lexoffice – Musik machen, statt Bürokram und Buchhaltung

5. September 2019 Alexandra Link 3145 Views 2 Comments Buchhaltung, lexoffice, Vereinsbuchhaltung

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Egal ob ich mit meiner Einzelfirma Kulturservice Link, Du als Dirigent bzw. freischaffender Musiker oder als Kassierer / Schatzmeister/ Finanzvorstand im Musikverein: An einer ordnungsgemäßen Buchhaltung kommen wir alle nicht vorbei.

Es soll ja Menschen geben, die sich der Buchhaltung mit Leidenschaft widmen. Meine Steuerberaterin ist so jemand. Mein Vater war so jemand. Der war zwanzig Jahre lang Vereinsrechner in der Trachtenkapelle Hartheim. Vererbt hat er mir diese Leidenschaft nicht.

Um Himmels willen, Buchhaltung. Da widme ich mich doch lieber meinem Blasmusikblog.com, der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Workshops, der Organisation von Events und um „meine“ Komponisten…

Ich kann mir vorstellen, dass Du, lieber Blasmusikblogleser, Deine Zeit auch lieber mit der Musik verbringst.

Ich hätte ja die Möglichkeit, den ganzen Belege-Kladderadatsch in einer Schuhkiste an meine Steuerberaterin zu geben. Wäre Luxus. Wären aber komplett unnötige Ausgaben (so geizig bin ich dann schon). Ich bin sehr froh, dass ich schon zu Beginn meiner Selbstständigkeit auf lexoffice gestoßen bin. Und ich kann mir sehr gut vorstellen, dass diese Buchhaltungssoftware auch für alle freischaffenden Musiker und für Musikvereine geeignet ist. Genau deshalb schreibe ich auch diesen Beitrag für Euch.

Was braucht Ihr – freischaffende Musiker und Musikvereine – im Bereich Buchhaltung?

In erster Linie geht es in Eurem Fall um die Buchung aller Belege auf das richtige Konto. Erster Grundsatz, den jeder im Fach „Buchhaltung“ auf der Schule lernt und der auch mir eingetrichtert wurde: „Keine Buchung ohne Beleg“. Wer in der Schule Buchhaltung hatte, weiß, da gibt es jede Menge Konten, auf die gebucht werden kann, und jedes hat seine eigene Nummer. Nur welche? In lexoffice ist das für den Nutzer völlig egal. Beim erstmaligen Einrichten des persönlichen lexoffice-Kontos legt man sich in den Einstellungen – wo auch alle persönlichen und firmenbezogenen Daten (Adresse, Bankkonten, usw) vor dem ersten Nutzen hinterlegt werden – auf den Kontenrahmen SKR04 fest.

Will man also einen Beleg erfassen, geht man im Menü auf „Belege“ und klickt unter diesem Button „Beleg erfassen“ an. Ist der Beleg nicht digital vorhanden gibt man in der rechten Seitenleiste manuell alle Details ein. Nehmen wir als Beispiel erst einmal die Ausgaben-Belege. Unter „Art der Ausgabe“ wird es nun spannend. Denn hinter diesem Feld verbirgt sich eben jenes Konto, auf das der Beleg gebucht werden soll. Nur dass man eben keine Kontennummer benötigt. Sondern einfach mal eingibt, um was für eine Art der Ausgabe es handelt. Beispielsweise für die Rechnung des Hosters Eurer Website „Internet“. Lexoffice schlägt Euch sofort das richtige Konto vor. Das Gleiche gilt natürlich für Einnahmen, wie zum Beispiel Honorar-Abrechnungen. Oder bei Musikvereinen Mitgliedsbeiträge, Spenden, usw.

Super einfach ist das Programm, wenn der Beleg digital vorliegt. Das wird, wenn nicht jetzt schon, zukünftig sowieso die Regel sein. Entweder Ihr erhaltet die Rechnung, die Honorarabrechnung oder welchen Beleg auch immer schon digital, dann kann dieser Beleg einfach hochgeladen werden. Wenn Ihr den Beleg nicht digital vorliegen habt, dann scannt Ihr ihn ein. Oder noch einfacher, Ihr benutzt die „lexoffice scan App“. Beim Verbuchen müsst Ihr nur noch darauf achten, ob es eine Einnahme oder eine Ausgabe ist. Alles andere liest das System per Texterkennung aus dem hochgeladenen Belegt. Funktioniert so gut wie immer – auch wenn ich alle Details aus Sicherheitsgründen nochmals prüfe.

Kleiner Tipp am Rande: Damit ich am Monatsende nicht zu lange beschäftigt bin, habe ich mir angewöhnt, die Belege wie sie bei mir eintreffen, sofort hochzuladen und zu verbuchen.

Soweit die Ausgaben. Bei Einnahmen, für die Ihr keine Rechnung schreibt, funktioniert das System genau so.

Noch einfacher natürlich für Rechnungen, die Ihr schreibt. Kleine Vorarbeit, damit das Rechnung schreiben schnell von der Hand geht: Zuerst das, was Ihr in Rechnung stellen wollt entweder als Produkt oder als Service anlegen. Hier ist Standardisierung gefragt, denn sicher habt auch Ihr verschiedene Bereiche, in denen Ihr tätig seid. Ich möchte zum Beispiel wissen, wie viel Umsatz ich im Bereich „Workshops“ oder im „Online Anzeigen“ gemacht habe. Dafür habe ich entsprechende „Artikel“ angelegt. Es gibt innerhalb der Rechnung dann immer noch die Gelegenheit, den jeweiligen Anlass zu beschreiben.

Super beispielsweise für Instrumentallehrer: Es gibt die Funktion der Serienrechnung. Auf Knopfdruck ist diese monatliche Pflichtaufgabe – beispielsweise für die Rechnungen an Eure Schüler – erledigt.

Seid Ihr noch am Anfang Eurer Selbständigkeit als Musiker, Dirigent, usw., werdet Ihr vermutlich eine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung machen müssen. Später alle drei Monate. Auch hier ist es möglich, diese fast ohne Buchhaltungskenntnisse digital an Euer Finanzamt weiterzuleiten (ELSTER). Gleiches gilt für Eure Gewinn- und Verlustrechnung für Eure jährliche Steuererklärung.

Bei aller Einfachheit, der regelmäßige Blick auf Euer lexoffice-Dashboard ist wichtig! Beim Einrichten Eures lexoffice-Kontos könnt Ihr Euer Bankkonto sowie auch ein eventuelles PayPal-Konto hinterlegen und verbinden. Manche von Euch haben vielleicht mehrere Bankkonten. Ist auch kein Problem. Das Dashboard zeigt Euch Euren aktuellen Kontostand. Außerdem seht Ihr auf einen Blick alle offenen Posten – sowohl die noch zu bekommenden Einnahmen als auch die noch zu bezahlenden Belege (soweit Ihr diese eingebucht habt). Damit Ihr Euch nicht unnötig reich rechnet, seht Ihr auch gleich den Betrag, den Ihr an das Finanzamt zu bezahlen habt, falls Eure Einnahmen (hoffentlich) Eure Ausgaben übersteigen. Außerdem gibt es im Dashboard eine Grafik, in der die monatlichen Ausgaben und Einnahmen dargestellt sind. Ihr habt also immer den Rundumblick über Eure Finanzen.

Das Programm im Einzelnen hier auf dem Blasmusikblog.com weiter zu Beschreiben macht eigentlich keinen Sinn. Wichtig für Euch zu wissen: Hier gibt es ein Buchhaltungsprogramm, mit dem Ihr mit sehr wenig Aufwand das monatlich notwendige Übel „Buchhaltung“ erledigen könnt. Ausführlich beschrieben ist das Programm auf der lexoffice-Website. Zu dieser gelangt Ihr hier. Es gibt auf dieser Website auch das Angebot, das Programm 30 Tage lang kostenfrei zu testen. Ein weiterer Vorteil von lexoffice zeigt sich, wenn Ihr Euch für das Programm entscheidet: Die monatlichen Kosten halten sich in Grenzen. Zur Zeit gibt es übrigens auch ein Angebot, bei dem Ihr 35% Rabatt für das erste Jahr erhaltet. Also, am besten gleich mal vom Blasmusikblog.com auf lexoffice gehen. Mal durchklicken und schauen, ob das was für Euch ist und testen!

Und wenn es so einfach ist, wieso habe ich dann dennoch eine Steuerberaterin?

Weil ich ein Sicherheitsmensch bin, weil ich ein echter Buchhaltungs-Honk bin und mit Zahlen allgemein überhaupt nicht kann. Ich habe gerne jemand, der extern meine / diese ungeliebte Arbeit kontrolliert – damit mit dem Finanzamt auch wirklich nichts schief läuft! Außerdem wage ich mich an den Jahresabschluss nicht dran. Aber ich muss ja nicht alles selbst machen und vor allen Dingen können. Deshalb meine Steuerberaterin. Außerdem möchte ich jemand Kompetenten an meiner Seite wissen, den ich jederzeit etwas fragen kann.

Und da meine Steuerberaterin – wie im Übrigen vermutlich die meisten Steuerberater – mit DATEV arbeiten, gibt es Gott sei Dank in lexoffice zum einen die Funktion, alle Buchungen in ein Format umzuwandeln, das in DATEV mühelos eingelesen werden kann. Wer noch mehr Sicherheit und weniger selbst erledigen will, der kann seinem Steuerberater auch den Zugang zu seinem lexoffice-Konto geben. So kann dieser wann immer er will die Buchungen abholen und in sein DATEV-Programm einlesen.

Hinweis zum Beitragsbild: Wer sich wundert, was das für ein gold-schwarz-farbenes Dings ist… Das ist der „Taschenrechner“ meines Vaters. Nach jedem Konzert, jedem Peter-und-Paul-Fest und spätestens vor der Generalsversammlung hat mein Vater mit diesem Gerät die Einnahmen zusammen gezählt… Wie es funktioniert? Kann ich ihn leider nicht mehr fragen…

Advertorial / Sponsored Post: Dieser Beitrag ist in Kooperation mit der Haufe-Lexware GmbH & CoKG entstanden. Ein herzliches Dankeschön an den Dirigenten und Haufe-Lexware-Mitarbeiter Michael Schönstein aus Freiburg für die unkomplizierte Zusammenarbeit und Unterstützung.