Unbestritten, es ist nicht einfach, die ganze Vereinsorganisation umzukrempeln. Es braucht Geduld und einen langen Atem bis alle Musiker:innen überzeugt sind, dass die Zukunft des Musikvereins neben der qualitätsvollen Musik in den Händen einer teamorientierten Organisation liegt.

Wir können die Umstellung des Vorstands nicht von oben herab diktieren. Die neue Organisationsstruktur muss sich aus dem Musikverein heraus entwickeln. Das teambasierte Vereinsmanagement mit den sechs Managementbereichen ist „nur“ ein Modell, das für den eigenen Verein zum Leben erweckt werden muss. Vordergründig sind zwar alle Musikvereine gleich und doch sind sie, wenn man tiefer blickt, doch alle verschieden. In der Größe, vom Umfeld und der Infrastruktur her, die Charaktere und die Kompetenzen der Musiker:innen sind vor allem auch in der Zusammensetzung unterschiedlich. Die grundsätzlichen Aufgaben in der Vereinsverwaltung bzw. -organisation sind in den Vereinen ähnlich. Aber es macht zum Beispiel einen Unterschied, ob der Verein generell in schwarzer Konzertkleidung auftritt, eine Uniform oder eine Tracht hat. Trachten zu verwalten ist weitaus personalaufwändiger als Uniformen. Für die schwarze Konzertkleidung braucht es gar keinen Verwaltungsaufwand, weil es “private” Klamotten sind. Es macht, als weiteres Beispiel, auch einen Unterschied, ob der Verein in der Jugendausbildung eine Kooperation mit der Musikschule hat oder die Kinder und Jugendlichen in einer eigenen Bläserschule ausbilden lässt. Usw.

Die Entscheidung über die tatsächliche Struktur ist zunächst einmal wichtig und von vielen Diskussionen begleitet. Die Aufgaben-Sammlung und deren Verteilung auf die Management-Bereiche verlangt einiges an Hirnschmalz. Die wichtigen Management-Posten müssen adäquat besetzt werden. Und schließlich müssen in den einzelnen Bereichen die Aufgaben auf Personen verteilt werden bzw. Arbeitsgruppen installiert werden. Ein langer Weg, der damit aber noch nicht zu Ende ist. Steht die Struktur, muss sie erst einmal ein paar Monate lang geprüft werden, bis sie letztendlich in der Vereinssatzung verankert werden kann.

Aber es gibt vier unschlagbare Argumente, die absolut für die Umstellung zu Gunsten einer zukunftsgerichteten Vereinsverwaltung und -organisation in Teams sprechen:

1. Die Verantwortung und die Aufgaben werden auf mehrere/viele Schultern verteilt
2. Es ist leichter, Personen für ein begrenztes Aufgabengebiet, terminiert und / oder für eine Teil-Verantwortung zu gewinnen, als für Vorstandsposten, die schon auf Grund ihrer Bezeichnung eine schwere Last auf den Schultern bedeutet (Bsp: „1. Vorstand“ oder „Präsident)
3. Durch das Einbinden aller Musikerinnen und Musiker auch im Vereinsmanagement durch größere oder kleinere Aufgaben oder Aufgabengebiete wird die Bindung zum Verein gestärkt
4. Die Kommunikation innerhalb des Vereins wird automatisch verbessert

Das ist sonnenklar: Der „Depp für alles“ bzw. der Satz „Es sind immer die dieselben, die etwas tun“ gehören mit dem teambasierten Vereinsmanagement der Vergangenheit an. Persönlichkeiten, die Aufgaben an sich reißen, aus lauter Angst, dass sie sonst nicht (zur eigenen) Zufriedenheit ausgeführt werden, sind dem Teamgedanken genauso hinderlich wie gutmütige Menschen, die nicht „Nein“ sagen können. Deren Aufgabengebiete zu beschränken, wenn sie es nicht selbst sehen, ist eine schwierige Angelegenheit, weil es sich dabei meist um Menschen mit großen Verdiensten handelt.

Es wird schwierig werden, alle davon zu überzeugen, dass sie eine Aufgabe übernehmen sollen. Eventuell gibt es auch gar nicht für wirklich alle eine adäquate Aufgabe. Hier braucht es viel Austausch miteinander und auch Toleranz. Es wird immer die Leute geben, die gerne Dinge erledigen und welche, die einfach nur zum Musizieren kommen wollen. Meine Empfehlung: Die 100% Vollbeschäftigung anstreben und für alle diejenigen dankbar sein, die freiwillig etwas tun. Den eigenen Fokus auf die Freude an den Leuten, die sich engagieren, legen und sich nicht über diejenigen aufregen, die nichts tun. Das gilt allerdings in der traditionellen Vereinsorganisation auch schon. Ebenso, dass es immer Leute geben wird, die trotz Zieldefinition mit Maßnahme und Zeitpunkt, wann es erledigt sein soll, ihre Aufgaben nicht erledigen. Hilfe und Unterstützung anzubieten, zu fragen, was man tun kann, damit derjenige die Aufgabe erledigen kann, ist in diesen Fällen sicherlich nützlicher als auf Konfrontation zu gehen. Wertschätzende, positive Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg!

Über das Thema, was tun, wenn ein Vereinsverantwortlicher seinen Verpflichtungen nicht nachkommt hat Florian Forker den Gastbeitrag Über die Harmonie in der Vorstandschaft geschrieben. Er gibt darin nicht nur Lösungsansätze sondern beleuchtet auch ausführlich die Gründe und Probleme in diesem Zusammenhang.

„Viele Hände, schnelles Ende“ – ein Satz der mir sehr gefällt und top motivierend ist. Wenn jeder ein bisschen was tut, muss der Einzelne weniger tun. Der Zeitaufwand ist geringer. Wir haben alle nicht zu viel Zeit. Und irgendwann muss ja auch mal Zeit sein dazusitzen und ins Grüne zu blicken. Oder auf’s Wasser, wie die Glücklichen unter Euch, die an einem See, einem Fluss, an der Nord- oder Ostsee wohnen.

In diesem Zusammenhang möchte ich gerne auf einen Blogbeitrag hinweisen, den ich schon im Januar 2018 geschrieben habe und der auf einer Umfrage basiert: Die Gründe, warum es so schwierig ist, einen Vorstand zu finden. In der Umfrage fallen die Hälfte aller Antworten der Teilnehmer:innen auf die beiden Gründe: „Zu wenig Unterstützung von Vereinsmitgliedern“ und „Der Vorstandsposten beinhaltet zu viele Aufgaben“. Fast 20% fallen auf die beiden zusammengehörenden Argumente „Das Haftungsrisiko ist zu groß“ und „Die Verantwortung ist zu groß“. Ich bin sicher, wenn ich die gleiche Umfrage heute nochmals frei schalte, fallen die Antworten genauso aus.

Diese Umfrage war übrigens mit ausschlaggebend, dass ich mir in den letzten Jahren so viele Gedanken um zukunftsgerichtete Vorstandsstrukturen gemacht habe.

Kommen wir zu Vorteil Nr. 3! Schaut mal in Eure Vereine: Welches sind die Musiker:innen mit der stärksten Bindung zum Verein? Genau, diejenigen, die im Vorstand mitarbeiten oder sonstige Jobs regelmäßig übernehmen. Daraus schließe ich, dass, wenn wir es schaffen, mehr Leute zur organisatorischen Mitarbeit zu bewegen, auch diese enger an den Musikverein gebunden werden. Mitgestalten und Mitarbeit sorgt also dafür, dass die Musiker:innen nicht so schnell mit dem Musizieren aufhören und den Verein verlassen. Natürlich muss Mission und Qualität im Verein für alle passen. Aber daran kann schließlich jeder mitarbeiten und sich einbringen.

Kennt Ihr Musiker:innen, die ständig über alles motzen und jammern, was die Vorstandschaft entscheidet? Oder über das Repertoire? Oder die Art und Weise, wie Konzerte gestaltet werden? Werden diese selbst in die Pflicht genommen oder wird es ihnen wenigsten angeboten, haben sie ja theoretisch nichts mehr zu kritteln. Okay, theoretisch. Bei manchen liegt das ständige Kritisieren einfach in den Genen. Ob diese Personen für die Zukunft des Musikvereins jetzt so unbedingt hilfreich sind, bezweifle ich persönlich. Die gehören für mich irgendwie in die gleiche Schublade wie die Leute, die mit ständigen „Ja, aber“-Sätzen jegliche Kreativität und Chancen auf Erneuerung und Veränderung verhindern. „Das haben wir schon immer so gemacht“ ist kein Satz der rechtfertig, dass es auch in Zukunft so gemacht werden muss. Wenn es in manchen Vereinen, beim „Das haben wir schon immer so gemacht“ bleibt, dann wird es in Zukunft ein paar Musikvereine weniger geben. Ich erinnere an die VUKA-Welt, die ich im Beitrag Vier Prinzipien als Grundlage des teambasierten Vereinsmanagement beschrieben habe… Wir brauchen Veränderung ebenso wie das Überdenken von unseren Traditionen um fit für die Zukunft und attraktiv für die Jugend (= unsere Zukunft) zu sein oder zu werden.

Vorteil Nr. 4 ist: Die Kommunikation wird automatisch verbessert. Diesen Vorteil werdet Ihr erst sehen, wenn die Bereiche und Arbeitsgruppen definiert und installiert sind.

Es finden einerseits regelmäßige Meetings mit den Bereichsmanagern als auch in den einzelnen Bereichen statt. Ebenso treffen sich die einzelnen Bereiche mit allen Teammitgliedern regelmäßig sowie eventuelle Arbeitsgruppen innerhalb der Bereiche. In den Meetings werden nicht nur Aufgaben verteilt, es kann sich auch zum gemeinsamen Arbeiten getroffen werden. Nehmen wir als Beispiel das Marketing-Team. Das Team trifft sich bei demjenigen mit der besten Internetverbindung. Der Verantwortliche für die Website arbeitet an der Website. Das Social-Media-Team macht sich Gedanken um die Posts und erstellt diese gemeinsam in Canva.com. Der Presseverantwortliche schreibt einen Text. Der Video- oder Fotokünstler bearbeitet Filme und Fotos. Dazu gibt es die Möglichkeit sich auszutauschen, Feedback von den anderen einzuholen und auch der gesellige Teil mit Getränken und Snacks kommt nicht zu kurz. Gemeinsam arbeiten hilft übrigens auch den Leuten, die manchmal Mühe haben, ihre Aufgaben zu erledigen. Prokastination wird durch einen gemeinsamen Arbeits-Meeting-Termin vorgebeugt.

Es gibt also immer wieder (Arbeits-)Meetings in unterschiedlicher Zusammensetzung. Viele Möglichkeiten, dass unterschiedliche Leute immer wieder über den Musikverein ins Gespräch kommen. Ergo: die gesamte Kommunikation wird verbessert.

Kommunikation ist immer Dialog. Zusätzlich muss der Informationsfluss klar definiert und installiert sein. Die Meetings sind nicht dazu da, Informationen auszutauschen, sondern zu kommunizieren, also auch zu diskutieren und effektiv zu arbeiten. Für den Informationsfluss stehen uns jede Menge anderer Tools zur Verfügung: Newsletter, E-Mails, WA, eine Cloud in der die wichtigsten Informationen und Protokolle einsehbar sind, das gute alte „schwarze Brett“, die Vorstandsminute nach der Probe, usw. Da wir Menschen Informationen auf unterschiedliche Weise wirklich aufnehmen und uns merken können, braucht es auch mehrere Informationswege, damit wir mit unseren Informationen auch wirklich alle erreichen. Ist nicht schlimm, ist so. Können wir uns drauf einstellen.

Mangelnde Kommunikation und unzureichender Informationsfluss sind die Unruhestifter Nr. 1 in jedem Musikverein. Aber zu diesem Thema wird es demnächst sicherlich einen weiteren Beitrag geben.

Habt Ihr Fragen zum teambasierten Vereinsmanagement? Ich antworte Euch gerne! Fragen an: alexandra@kulturservice.link.

Alle bisher erschienenen Beiträge zum Thema Teambasiertes Vereinsmanagement gibt es nun in einem praktischen PDF (30 Seiten) zum Download. Mit diesem PDF könnt Ihr alle Informationen zum Teambasierten Vereinsmanagement an Eure Vorstands-Kollegen weiterleiten.

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