier in der Zusammenfassung:

• Automatisierung der Erinnerungen (individuelles Intervall, Erinnerungen am Tag der Veranstaltung)
• Word-Dateien zu Terminen anhängen (z. B. Probenpläne, Konzertfolge, o. ä.)
• Dateien wie Programme oder Plakate anhängen (jpg, PDF, png)
• Logo des Orchesters derzeit nur als Wasserzeichen: etwas unklar
• Pinwand-Funktion etwas unübersichtlich
• Eine Monatskalenderblatt-Anzeige wäre toll
• Eingabe einer Höchstzahl (pro Register) auf Grund der Corona-VO (mittlerweile möglich!)
• Musikerprofile mit Fotos
• Integration in die Commusic-Vereinsverwaltung (Übernahme Stammdaten aktiver Mitglieder, ggf. Geburtstage)
• Handbuch / Einsteigerschulung bzw. -kurse
• Für jedes Orchester eine eigene Bedieneroberfläche (für Dirigenten mit mehreren Orchestern)
• Erinnerungsmail bei Funktion „Alle sind grundsätzlich angemeldet“
• Wenn ein neuer Pinwand-Eintrag gemacht wird, wäre es gut, wenn die Push-Benachrichtung für die Musiker nicht nur sagt, dass es diesen gibt, sondern auch auf welches Ereignis sich dieser bezieht
• Eine Terminplanung für ein ganzes Jahr
• Benachrichtigung per SMS ist überholt
• Angleichen von Web-Oberfläche zu App
• Erinnerungsfunktion für die „langsam“ Reagierenden
• Mehr Möglichkeiten zur Textformatierung
• Bei Ab- / Zusage-Änderungen Mitteilung oder das Verhindern von selbstständigen Änderungen
• Die Musiker sollten sich direkt den betreffenden Registern / Gruppen zuordnen können

Eine große, ganz konkrete Neuerung darf ich Euch jetzt schon verraten: Als größeren Funktionsblock für die nächsten Monate haben die drei Herren von Konzertmeister den Punkt „Room-Management“ geplant. Viele Vereine haben in ihrem Vereinslokal mehrere Räume, die unterschiedlich genutzt werden. Hier soll es einfach möglich sein, Termine für Räume anzulegen und somit immer den Überblick zu haben, wer wann welchen Raum nutzen will oder genutzt hat. Ist z. B. die Musikschule auch im Vereinslokal oder gibt es noch weiter Gruppen (Chor, Nachwuchsgruppen, Bläserklasse, Jugendorchester), so sollen diese ebenso über Konzertmeister die Raumnutzung mit allen koordinieren können. Großartig! Nach genau dieser Funktion bin ich vor einiger Zeit einmal in einem Workshop gefragt worden. Nun wird sie also Wirklichkeit.

Zum Schluss dieses Beitrags noch eine kleine Übersicht als Stimmungsbild, wie verbreitet Konzertmeister mittlerweile ist (Kurz-Umfrage in der Facebook-Gruppe „Netzwerk Sinfonische Blasmusik“):

Ich selbst wünsche mir, dass Konzertmeister in Zukunft nicht nur „Organisationstool“ sondern „Kommunikationstool“ in Verbindung mit der Musikvereins-Website wird. Wäre doch toll, wenn alle Informationen (nicht nur die Termine), die für alle wichtig sind, über diese App laufen und ggf. auch noch synchronisiert auf der Website als „Aktuell“-Beitrag erscheinen. Ein erster Schritt dahingehend ist schon gemacht: die Terminliste kann schon in der Seitenleiste der Website eingebunden werden.

Herzlichen Dank an Andreas Diekmann vom Freiburger Blasorchester für das Interview sowie an Michaela F., Andreas W., Renate B., Marc B., Susanne B., Michael S., Thomas V., Evelyn M., Markus K., Gabriele W., Henning K., Tobias H., Robert S., Rainer L., Steffen H., Tobias W., Sonja P., Gerald L., Michael D. und Andrea Heinrichsmeyer für ihren Input!

Dieser Beitrag ist als Sponsored Post in Kooperation mit Konzertmeister OG entstanden. Die Firma Konzertmeister OG trägt somit zum Fortbestand dieser Plattform bei. Die Autorin bleibt in ihrer journalistischen Arbeit jedoch frei, unabhängig und selbstständig. Herzlichen Dank für die Unterstützung des Blasmusikblog.com durch diesen Auftrag und die angenehme Zusammenarbeit.

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