Die 10+1 besten Methoden für die Vereinsorganisation
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Methoden, die teilweise aus der Berufswelt kommen, können uns auch in unserer Vereinsarbeit bzw. -organisation helfen. Mit den richtigen Methoden gelingt die Vereinsarbeit viel besser. Viel besser, was heißt das? Für mich heißt das eine entspannte Art gemeinsam die Organisation des Musikvereins auf eine gesunde Basis zu stellen und zukunftsgerichtet zu handeln.
In diesem Beitrag habe ich Euch 10+1 Methoden zusammengestellt, die besonders teambasiert aufgestellten Musikvereinen nützlich sind. Sie helfen einerseits zu reflektieren, andererseits neue Ideen zu generieren und die richtigen Entscheidungen für die Zukunft zu treffen. Und das ganz entspannt, ohne endlose Diskussionen in stundenlangen Sitzungen.
Stundenlange Sitzungen kommen in Musikvereinen mit einem Teambasierten Vereinsmanagement© sowieso nicht mehr vor. Die Entscheidungsfindung liegt bei teambasierten Organisationen immer dort, wo die Kompetenz sitzt – meist in den einzelnen Teams. Die Entscheidung über die Gestaltung des nächsten Konzerts im Team Musik, die Entscheidung über die Werbemaßnahmen im Team Marketing, die Entscheidung über den nächsten Vereinsausflug im Team Organisation, usw. Und dennoch, auch wenn nicht mehr von einem großen Vorstandsgremium alle Entscheidungen diskutiert werden, müssen auch in den Fach-Teams Regeln der Zusammenarbeit festgelegt werden. Die Kommunikation sowohl in ihrer Organisation als auch in ihrer Qualität ist der Schlüssel des guten Gelingens des Teambasierten Vereinsmanagements©. Aber dafür braucht es eben Methoden. Vor allen Dingen, um lange Diskussionen, die sich ständig im Kreis drehen, zu verhindern und effektiv im Sinne und zum Wohle des Musikvereins zu arbeiten und zu handeln. Ohne Stress.
1. Zukunftswerkstatt
Die meisten Musikvereine, die auf das Teambasierte Vereinsmanagement© umgestellt haben, haben zuerst eine Zukunftswerkstatt durchgeführt. Die Zukunftswerkstatt, oder auch Klausurtag genannt, findet immer mit allen Musikerinnen und Musikern statt, am besten extern moderiert. Es ist der Tag im Jahr, wo alle zu Wort kommen können, eventuelle Probleme besprochen und Herausforderungen gemeinsam angegangen werden. Es ist der Tag, an dem neuer Schwung in den Verein kommt, weil eine Zukunftswerkstatt die Vereinsmitglieder motiviert und aktiviert.
Eine Zukunftswerkstatt folgt diesem Problemlösekreislauf:
Wer sich für eine Zukunftswerkstatt oder – anders genannt – Klausurtag interessiert, kann sich hier im Detail informieren:
Wie ein Klausurtag mit einem Musikverein ablaufen kann und was er bringt
Oder:
Zukunftswerkstatt – der Boost für Ihren Musikverein.
Wie uns der oben gezeigte Problemlösekreislauf auch noch hilft, weiter unten!
2. Punktbewertung
Die Punktbewertung hilft uns immer dann, wenn verschiedene Optionen zur Auswahl stehen. Das Prinzip ist, dass jeder nicht nur eine Stimme hat, sondern drei Klebepunkte, die jeder vergeben darf. Dabei ist es egal, ob drei Punkte auf eine Variante oder je einen Punkt auf jeweils eine Variante geklebt wird.
Ich selbst setze die Punktbewertung bei der Bewertung von Problemen in den Zukunftswerkstätten ein. In den Brainstorming-Sessions der Analyse-Phase kommen immer sehr viele Probleme auf den Tisch bzw. auf Moderationskarten, die an die Wand gehängt werden. Um tatsächlich die allerdringendsten Probleme herauszubekommen, setze ich die Drei-Punkt-Bewertung ein. Wir bekommen dadurch ein besseres Ergebnis und können zielgerichteter arbeiten. Außerdem werden dann nicht unbedingt die Probleme vorwiegend behandelt, die von einigen wenigen Personen lautstark vertreten werden, sondern auch die „leisen“ Personen werden besser gehört.
Eine andere Möglichkeit des Einsatzes in der Vereinsorganisation ist, wenn es zum Beispiel um ein neues Logo geht. Der Grafiker bereitet meistens 5-10 Varianten vor. Auch hier wird das Ergebnis eindeutiger, wenn jeder drei Stimmen sprich Punkte hat.
3. Brainstorming
Brainstorming ist nicht einfach drauf los diskutieren. Das verstehen viele so. Argumente und Gegenargumente werden in die Runde geschmissen. Jeder ist damit beschäftigt, zu bewerten und zu begründen, warum er jene Idee gut bzw. schlecht findet. Oder damit, seine Ideen mit aller Gewalt durchzusetzen. Das ist aber kein Brainstorming. Nicht mal eine Debatte. Das ist eine wilde Diskussion, die zeitlich ausarten kann und nicht selten Frust und Ärger erzeugt. Die Lautesten sind meist die Durchsetzungsstärksten.
Brainstorming hat drei Regeln, die eingehalten werden müssen, damit gute Ergebnisse erzielt werden. Brainstorming ist eine Methode, um viele verschiedene Ideen und Möglichkeiten zu Generieren um daraus dann auswählen zu können. Diese Ideen- und Möglichkeiten-Vielfalt entsteht nicht, wenn jede Idee zu Tode diskutiert wird. Um die maximale Ausbeute an Ideen zu bekommen, gilt also:
1. Jede Idee zählt – d. h. jede Idee wird auch auf einem Flipchart notiert ohne Bewertung.
2. Quantität vor Qualität – es sollen viele Ideen auf dem Papier stehen, auch utopische und schräge.
3. Keine Kritik an Ideen – jedes „Ja, aber…“ killt eine gute Idee – zumindest in dieser Phase. Deshalb sind alle Sätze, die mit „Ja, aber…“ beginnen verboten. Ebenso Sätze wie zum Beispiel „Das funktioniert ja sowieso nicht“, „Das können wir uns sowieso nicht leisten“, „Wer soll das überhaupt organisieren“, „Das haben wir alles schon probiert“ und ähnliche: V E R B O T E N.
Erst wenn keine neuen Ideen mehr fließen, werden die Ideen auf ihre Machbarkeit hin geprüft. Mut, Kreativität und ein positives, zukunftsgerichtetes Denken sind dabei gefragt. Einfach mal etwas probieren – es könnte ja gut werden. Bedenkenträger meinen es oft gut, aber sie sind leider die größten Verhinderer neuer Projekte. Und wer immer macht, was er schon tut, bleibt immer das, was er schon ist. (Wer auch immer diesen Satz erfunden hat…). Einfach mehr darüber nachdenken, wie eine Idee umgesetzt werden kann, anstatt zu argumentieren, warum diese Idee nicht umgesetzt werden kann und was alles passieren könnte…
In meinen Workshops verwende ich zur Erklärung von Brainstorming-Sessions immer dieses Plakat:
Die Trennung vom Generieren von Ideen und Entscheiden welche Idee umgesetzt wird, seht ihr auch im oben gezeigten Problemlösekreislauf: Das eine ist die Gestaltungsphase, das andere die Realisierungsphase.
4. Trennung von Ideen zur Problemlösung und dem Treffen von Maßnahmen
Nicht nur wenn es um neue Ideen geht, ist die Trennung zwischen dem Finden von Lösungen und der letztendlichen Entscheidung sinnvoll. Sondern gerade auch, wenn es Probleme gibt. Steht ein Problem im Raum, ist es sehr viel sinnvoller, zunächst, nachdem das Problem erkannt und benannt ist, mögliche Lösungen zu notieren – und zwar nach der Brainstorming-Methode. Erst wenn es keine neuen möglichen Lösungen mehr gibt, werden die verschiedenen Lösungsideen diskutiert. Entweder mit Pro-/Contra-Listen oder mit einem Entscheidungskreis – siehe unten!
5. Pro- und Contra-Liste
Was spricht dafür? Was spricht dagegen? Auch bei Entscheidungen bietet es sich an, die Argumente, die jeweils für und gegen eine Variante sprechen, auf (Flip-Chart-)Papier zu bringen. Wir können sehr viel besser denken, wenn wir die schon genannten Argumente schwarz auf weiß vor uns sehen. Die Diskussion dreht sich dann auch weder im Kreis, noch sieht sich jeder im Zwang, schon genannte Argumente zu wiederholen. Achtet sehr genau darauf, für wen genau das genannte Argument ein Vor- bzw. ein Nachteil ist. Denn manchmal ist, was für die eine Gruppe/Person schlecht ist, für eine andere Gruppe/Person gut. Was für den/die Dirigent:in gut ist, muss nicht für das Orchester gut sein und umgekehrt.
6. Entscheidungsrad
Ein Entscheidungsrad ist immer dann eine große Hilfe, wenn es viele verschiedene Möglichkeiten gibt, die beispielsweise durch ein Brainstorming entstanden sind und gleichzeitig mehrere Personen an der Entscheidung beteiligt sind. Den Entscheidungskreis kann man sich wie eine Radspeiche vorstellen. Die Speichen werden mit den Ideen beschriftet. Auf einer Speiche steht „Alles bleibt, wie es ist“, bzw. „Wir unternehmen gar nichts“, weil auch das immer eine Option ist.
Nach dem Beschriften der Speichen werden Bewertungskriterien definiert. Dafür werden Fragen formuliert, die mit Ja oder Nein beantwortet werden können. Beispielsweise:
- Können wir die Ideen mit den eigenen Mitgliedern durchführen?
- Ist die Idee kostengünstig?
- Bewältigen wir die Organisation in der vorgegebenen Zeit?
- Erreichen wir mit dieser Idee Ziel XY?
- Usw.
Jede Idee, die mit einem „Ja“ durch gemeinsame Diskussion beantwortet wird, bekommt einen Klebepunkt. Je besser die Kriterien-Fragen formuliert sind, eine desto bessere Entscheidung kristallisiert sich heraus. Und zwar auf der Basis der wirklich wichtigen Kriterien.
7. Evaluation von Konzerten und Events
Viele Blasorchester halten es so, dass in der ersten Probe nach einem Konzert, einem Event oder Fest über dieses gesprochen wird. Bei einem Konzert sagt meist der Dirigent / die Dirigentin was gut und was nicht so gut war. Vielleicht äußert sich der/die Vereinsvorsitzende auch noch zum organisatorischen Ablauf.
Manchmal wird über den vergangenen Anlass auch heftig diskutiert. Wenn dabei nur das Negative zur Sprache kommt, so wirkt sich das sehr demotivierend auf das Orchester aus. Lehrreiche Erkenntnisse bzw. konstruktives Feedback kommt zwar auch zur Sprache, aber es wird nicht so festgehalten, dass beim nächsten Anlass darauf zurückgegriffen werden kann. Schlichtweg deshalb, weil es nicht notiert wurde.
Für die Evaluation eines Konzertes, eines Events oder Festes empfehle ich eine nüchterne Betrachtung von allem, was gut war, allem, was nicht so gut war, allem, was beibehalten wird und allem, was nächstes Mal anders/neu gemacht werden soll. Dafür nimmt man ein Flip-Chart-Papier quer und teilt dies in vier Rechtecke auf. In das Rechteck oben links wird „Das war gut!“ geschrieben, unten links „Das war nicht so gut!“, oben rechts „Das behalten wir bei!“ und unten rechts „Das machen wir anders/neu!“. Das Diskutieren, Ausfüllen und Festhalten der verschiedenen Punkte nimmt zwar mehr Zeit in Anspruch, dafür ist diese Art der „Manöverkritik“ aber nachhaltig. Wir können daraus lernen, wir wissen im nächsten Jahr genau, wie die Veranstaltung verbessert werden kann und weniger Streit gibt es auch. In dieser konstruktiven Art wird in positiver Weise über das Vergangene diskutiert und die Demotivation hat keine Chance.
8. ABC-Methode
Dies ist wieder eine Methode, um viele Ideen zu generieren. Im Grunde geht es darum, zu jedem Buchstaben des Alphabets eine Idee aufzuschreiben. Ich verwende diese Methode in meinen Workshops zum Thema Marketing im Musikverein. Wir suchen für jeden Buchstaben des Alphabets beispielsweise ein Konzert-Motto, einen besonderen Ort, einen Kooperationspartner für ein Konzert oder eine Idee für ein sonstiges Blasmusik-Event.
Im Musikverein könnt Ihr es beispielsweise dazu einsetzen eine besondere Destination für einen Vereinsausflug zu suchen. Oder in der Jugendkapelle eine besondere außermusikalische Aktivität. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass, wenn ich Frage: „Hat jemand eine Idee?“, eher keine Antworten kommen. Wenn wir uns aber die Challenge setzen: „Sucht mal zu jedem Buchstaben eine Aktivität, die wir gemeinsam als Jugendkapelle unternehmen können – sie kann auch utopisch sein“, dann sprudeln die Gedanken und eine Idee beflügelt die andere. Auf dem Flip-Chart stehen dann zwar total verrückte Aktionen, aber dazwischen finden sich dann die besten Ideen!
9. Allegro con fuoco – das musikalische Speed-Dating©
Allgemeine Aussprachen im Musikverein ohne Moderation oder mit der Moderation durch einen Vereinsverantwortlichen sind gefährlich. Je nachdem, welche Topics besprochen werden, kann das in Streit und Ärger ausarten.
Eine gute Methode, um ein allgemeines Stimmungsbild aus dem Musikverein zu erhalten, ohne zu viel Zeit und Geld investieren zu müssen, ist das Allegro con fuoco – das musikalische Speed-Dating©. Das geht zwar auch nicht ohne Moderation, ist aber mit eigenen Leuten einfacher durchzuführen.
Das Allegro con fuoco – das musikalische Speed-Dating© braucht etwas Vorbereitungszeit. Es müssen im Vorfeld Fragen/Aufgaben überlegt werden. Beispiele:
- Was ist das Besondere an unserem Musikverein?
- Das macht die Vorstandschaft richtig gut!
- Das wünschen wir uns von der Vorstandschaft!
- Die Musikerinnen und Musiker können zum Erfolg und Fortbestand des Musikvereins beitragen, indem sie…
- Ideen für außermusikalische Aktivitäten?
- Das wollte ich unserem Dirigenten / unserer Dirigentin schon längst mal sagen…
- Das könnte im Musikverein besser Laufen:
- Ich komme gerne in die Probe, wenn…
- Das Musizieren macht mir besonders viel Spaß, wenn…
- Usw.
Je nachdem, was bei Euch gerade anliegt, formuliert Ihr die Fragen/Aufgaben. Die Fragen bzw. Aufgaben werden jeweils auf einem DinA4-Blatt ausgedruckt.
Beim Speed-Dating brauchen wir dann so viel Tische, wie es Fragen/Aufgaben gibt. Auf jeden Tisch kommt eine beschreibbare Papiertischdecke oder ein FlipChart-Papier und die Frage/Aufgabe. Legt dicke Stifte bereit. Dann geht es los.
Alle Musiker:innen verteilen sich gleichmäßig an den Tischen. Der Moderator stoppt die Zeit. Jetzt haben die Musiker:innen 5-7 Minuten Zeit die Aussage/Frage/Aufgabe zu diskutieren und die Antworten auf das Papier zu schreiben. Dann wird gewechselt. Und zwar nicht im Pulk, sondern jeder geht an einen anderen Tisch. So sind immer wieder andere Leute zusammen am Tisch. Es gibt so viele Runden, wie es Tische gibt. Die Tischdecken/FlipChart-Papiere füllen sich…
Hier könnte das „Spiel“ zu Ende sein. Die Vorstandschaft kann selbst ihre Schlüsse aus dem Geschriebenen ziehen.
Besser ist es jedoch, wenn gemeinsam die Erkenntnisse notiert werden und eventuell auch schon Maßnahmen definiert werden. Je nachdem verwende ich zwei Varianten:
Variante 1: Ich habe einen Zettel vorbereitet mit „Das sind unsere 3 wichtigsten Erkenntnisse:“
Jeder darf sich einen Tisch aussuchen und gemeinsam werden die 3 wichtigsten Erkenntnisse diskutiert und notiert. Wenn alle fertig sind, werden pro Tisch die 3 wichtigsten Erkenntnisse präsentiert.
Variante 2: Gemeinsam mit allen Musiker:innen wird nach und nach jeder Tisch gelesen und diskutiert. Gemeinsam erstellt man einen Maßnahmen-Katalog: 1. Was wird gemacht? 2. Wer macht es? (Arbeitsgruppe mit Leitung!) und 3. Bis wann ist es erledigt.
10. Projektorganisation mit Kanban-Board
Das Kanban-Board ist eine Methode aus dem Projektmanagement. Dementsprechend kann es gut für neue Projekte eingesetzt werden. Ein neues Projekt könnte zum Beispiel die erstmalige Durchführung eines Kinder-Mitmach-Konzerts sein. Aber im Prinzip kann der ganze Musikverein damit organisiert werden.
Wir brauchen für ein Kanban-Board eine große freie Wand (kann auch eine mobile Stellwand sein) und große, verschiedenfarbige PostIts.
An der Wand erstellen wir eine Tabelle mit farbigen Klebestreifen. Die erste Zeile trennen wir horizontal ab. Die Anzahl der Spalten kommt auf Eure Bedürfnisse an. Ich würde die Spalten so beschriften:
Ideen (Backlog) – Aufgaben (To Do) – In Arbeit (In Progress) – Erledigt (Done).
Alle Ideen für Projekte, Konzerte, Unternehmungen aller Art für Euren Musikverein schreibt Ihr auf PostIts für die Spalte Ideen. Entscheidet Euch für jeweils ein Projekt für eine Farbe. Dann schreibt Ihr für Projekt gelb (als Beispiel) alle Aufgaben, die dafür erledigt werden müssen, jeweils auf gelbe PostIts. Diese kommen in die Aufgaben-Spalte. Jeder im Vereinsmanagementteam kann sich nun eine oder mehrere Aufgaben nehmen, seinen Namen drauf schreiben und in die Spalte „In Arbeit“ kleben. Sobald die Aufgabe erledigt ist, kommt das PostIt in die Spalte „Erledigt“. Keiner muss dann mehr nachfragen, welchen Status die Aufgabe hat.
Kanban könnt Ihr auch digital durchführen. Dafür gibt es spezielle Online-Programme bzw. Apps. Oder Ihr nutzt Trello, Asana oder Notion.
Wer sich in die Methode tiefer einlesen möchte, dem empfehle ich diese Bücher [Affiliate]:
10+1 Die Essen-und-Trinken-auf-den-Tisch-Methode
Wenn ich in Zukunftswerkstätten Arbeitsgruppen für die Erledigung der von den Musiker:innen festgelegten Maßnahmen organisiere, klären wir nicht nur, wer in der Arbeitsgruppe mitarbeitet und wie der Arbeitsauftrag definiert ist, sondern wir legen auch eine:n Verantwortlichen für die Arbeitsgruppe fest. Wir definieren außerdem, was die Aufgabe des Verantwortlichen der Arbeitsgruppe ist. Und zum Schluss sage ich dann immer „außerdem sorgst Du dafür, dass etwas zu Essen und zu Trinken auf dem Tisch steht.“ Das sorgt immer für großes Gelächter. Aber es ist doch so: Wenn man zusammen sitzt und dabei nebenher eine Kleinigkeit snackt und trinkt, kommen meist die besseren Ergebnisse raus, als in einer als „Sitzung“ einberufenen Zusammenkunft. Käsewürfel, Cracker, Käsestangen, Cocktailtomaten, Nüsse und andere Kleinigkeiten reichen meist schon… Wir verbringen im Musikverein unsere Freizeit. In unserer Freizeit wollen wir Spaß haben. Nicht nur beim Proben, Musizieren und den außermusikalischen Aktivitäten, sondern auch bei der Vereinsarbeit!
Kennt Ihr weitere Methoden, die die Vereinsarbeit verbessern? Gerne in die Kommentare!
