Wie interne Kommunikation im Musikverein gelingt!

Es ist sehr wichtig, dass die Musikerinnen und Musiker innerhalb des Musikvereins regelmäßig von Dirigent und Vorstandschaft darüber informiert werden, was geplant wird, welche Neuigkeiten es gibt und welche Beschlüsse gefasst wurden. Hier geht es darum alle Musikerinnen und Musiker aktiv in das Vereinsgeschehen einzubinden und somit auch die Verantwortlichkeit aller Musiker zur Beteiligung einzufordern. Bei einer fehlenden Informationspolitik kann schnell der Eindruck bei den Musikern entstehen „es passiert nichts“, „der Vorstand tut nichts“ oder „immer diese Geheimniskrämerei“. Die Kommunikationswege im Musikverein sind jedoch keine Einbahnstraßen. Ebenso wichtig ist der regelmäßige Austausch zwischen Musikern und Vorstandschaft und natürlich auch dem Dirigenten.

Terminplan

Besonders wichtig ist die rechtzeitige Kommunikation von Terminen. Optimal ist eine Jahresplanung, wenigstens jedoch eine Halbjahresplanung. In einem Terminplan sollen im Voraus schon sämtliche Proben, Registerproben und Probentage bzw. –wochenenden geplant und festgelegt sein. Im Idealfall stehen auch schon sämtliche Konzert- und Auftrittstermine drin. Diese können jedoch auch rechtzeitig nachgetragen und ergänzt werden. Bei einer rechtzeitigen Information können sich alle Musikerinnen und Musiker schon sehr frühzeitig auf die Termine einstellen und ihre sonstigen Freizeitaktivitäten drum herum planen.

Kurzprotokoll der letzten Vorstandsitzung

Um alle Musikerinnen und Musiker darüber zu informieren, was in der vergangenen Vorstandsitzung besprochen wurde, eignet sich ein Kurzprotokoll hervorragend. Ein Protokoll wird innerhalb der Sitzung für die Vorstandsmitglieder sowieso geschrieben. Die wichtigsten Punkte daraus zusammen zu fassen ist nicht viel mehr zusätzliche Arbeit. Das Kurzprotokoll kann per Mail an die aktiven Mitglieder geschickt werden und wird im Probelokal ausgehängt.

Um passive Mitglieder mehr an den Musikverein zu binden ist es auch hier notwendig, diese auf dem Laufenden zu halten. Hier geht es nicht nur darum diesen eine Einladung zum kommenden Konzert bzw. Event zukommen zu lassen, sondern auch um Informationen wie sich beispielsweise die Jugend entwickelt, welche besonderen Leistungen erbracht wurden (JMLA, Wettbewerbe, usw.), runde Geburtstage und Jubiläen, welche Werke momentan geprobt werden und warum, usw. Die Möglichkeiten mit den passiven Mitgliedern in ständigem Kontakt zu bleiben sind vielfältig. Über die Wichtigkeit von passiven Mitgliedern habe ich auf dem Blasmusikblog bereits diesen Beitrag veröffentlicht: Über den Stellenwert von passiven Mitgliedern für Musikvereine.

Besonders wichtig ist es, neu hinzukommende Musikerinnen und Musiker über die Gepflogenheiten, die Ansprechpartner, die wichtigsten Termine im Jahreskreis, usw. zu informieren. Dies gilt sowohl für die Jugendlichen, die neu zum Orchester stoßen als auch für Erwachsene, die den Verein gewechselt haben. Eine umfassende Informations- und Betreuungspolitik hilft die Neuankömmlinge schnell zu integrieren.

Informationsbroschüre

Für neue Musikerinnen und Musiker ist es oftmals schwierig, sich inmitten der „Altgedienten“, die schon über alles Bescheid wissen, zurecht zu finden. Abhilfe schafft hier eine Mappe oder eine kleine Informationsbroschüre, in der alle Informationen rund um den Musikverein enthalten sind. Zum Beispiel Ansprechpartner (Kontaktdaten der Vorstandsmitglieder und Zuständigkeiten, z. B. für Uniform bzw. Tracht, Noten, Zubehör, Instrumentenreparaturen, usw.), eine Telefon- und E-Mail-Liste aller Musiker, regelmäßig wiederkehrende Termine, die in jedem Jahr gleich sind (Fronleichnamsprozession, musikalische Umrahmung der Christmette, usw.), Informationen über die passive Mitgliedschaft inklusive Beitrittsformular, Kleiderordnung (ggf. pro Anlass), die Satzung, eventuell das Leitbild, Informationen über die Generalversammlung, eine kleine Chronik bzw. eine kleine Geschichte über den Musikverein, usw. Diese Informationsbroschüre darf gerne in Papierform ausgegeben werden und kann griffbereit in der Notenmappe abgeheftet werden. Zusätzlich sollen diese Informationen auch auf der Homepage zu finden sein. Darüber jedoch später mehr.

In der Kommunikation unterscheiden wir Kommunikationsmittel offline und online. Leider reicht es heutzutage nicht mehr, in einer Vorstandsminute nach der Probe die wichtigsten Informationen und Termine den Musikerinnen und Musikern zu übermitteln. Informationen müssen mehrfach und auf vielfältige Weise an den Mann / die Frau gebracht werden.

Beschäftigen wir uns zunächst mit der nicht-digitalen Welt. Ausgedient hat die oben bereits genannte Vorstandsminute nicht. Nur ist es manchmal so, dass nach der Probe die Leute nicht mehr hundertprozentig aufnahmefähig sind. Besser ist, diese in die Mitte der Probe zu legen.

Die gute alte Pinwand…

… hat auch im digitalen Zeitalter noch lange nicht ausgedient. An dieser hängen idealerweise der Terminkalender, Konzertankündigungen befreundeter Vereine, das Kurzprotokoll aus der letzten Vorstandsitzung, usw. Auch ein Kalender mit allen Geburtstagen ist sinnvoll.

Ein Terminzettel, die Telefonliste oder ggf. auch die Informationsbroschüre in Papierform ist durchaus noch für viele Musikerinnen und Musiker wichtig. Nicht jeder ist ständig online. Außerdem sind Informationen eine Bringschuld der Vorstandschaft und nicht eine Holschuld der Musiker. Dies hat etwas mit dem Gedanken der „Kundenbetreuung“ bzw. speziell hier mit der Mitglieder-Betreuung bzw. -Bindung aus dem Marketing zu tun.

Informationen online

Ohne digitale Kommunikationsmittel geht es heute nicht mehr. Wie oben schon beschrieben ersetzen sie die Kommunikationsmittel in Papierform oder mündlich nicht ganz. Sie müssen zusätzlich gepflegt werden. Allerdings erleichtern sie in einer Welt, in der nahezu alle Musikvereinsmitglieder online sind, die Vorstandsarbeit enorm.

Homepage

Der Homepage des Musikvereins fällt eine zentrale Rolle zu. Hier ist im Idealfall alles Wissenswerte über den Musikverein nachzulesen. Über eine Blogfunktion, in der auf der Homepage immer der neueste Beitrag ganz oben zu lesen ist, werden nicht nur Externe informiert, sondern auch die Mitglieder selbst.

Die Frage die sich stellt: wie bekommen wir potenziell Interessierte dazu, sich die Homepage anzusehen? Von allein geht das nicht, wir müssen diese schon „locken“. Eine Möglichkeit ist es, ein Newslettersystem aufzubauen. Aktive und passive, sowie alle Interessierten können sich auf den Newsletter abonnieren. Bei einer Homepage auf WordPress-Basis ist dieses Newslettersystem mit Plugins wie zum Beispiel „Mailpoet“ oder (etwas komplizierter) MailChimp sehr einfach aufzubauen. Besonders bei „Mailpoet“ ist die Newsletter-Erstellung sehr einfach. Einmal eingerichtet können jeweils die neuesten Beiträge aus „Aktuelles“ in Kurzform eingefügt werden mit dem Hinweis, den kompletten Beitrag auf der Homepage zu lesen.

Alle Texte, die über die Beitragsfunktion auf der WordPress-Homepage eingestellt werden, eignen sich hervorragend zum Verbreiten auf den Social Media Plattformen, da jeder Beitrag seine eigene URL hat. Hier gibt es unzählige Plugins, die es möglich machen, die Beiträge automatisch auf Facebook, Twitter und Co zu Verbreiten.

Um es nochmals deutlich zu machen: Alle Informationen wie zum Beispiel Konzertankündigungen, Presseberichte, besondere Jubilare oder Geburtstage von Vereinsmitgliedern, Erfolge bei Wettbewerben und Wertungsspielen, Berichte von Ausflügen, Hocks, Festen, Konzerten usw. können jeweils als Beitrag angelegt werden. Sie stehen somit immer ganz oben unter „Aktuelles“ auf der Homepage (die Homepage wird mit einfachen Mitteln aktuell gehalten). Gleichzeitig dienen diese Texte als Grundlage für Presseberichte, als Inhalt für den Newsletter und als Posts für Facebook, Twitter, usw. Drei Fliegen mit einer Klappe sozusagen!

WhatsApp

Für kurzfristige Informationstransfers eignet sich hervorragend das Smartphone-System WhatsApp, vor allem auch deshalb weil es mittlerweile fast jeder hat und eine Gruppe von Empfängern sehr leicht einzurichten ist. Ist eine Musikvereins-Gruppe auf WhatsApp eingerichtet gibt es bestimmte Regeln einzuhalten. Grundsätzlich sollte festgelegt werden, dass Abmeldungen für Musikproben oder Konzertauftritte nur direkt und persönlich an den Dirigenten zu richten sind. Aus der Musikvereinsgruppe wird sonst ganz schnell eine „Abmeldemaschine mit Nachahmungspotential“. Meldet sich einer ab, kommt gleich der Nächste…. Nachbarschaftliches Geplauder, Nachfragen nach Befindlichkeiten und Gesundheitszuständen, Geburstagsgrüße, Klatsch und Tratsch haben in der Musikvereins-WhatsApp-Gruppe nichts zu suchen. Diese ist lediglich für reine Informationen, Termine, Terminerinnerungen, eben Informationen, die für alle Musikerinnen und Musiker wichtig sind, da! Ist es den Musikerinnen und Musikern ein Bedürfnis, sich informell über eine WhatsApp-Gruppe auszutauschen, dann empfiehlt sich eine „Musikvereins-Plauder-Gruppe“.

Facebook, Twitter, Instagram & Co

Social Media ist heutzutage aus dem Leben der Menschen nicht mehr wegzudenken. Bei der internen Kommunikation nehmen die Sozialen Netzwerke eher eine untergeordnete Stelle ein, diese sind bei der externen Kommunikation von großer Bedeutung.

Den Facebook-Gruppen im Rahmen des Musikvereinsgeschehens kam vor WhatsApp eine größere Bedeutung zu. Heutzutage ist eine eigene Facebook-Gruppe für einen Musikverein jedoch überflüssig geworden.

Weitere Online-Tools für die Vereinsarbeit

Für die Abfrage und die Abstimmung von Terminen zum Beispiel für Vorstandssitzungen eignet sich besonders die Plattform Doodle. Eine Veranstaltung wird in diesem Tool angelegt, mehrere Termine werden zur Abstimmung angeboten und anschließend werden alle Beteiligten eingeladen, die von ihnen bevorzugten Termine einzutragen.

Für die Archivierung von Vorstandsprotokollen, von Bildergalerien die nur für den internen Musikvereins-Gebrauch bestimmt sind, von umfangreichen files und Dokumenten eignet sich einerseits Google drive oder eine gemeinsame DropBox. Beide Systeme sind einfach zu handhaben. Hier geht es lediglich darum, welche Vorlieben man hat.

Zum Schluß möchte ich noch eine Plattform für Eventmanagement im Team empfehlen: Trello. Schon für die persönliche Planung, Ideensammlung, Organisation ist diese Plattform sehr zu empfehlen. Das interessante für Vorstandschaften von Musikvereinen ist jedoch, dass hier Teams gemeinsam an Projekten arbeiten können. Eine genaue Beschreibung von Trello führt hier jedoch zu weit. Probieren Sie es einfach einmal aus: trello.com.

Kein physisches oder digitales Kommunikationsmittel ersetzt das gemeinsame, persönliche Gespräch. Der mündliche Austausch zwischen allen Mitgliedern innerhalb des Musikvereins, das gemütliche Beisammensein, die Kameradschaft sind sehr wichtige Faktoren, die zum Gelingen des Vereinslebens beitragen. Die besten Ideen entstehen nicht in Sitzungen, sondern bei genau diesen geselligen Anlässen mit Speis und Trank.

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