Sitzungskultur im Teambasierten Vereinsmanagement

Kennst Du dieses Szenario: Vorstandssitzung. 12 Teilnehmer:innen. Der 1. und der 2. Vorstand, die Schriftführerin, der Kassenwart, die Jugendvertreterin, 4 aktive Beisitzer, 3 passive Beisitzer. Auf der Tagesordnung stehen 12 TOPs (Tagungsordnungspunkte).

Die Themen reichen von der Jugendwerbung über die Anschaffung einer neuen Spülmaschine für die Küche im Probelokal und dem Dirigenten-Honorar bis hin zur Stärkemeldung an den Blasmusikverband und das Essen, dass es bei der Jahresfeier geben soll sowie vieles mehr. Vielfältig. Und alle reden mit. Oder hören zu. Oder langweilen sich, weil es sie selbst gar nicht betrifft.

Vorstandschaftsalltag: der gesamte Vorstand trifft sich alle 4-6 Wochen zu einer Sitzung. Alle sind da. Alle reden zu jedem Thema mit. Die Tagesordnung ist ellenlang. Die Sitzung endet um 23.45 Uhr. Mit etwas Glück wurden alle Themen besprochen. Viele Dinge, die nicht auf der Tagesordnung stehen, auch noch. Small-Talk wurde auch gemacht. Weitere Absprachen zu den Themen werden dann erst in 4-6 Wochen wieder besprochen. Wenn die nächste Vorstandssitzung ist… Die Projekte ziehen sich… Themen werden aufgehoben bis zur nächsten Sitzung, „wenn dann alle Vorstandsmitglieder da sind…“. Man arbeitet ab, hat aber keine Chance voraus zu denken.

Ich kenne diese Situationen nur vom „Hörensagen“. Weiß aber von sehr vielen Erzählungen aus den verschiedenen Musikvereinen, in die ich komme oder von Vereinsverantwortlichen, mit denen ich in Workshops zu tun habe, dass das genau wie beschrieben in vielen Musikvereinen so abläuft. In meinem Musikverein, in dem ich lange Marketingvorstand war, hatten wir bereits das teambasierte Vereinsmanagement eingeführt. In einer ursprünglichen Fassung von 5 Bereichsmanagern (einer zu wenig). Und im VBO Markgräflerland, in dem ich noch Marketingvorstand bin, praktizieren wir das in ähnlicher Art mit 4 Bereichsmanagern (reicht, da Projektorchester).

Ein großer Vorteil des Teambasierten Vereinsmanagements ist, dass die Kern-Vorstandschaft aus maximal 6 Personen besteht. Personen, die der Vorstandschaft angehören, aber kein genau definiertes, abgegrenztes Aufgabengebiet haben, gibt es beim Teambasierten Vereinsmanagement nicht.

Die 6 Bereichsmanager besprechen in ihrer Sitzung die großen Linien. Ausgearbeitet werden die Projekte und Aufgaben in den Sitzungen der einzelnen Bereiche. Vieles wird auch in die jeweiligen Arbeitsgruppen gegeben oder dort sowieso selbstorganisiert erledigt. Die Kommunikation wird dadurch nicht weniger, sondern eher im Gegenteil. Es wird sehr viel mehr kommuniziert, weil sehr viel mehr Musiker:innen an der Organisation und Verwaltung beteiligt sind. Ein Prinzip des Teambasierten Vereinsmanagements ist ja, dass möglichst jeder eine außermusikalische Aufgabe hat.

Damit das alles gelingt, sind Protokolle für die jeweiligen Sitzungen in der Kern-Vorstandschaft und in den Bereichs-Meetings wichtig. Alle Teams und Arbeitsgruppen berichten regelmäßig alle 4 bis 6 Wochen von ihrer Arbeit nach der Probe. Die Sichtbarkeit der einzelnen Teams und Arbeitsgruppen wird dadurch gewährleistet.

Im Teambasierten Vereinsmanagement gibt es den Posten des Schriftführers in seiner Funktion als Protokollführer der Vorstandssitzungen nicht mehr. Ein bisheriger Schriftführer ist prädestiniert für den Bereichsmanager Verwaltung. Viele Aufgaben, die der Schriftführer bis anhin erfüllt hat, liegen im Verantwortungsbereich der Verwaltung. Mitgliederverwaltung, Ehrungswesen, Verbandsmeldungen, usw. zum Beispiel. Im teambasierten Vereinsmanagement kann man natürlich verabreden, dass der Verwaltungsmanager das Protokoll in der Sitzung der Kern-Vorstandschaft schreibt. Muss aber nicht. Ein rollierendes System ist gut denkbar. Oder es macht derjenige, der es am besten oder am liebsten macht. Gleiches gilt für die Sitzungen der jeweiligen Bereichs-Teams. Das Protokoll schreibt der, der es am besten kann. („Der, der es am besten kann“ ist immer die Antwort auf die Frage wer diese oder jene Aufgabe erledigen könnte.)

Archiviert werden die Protokolle für jeden einsehbar auf einer digitalen/webbasierten Datenspeicherplattform. Google Drive oder ähnliches. Die wichtigsten Punkte der Sitzung der Bereichsmanager (Kern-Vorstandschaft) können zusammengefasst als „Vorstands-Info“ an alle Musiker:innen weitergeleitet werden. Musikvereine, die den Konzertmeister nutzen, machen die Kommunikation bzw. Information der Musiker:innen natürlich darüber (wäre unklug, dann noch andere Kommunikationskanäle zu nutzen). Alle anderen nutzen Mail. Oder setzen die „Vorstands-Info“ in die WhatsApp-Gruppe. Wie auch immer.

Vorstände, die es bis anhin gewohnt waren, über alles und jeden Bescheid zu wissen, tun sich mit dieser Vorgehensweise teilweise schwer. Für manche ist es schwierig zu akzeptieren, dass auch andere Wege nach Rom führen. Viele handeln nach der Maxime „ich mach’s lieber selbst, dann weiß ich, dass es (richtig) gemacht ist“. Aber loslassen, Verantwortung abgeben, Vertrauen in andere Menschen und Kontrolle nur noch über einen Teilbereich innerhalb des Musikvereins zu haben, ist Teil des Entlastungs-Programms eines 1. Vorstands!

Die wertschätzende, positive Kommunikation und ein respektvoller Umgang miteinander gehören in einem Musikverein bzw. Blasorchester dazu wie die Qualität der Musik. Musikalisch gesehen möchten wir schließlich auch den Wohlklang, den wir nur mit einer guten Tonqualität, einer guten Stimmung bzw. Intonation, einer differenzierten Dynamik und fehlerfreiem Spiel erreichen. Beides zusammen plus ein gut organisiertes Vereinsmanagement sind die Grundpfeiler eines erfolgreichen Musikvereins mit Zukunft.

Ein Musikverein ist ein Ort, an dem wir unsere Freizeit verbringen. Wenn wir uns dazu entscheiden, in der Kern-Vorstandschaft als Bereichsmanager mitzuarbeiten oder in einem der Teams und Arbeitsgruppen, so soll die Zeit, die wir in den Sitzungen verbringen gut genutzt sein, es soll aber auch eine angenehme, freundschaftliche Atmosphäre herrschen. Mit den richtigen Kaltgetränken (oder Tee in der kalten Jahreszeit) und ein paar Snacks, lässt es sich sehr viel besser, kreativer und effektiver diskutieren, planen und organisieren.

Demnächst erscheinen auf dem Blasmusikblog einige Praxis-Beispiele von Musikvereinen, die auf das Teambasierte Vereinsmanagement umgestellt haben.

Wenn Ihr Fragen zum Teambasierten Vereinsmanagement habt, dann schreibt mir gerne eine Mail an alexandra@kulturservice.link oder ruft mich an: +49 (0)7633 9198038 (Mo – Fr 8.00 – 13.00 Uhr).

Alle bisher erschienenen Beiträge zum Thema Teambasiertes Vereinsmanagement gibt es nun in einem praktischen PDF (30 Seiten) zum Download. Mit diesem PDF könnt Ihr alle Informationen zum Teambasierten Vereinsmanagement an Eure Vorstands-Kollegen weiterleiten.

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Alexandra Link

Musik ist ein sehr wichtiger Bestandteil meines Lebens. Musizierende Menschen zusammen zu bringen meine Leidenschaft.

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