Wie bekommen wir die Probleme in Ihrem Musikverein in den Griff?

16. Mai 2017 Alexandra Link 7089 Views 1 Comment

Um eines vorweg zunehmen: es gibt sehr viele Musikvereine, bei denen es sehr gut läuft. Tolle Vorstandstruppe, super Dirigent, jede Menge Jugendliche, erfolgreiche Konzerte, neben dem Großen Orchester Bläserklassen, ein Vororchester und eine Jugendkapelle. Es soll hier wirklich nicht der Eindruck entstehen, dass es überall in den Musikvereinen Probleme gibt.

Die Musikvereine leisten Großartiges. Für die Musik, für die Jugend, für die Senioren. Aber es gibt eben auch Musikvereine, die nicht so gut aufgestellt sind. Eben diese mit den unvollständigen Besetzungen, der mangelnden Jugend, schlecht besuchten Konzerte, usw. Und obwohl über die Fläche gesehen die Probleme der Musikvereine immer wieder die gleichen sind, ist jeder in seiner Art doch einzigartig. Jeder Musikverein hat seine eigene Historie, die speziellen Gepflogenheiten und individuelle Strukturen, die über Jahrzehnte gewachsen sind. Die Gemeinden, in denen die Musikvereine liegen, sind unterschiedlich. Es gibt Gemeinden, die seit Jahren eine aktive Grundstück-Politik für junge Familien verfolgen. Meist gibt es in diesen Dörfern und Städten etwas weniger Probleme, Kinder und Jugendliche für den Musikverein zu begeistern. Es kommt auch auf die Anzahl der mehr oder weniger attraktiven anderen Vereine an, die um die Kinder und Jugendlichen „buhlen“. Viele Faktoren spielen mit, ob ein Musikverein erfolgreich geführt und gelebt wird, die man nicht so direkt beeinflussen kann.

Aber an gewissen Stellschrauben können wir doch drehen, wenn es denn Probleme gibt. Hierzu ist es erst einmal notwendig genau zu analysieren, wo der Musikverein nun genau steht und wo etwas im Argen liegt.

Gerne vergleiche ich einen Musikverein mit einer Unternehmung unter der besonderen Berücksichtigung, dass alle Mitglieder ehrenamtlich Mitarbeitende sind. Deshalb können wir auch Methoden der Betriebswirtschaft in unseren Musikvereinen anwenden. Wir wissen, dass ehrenamtlich Mitarbeitende ihre Motivation hauptsächlich aus der Freude am Tun ziehen und nicht etwa aus dem Gehaltszettel am Ende des Monats (verkürzt erklärt). Deshalb gibt es feine Unterschiede. Aber Grundsätzlich können wir uns in den Vereinen auf die Betriebswirtschaft und speziell das Marketing stützen.

Analysephase – Wo stehen wir?

Wenn in einer Unternehmung deutliche Probleme zu erkennen sind, wird im ersten Schritt – meist unter Mitwirkung einer Unternehmensberatung – eine genau Analyse der Ist-Situation gemacht. Wo liegen die Stärken, wo die Schwächen, wo die Chancen und was sind die Risiken. In der Analysephase in einem Musikverein bietet sich genau diese Aufstellung (meist eine Matrix) und Vorgehensweise, SWOT-Analyse genannt, auch an.

S = Strengths = Stärken

W = Weaknesses = Schwächen

O = Opportunities = Chancen

T = Threats = Risiken

Nur, wie machen wir das konkret? Viele Musikvereine entwickeln beispielsweise einen Fragebogen, machen eine Krisensitzung mit dem ganzen Orchester oder eine Klausurtagung der Vorstandschaft. Ohne einen außenstehenden Moderator finde ich das aber sehr gefährlich, weil immer die Gefahr besteht, dass die persönlichen Befindlichkeiten im Vordergrund stehen oder dass beispielsweise die alten Kamellen wieder aufgewärmt werden. Vorsicht ist hier geboten, sonst wird mehr Porzellan zertrümmert als repariert und geklebt.

Optimal finde ich eine Analyse in Arbeitsgruppen unter fachkundiger Anleitung. Jeweils eine Gruppe kümmert sich um die Ist-Situation in den Bereichen Jugend, Finanzen, Organisation und Musik/Musiker. Ganz nüchtern wird in diesen Arbeitsgruppen die momentane Situation notiert. Eben die Stärken, die Schwächen, die Chancen und die Risiken.

Strategiephase – Wo wollen wir hin?

Um irgendwann einmal einen Maßnahmenkatalog aufzustellen, müssen wir uns erst einmal im Klaren sein, wo wir denn hin wollen. Was ist unsere Vision? Wie soll unser Musikverein in ein paar Jahren dastehen? Wie sollen sich die Bereiche Jugend, Finanzen, Organisation und Musik/Musiker entwickeln? Was sind unsere Ziele? Daraus entwickeln wir unsere Mission! Und zwar schriftlich. Viele nennen das Leitbild. Aber ein allgemein geschriebenes Leitbild ist schön für die Website und vielleicht unser Ego. Wichtiger finde ich das Notieren der Ziele in verschiedenen Bereichen und zwar ganz konkret.

Zum Thema „Mission – Qualität – Wirtschaftlichkeit“ habe ich diesen vielbeachteten Beitrag geschrieben: Der Musikverein im Spannunsfeld (mehr als 3.300mal gelesen, wow….)

Gestaltungsphase – Was können wir unternehmen?

Gehen wir nun über in die Maßnahmen, die wir möglicherweise ergreifen können, um unsere Ziele zu verwirklichen und unsere Mission anzugehen.

Dazu kann ein „Rad der Möglichkeiten“ hilfreich sein. Das Ziel kommt in die Mitte. Rundherum werden Speichen gezeichnet. Auf einer Speiche steht: „Alles bleibt wie es ist“. Die anderen Speichen werden mit Ideen gefüllt. Jede Idee ist willkommen, nichts wird verworfen – so unrealistisch es auch erscheint. Aus verschiedenen Ideen entstehen vielleicht auch wieder neue Möglichkeiten. Kommen aus der Runde keine neue Ideen mehr, werden die einzelnen „Speichen“ bewertet. Und das führt letztendlich in die Realisierungsphase. Wenn Euch das „Rad der Möglichkeiten“, auch „Alternativ-Rad“ genannt, interessiert, kann ich darüber gerne einmal einen Beitrag mit einem konkreten Beispiel schreiben. Kurzer Hinweis per Mail oder unten in den Kommentaren reicht.

Realisierungsphase – Welche Maßnahmen ergreifen wir?

Die Gestaltungsphase kann sehr umfangreich und arbeitsintensiv sein. Die Arbeit in den vier verschiedenen Gruppen Jugend, Finanzen, Organisation und Musik/Musiker sei dringend angeraten, sonst dauert das ewig… Es ist allerdings Arbeit, die sich in der Zukunft auszahlen wird.

Wenn wir uns nun ganz konkret entscheiden, welche Maßnahmen wir ergreifen möchten, müssen die Möglichkeiten / Ideen aus dem „Rad der Möglichkeiten“ bewertet werden. Ein Punktsystem ist hier hilfreich. Die Bewertung kann in der großen Runde des Musikvereins durchgeführt werden.

Anschließend geht es dann an das Umsetzen. Aus den Maßnahmen werden konkrete Aufgaben formuliert und Verantwortlichkeiten verteilt. Ohne eine Teamstruktur in der Vorstandschaft geht das allerdings nicht. Meine Gedanken zum Führen eines Musikvereins in Teamstrukturen werde ich Euch einmal in einem der nächsten Beiträge auf dem Blasmusikblog mitteilen. Das würde den heutigen Beitrag sprengen.

Kontrollphase – Sind wir angekommen?

Mit der Kontrolle ist das so eine Sache. Die Phasen 1 bis 4 müssen sehr genau definiert und schriftlich fixiert sein, um dann auch genau kontrollieren zu können, ob die Maßnahmen, die wir ergriffen haben, auch wirklich umsetzbar waren, durchgeführt wurden und zum gewünschten Ziel geführt haben. Kontrolle ist extrem wichtig, um dann eventuell rechtzeitig wieder an den Stellschrauben zu drehen.

Die Umsetzung dieses Kreislaufes (der unser ständiger Begleiter in der Vereinsführung sein kann) erscheint vielleicht etwas kompliziert. Ich habe versucht, diese Methode so verständlich wie möglich aufzuschreiben, so dass es Euch etwas bringt oder dass zumindest Eure Gedanken in Gang gebracht werden. Etwas zu tun ist immer besser, als die Dinge einfach so laufen zu lassen. Es dürfen auch Fehler gemacht werden. Ausprobieren ist erlaubt. Und aus den Fehlern lernen wir schließlich wieder.

Das war es für heute erst einmal. Ich hoffe, ich habe Euch zum Denken angeregt. Konkrete Lösungsansätze als Vorschläge gibt es demnächst. Wer keinen Beitrag verpassen will kann gerne eine Benachrichtigung von mir bekommen: