Wie das Teambasierte Vereinsmanagement die Zukunft des Musikvereins sichert
Der Einfluss von Vereinsorganisation bzw. -verwaltung auf den Fortbestand eines Musikvereins ist sehr groß. Und warum gerade das Teambasierte Vereinsmanagement© als Vereinsorganisationsmodell dazu geeignet ist, die Musikerinnen und Musiker an den Musikverein zu binden und zu halten, stelle ich in diesem Artikel dar.
Warum es wichtig ist, dass sich die Musikvereine auch dazu Gedanken machen, wie die Musiker:innen gehalten werden können, habe ich schon im Beitrag Musiker:innen finden und binden erklärt. Es kostet sehr große Anstrengungen in der Jugendarbeit und im Marketing, um immer wieder eine genügende Anzahl Neuzugänge ins Orchester zu bekommen. Wichtig ist die stete Selbstreflektion innerhalb des Musikvereins: Fühlen sich alle wohl? Kommen alle musikalisch auf ihre Kosten? Funktionieren die Kommunikation und ist der Informationsfluss reibungslos? Schließlich ist der Musikverein der Ort, an dem wir unsere Freizeit verbringen. Und in unserer Freizeit möchten wir Spaß haben und Freude erleben. Nicht nur in der Musik, sondern auch in der Gemeinschaft, der Geselligkeit bzw. dem sozialen Miteinander und in der Vereinsarbeit.
Heutzutage müssen wir gefühlt sehr viel mehr für den erfolgreichen Fortbestand des Musikvereins tun als noch vor 20 oder 30 Jahren. Gleichzeitig lässt die Bereitschaft, mit vielen Aufgaben beladene Ehrenämter zu übernehmen, nach. Die Zeiten, in denen wenige Personen den kompletten Musikverein wuppen, sind definitiv vorbei. Das verlangt nach sehr viel Man- und Frauen-Power! Eine Neu-Verteilung der Aufgaben auf viele Schultern wird nötig und genau dann ist es spätestens Zeit, sich Gedanken über das Vorstandsmodell des Teambasierten Vereinsmanagements© zu machen.
Das Modell des Teambasierten Vereinsmanagements© geht davon aus, dass alle Aufgaben, die innerhalb eines Musikvereins zu erledigen sind, in die sechs Bereiche Musik, Organisation, Verwaltung, Finanzen, Jugend und Marketing eingeordnet werden können. Jeder Bereich steht unter der Verantwortung eines Vorstands (Bereichsleiter, Manager, Ressort-Leiter – die Begrifflichkeit ist nebensächlich). In jedem Bereich arbeiten Musikerinnen und Musiker mit und übernehmen Aufgaben, entweder allein oder in speziellen Arbeitsgruppen.
Das erste Prinzip im Teambasierten Vereinsmanagement© ist: Wir arbeiten alle gemeinsam am Verein – musikalisch und organisatorisch. Musikalisch ist klar: Wir brauchen jeden einzelnen Musiker, jede einzelne Musikerin sowohl in den Proben als auch bei den Konzerten bzw. Auftritten. Sobald ein Musiker fehlt – aus welchen Gründen auch immer – hat das Blasorchester ein Problem. Wir brauchen aber auch alle Musikerinnen und Musiker, um beispielsweise Werbung für das Konzert zu machen oder um Kinder und Jugendliche zum Musizieren zu animieren. Das zeigt, dass wir alle auch organisatorisch am Verein arbeiten müssen. Daraus ergibt sich das Prinzip Nr. 2: Jeder hat eine außermusikalische Aufgabe, gemäß seinen Kompetenzen und seiner zur Verfügung stehenden Zeit. Wichtig ist, dass jede:r nicht nur gemäß seinen Kompetenzen sondern natürlich auch nach seinen Vorlieben eingesetzt wird. Jede:r soll also das machen, was er gut kann, was er gerne macht und das er von seiner Zeit her auch bewältigen kann. Das dritte Prinzip ist die Selbstorganisation: Jede:r erfüllt seine Aufgaben nach bestem Wissen und Gewissen. Es wird akzeptiert, dass verschiedene Wege zum Ziel führen. Und schließlich das vierte Prinzip: Es gibt keine Hierarchie.
Das erste Prinzip – Wir arbeiten alle gemeinsam am Verein – legt die Grundlage. Eine gemeinsame Basis und auch das Grundverständnis für die Teamarbeit. Wir legen damit einen gemeinsamen Wert fest, der unsere Vereinsorganisation und -verwaltung leitet. Ein Kommittent, auf das alle Mitglieder sich verständigen. Das schafft Verbindung.
Jeder, der eine Aufgabe innerhalb eines Vereins innehat, ist automatisch näher am Musikverein dran. Eine Verantwortung oder eine Teilverantwortung für eine Aufgabe bzw. ein Aufgabenfeld zu haben, bindet an den Verein. Das zweite Prinzip – jeder hat (mindestens) eine außermusikalische Aufgabe – sorgt also für eine engere Nähe. Nicht nur, dass sich hier jeder nach seinen Kompetenzen, seinen Vorlieben und seiner zur Verfügung stehenden Zeit einbringen kann, es wird auch automatisch die im Verein vorhandene Kreativität genutzt. Bei Musikvereinen mit herkömmlichen bzw. traditionellen Vorstandsstrukturen ist der Vorstand eine separate „Bubble“, in der über die Vereinsangelegenheiten diskutiert und entschieden wird. Ideen von Personen außerhalb dieser Vorstandsblase werden nicht gefordert und nicht gehört. In diesen traditionellen Vorstandsstrukturen herrscht, auch wenn die Musiker:innen mit Ideen kommen, der Geist, dass alles zuerst im Vorstand mit allen Vorstandsmitgliedern diskutiert und entschieden werden muss. Das schränkt die Motivation der Ideen-Geber enorm ein, wenn sie nicht gar nach zu vielen „Ja-aber-Sätzen“ stirbt. Meistens ist es auch die Normalität, dass jedes einzelne Vorstandsmitglied bei allen Punkten mitdiskutiert – ob es in seinem Aufgabenbereich liegt oder nicht. Kurze Wege sind in diesen starren Strukturen nicht möglich. Diskutiert wird in der Vorstandssitzung. Alle Punkte werden bis zur nächsten Sitzung aufgeschoben. Neue Ideen kommen nicht voran. Im Teambasierten Vereinsmanagement© fallen die Entscheidungen, wo die Aufgaben erledigt werden: Im jeweiligen Team oder auch einer Arbeitsgruppe zum Thema. So zu arbeiten motiviert. Viele Leute sind eingebunden. Das Arbeiten in den Teams macht Spaß. Grundlage dafür ist wiederrum das Prinzip Nr. 3 – wir arbeiten selbstorganisiert – und das Prinzip Nr. 4 – es gibt keine Hierarchie.
Vergleichen wir also die herkömmlichen Strukturen mit dem Teambasierten Vereinsmanagement© so hat das, in punkto Motivation der Musiker:innen und sich im Verein mit Ideen und Tatkraft einzubringen, nur Vorteile.
Es braucht etwas Übung für die geänderte, selbstorganisierte Arbeitsweise. Denn schließlich sind das die Musiker:innen bisher nicht gewohnt. Es war üblich, dass im Vorstand die Ideen entwickelt, diskutiert und entschieden werden. Die Musiker:innen ohne „Amt“ blieben außen vor. Jetzt sollen sie in den Arbeitsgruppen und Teams selbstständig arbeiten, ohne für jede Entscheidung zum Vorstand zu gehen. Das braucht Mut und eine gute Fähigkeit zur Kommunikation.
Kommunikation ist dann auch das nächste Stichwort für die Erklärung, warum das Teambasierte Vereinsmanagement© dafür sorgt, dass die Musiker:innen enger an den Verein gebunden sind. Einerseits braucht das Teambasierte Vereinsmanagement© eine gute, umfangreiche Kommunikation, um überhaupt zu funktionieren, andererseits entsteht die gute Kommunikation auch automatisch, wenn einige Regeln aufgestellt werden und die gewünschte Arbeitsweise von Anfang an gut besprochen ist.
Aber ein Schritt zurück. An dieser Stelle müssen wir uns nochmals vor Augen halten, warum Musiker:innen aufhören, im Verein zu spielen. Die meistgenannten Aussagen sind: „Keine Zeit mehr“ und „Es macht mir keinen Spaß mehr“. Wir müssen uns aber schon die Mühe machen zu analysieren, was hinter diesen beiden Sätzen steckt. „Keine Zeit mehr“ bedeutet, andere Dinge haben eine höhere Priorität als der Musikverein. Hinter „Es macht mir keinen Spaß mehr“ steckt ganz oft ein monatelanger Unmut über die momentanen musikalischen und außermusikalischen Aktivitäten, Ereignissen oder die zwischenmenschlichen Beziehungen. Unlust entsteht bei Musiker:innen auch dann, wenn ständig Dinge „von oben herab“ entschieden werden, wenn sich die Mitglieder schlecht informiert fühlen, Entscheidungen nicht nachvollzogen werden können und wenn sie nicht gehört werden. Fehlende Kommunikation und keine Transparenz der Aufgaben und Entscheidungen: In vielen Zukunftswerkstätten stehen diese beiden Parameter an oberster Stelle in der Analyse der bestehenden Probleme.
Dem beugt schon allein die Sitzungskultur im Teambasierten Vereinsmanagement© vor. Es gibt die regelmäßigen Sitzungen der Bereichsmanager, in denen die Fäden zusammenlaufen, der Austausch zwischen den einzelnen Teams gewährleistet wird und die Arbeitsaufträge wieder zurück in die einzelnen Teams laufen. Selbstverständlich gibt es ein schriftliches Protokoll, das digital abgelegt wird und für alle zugänglich ist. Ebenso selbstverständlich ist ein Kurz-Protokoll mit den wichtigsten Punkten, das schriftlich an alle Musiker:innen geht. Dann gibt es die Meetings der Teams, in denen sowohl die Aufgaben besprochen als auch verteilt werden. Für Projekte gibt es Meetings, an denen genau die Personen beteiligt sind, die sich mit dem jeweiligen Projekt beschäftigen. Wenn viele Aufgaben, die für den Musikverein erledigt werden müssen, schon im Vorfeld definiert und schriftlich festgehalten sind, dann halten sich die Meetings mit der Zeit in Grenzen. Die Zahnräder laufen alle gut geölt ineinander.
Neben der automatisch verbesserten Kommunikation und der höheren Transparenz sowie der anfangs schon erklärten tieferen Bindung der Musiker:innen an den Verein durch die Partizipation an den Aufgaben hat das Teambasierte Vereinsmanagement© noch einen weiteren positiven Nebeneffekt für die Vereinsorganisation: Dadurch, dass die Musiker:innen in den einzelnen Teams eingebunden sind, sehen sie genau, was beispielsweise ein Teamleiter zu tun hat. Nachfolger für die Teamleiter können allein dadurch schon leichter gefunden werden, dass viele Personen wissen, was ein Teamleiter genau für Aufgaben hat. Während es in den herkömmlichen Strukturen schon allein deswegen sehr schwer ist, Posten zu besetzen, weil das Ausmaß der Aufgaben, die an diesen Posten bzw. das Amt gebunden sind, nicht abzusehen sind oder nirgendwo schriftlich fixiert sind.
Das Teambasierte Vereinsmanagement© kann als Modell wie ein gut gepflegtes Netzwerk und der Managerkreis als Schaltzentrale gesehen werden. Alle sind eingebunden und enger am eigentlichen Verein dran.
Wer sich umfassend über das Teambasierte Vereinsmanagement© informieren möchte kann sich dieses Whitepaper (PDF, 30 Seiten) kostenpflichtig runterladen:
Gerne unterstütze ich Euch in der Umstrukturierung zum Teambasierten Vereinsmanagement©. Alle Informationen zum Fahrplan habe ich hier aufgeschrieben:
Fordert gerne ein unverbindliches Angebot bei mir an: alexandra@kulturservice.link. Ich freue mich, wenn Ihr in Eurer Anfrage auch ein paar Informationen über Euren Musikverein und die bisherige Vorstandstruktur schreibt. Gerne können wir uns auch ganz unverbindlich zu einem ersten Kennenlern-Gespräch per Zoom treffen! Oder Ihr nehmt im Juli 2024 an einem der angebotenen kostenfreien Online-Vorträgen zum Teambasierten Vereinsmanagement© teil. Hier sind alle Informationen, die Termine und die Anmeldemöglichkeit zu finden: Einladung zum kostenfreien Online-Vortrag zum Teambasierten Vereinsmanagement©.
Die Zukunft Deines Musikvereins liegt mir am Herzen – packen wir es gemeinsam an!
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