Wie die Konzertmeister App die interne Kommunikation im Musikverein verbessert

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Es ist kein Geheimnis, dass ich ein Fan der App Konzertmeister bin. Hier auf dem Blasmusikblog habe ich schon diese Beiträge über den Konzertmeister veröffentlicht:

Konzertmeister 3.0: einfach flexibel
Wie der Konzertmeister die Terminkoordination im Musikverein meistert

Und keine Zukunftswerkstatt in einem Musikverein vergeht, in der nicht mindestens einmal der Name „Konzertmeister“ fällt. Sei es als Lösungsidee für eine einfachere Terminkoordination und Kommunikation oder als „Herausforderung“, weil sich die Musiker:innen nicht eintragen und rückmelden…

Warum ich die App super finde? Nicht nur wegen der Übersichtlichkeit aller Termine meines Freiburger Blasorchesters, der einfachen Handhabung, der praktischen Antwortmöglichkeiten je nachdem ob ich gerade am Mac sitze oder das iPhone in der Hand habe, wenn die Info reinkommt, dass ein neuer Termin erstellt wurde. Diese Funktionen sind die Basis der App.

Aber Konzertmeister ist weit mehr: Es ist „das“ schriftliche Kommunikations- und Informationstool über alles, was es in meinem Blasorchester mitzuteilen gibt. Dafür gibt es neben der Terminerstellung einiges an Funktionen, die speziell für die Kommunikation und die Informationsvermittlung konzipiert wurden.

Zu jedem Termin können Informationen hinzugefügt werden. Bei den Probenterminen steht bei uns zum Beispiel welches Register nach der Probe Küchendienst hat und den Getränkeverkauf organisiert. Hier könnte der Dirigent auch eingeben, welche Stücke geprobt werden. Bei Konzert-Terminen steht das Programm (falls Ihr nicht schon die Funktion der Setlisten nutzt). Hier könnte auch stehen, welche Art der Konzertkleidung für den Termin gilt. Bei Musikvereinen oder Trachtenkapelle beispielsweise, ob in Tracht bzw. Uniform oder Shirt gespielt wird.

Jede:r Musiker:in hat zudem die Möglichkeit beim Termin einen Pinnwand-Eintrag zu schreiben. Hier können Fragen zum Termin gestellt werden (z. B.„Kann mich heute jemand abholen und zur Probe mitnehmen?“) oder andere Bemerkungen („Denkt daran, zum Termin Eure Marschgabeln mitzubringen!“).

Im Bereich „Nachrichten“ können Informationen eingestellt werden, die für alle Musiker:innen wichtig sind und eher allgemeiner Art sind. Beim Erstellen der Nachricht kann gewählt werden, ob alle Musiker:innen die Nachricht erhalten sollen oder nur die einzelnen Register, die zuvor natürlich vom Admin eingerichtet werden müssen. Der Admin hat auch die Möglichkeit einzelne Gruppen einzurichten. Bei uns gibt es z. B. die Gruppen Registersprecher, AK Jugend (unser Jugend-Team), Blechbläser (für Auftritte, in denen ein Blechbläserensemble gefragt ist), Holzbläser (dito nur anders…), Metafoor (für alle, die im Workshop-Orchester bei Dirigentenkursen mitspielen), FBO Interlude (unser Wiedereinsteiger-Orchester) und FBO Prelude (unsere Erwachsenenbläserklassen).

Die Möglichkeiten der definierten Gruppen – außerhalb der Register – sind richtig gut, aber hier müsst Ihr Euch natürlich Gedanken machen, was für Euren Musikverein passend ist. Mit den Nachrichten können auch Anhänge mitgesendet werden. Beispielsweise das digitale Werbematerial für Eure Konzerte und sonstigen Aktivitäten, die beworben werden wollen. Eine Vorstands-Kurz-Info oder auch der offizielle Musikvereins-Newsletter.

Prinzipiell gibt es einen Admin pro Verein (der hat die Berechtigung für die Abo-Verwaltung) und ist auch automatisch Leiter. Weiter können sogenannte “Leiter” angelegt werden. Jede/r Leiter/Leiterin hat alle Berechtigungen für Termin / Nachrichten / Umfragen usw…

 „Leiter“ (je nachdem, wem Ihr die Berechtigung zuteilt) haben im Bereich „Nachrichten“ auch die Möglichkeit Umfragen zu erstellen. Beispielsweise bei Konzertreisen kann folgende Frage gestellt werden:

Es gibt übrigens verschiedene Arten der Umfragen, die Ihr mit Konzertmeister durchführen könnt: Numerisch (z. B. Anzahl Konzertkartenbestellungen), Ja/Nein (z. B. „Wollt Ihr im Jahr 2024 eine Weihnachtsfeier?“), Freitext („Für unsere Marketing-Aktivitäten: Was ist für Dich das besonders Tolle an unserem Musikverein Hinterdupfingen?“), Single-Choice (siehe oben die Hotelzimmer-Anfrage) und Multiple-Choice (Aus einer Stück-Vorschlagsliste mehrere Präferenzen auswählen). Der Umfrage kann eine Frist gesetzt werden und sie kann auch anonym erfolgen.

Sowohl über eingegangene Pinwand-Einträge wie auch über Nachrichten und Umfragen bekommt man eine Push-Benachrichtigung. Hier die dringliche Empfehlung, diese Push-Benachrichtigungen zu aktivieren! Es kann auch ausgewählt werden, dass alle Musiker:innen zusätzlich eine Mail erhalten.

Die genannten Möglichkeiten der Kommunikation und des Informationstransfers sind auch genau die Tools, die uns im Musikverein helfen, die Kommunikation insgesamt zu verbessern.

Viele Probleme und Unstimmigkeiten entstehen in den Musikvereinen durch mangelnde Kommunikation. Wenn Musiker:innen sich uninformiert fühlen, entstehen genau die Gespräche, die mit einem Rumoren beginnen und sich irgendwann in Unmut entladen. Ein weiteres Problem: es dauert, bis die Rückmeldungen von den Musiker:innen kommen. Ständig muss daran erinnert werden… Die Kommunikations-Problematiken muss ich an dieser Stelle nicht weiter ausführen, Ihr kennt das aus eigener Erfahrung.

Schauen wir uns lieber einmal an, wie Ihr in Eurem Musikverein kommuniziert. Welche (schriftlichen) Kommunikationsmöglichkeiten und -wege nutzt Ihr beispielsweise innerhalb des Vorstands? Welche zwischen Vorstand und Musiker:innen? Welche zwischen den Musiker:innen? Ich muss keine Hellseherin sein, um die Antworten zu kennen: Infozettel (Papier), E-Mail, WhatsApp und Excel-Tabellen (für Anwesenheitsmeldungen). Manche Musikvereine nutzen auch Signal (unser FBO z. B. Keine Ahnung warum, völlig überflüssig…) In WhatsApp habt Ihr vermutlich verschiedene Gruppen angelegt. Mittlerweile nutzen eben auch viele Konzertmeister. Allerdings erscheint es mir, dass die wenigsten Musikvereine erkannt haben, dass wir heutzutage für die komplette schriftliche Kommunikation nur noch Konzertmeister brauchen! Mittlerweile gibt es kaum noch Musiker:innen, die kein Smartphone besitzen. Und für die 1, 2 Personen, die tatsächlich nur per Brieftaube kommunizieren können, finden sich Lösungen! Also, wenn Ihr den Konzertmeister habt, dann nutzt auch alle Funktionen! WhatsApp und E-Mails sind komplett überflüssig und verwirren nur, wenn Ihr mal so und mal so (schriftlich) kommuniziert („Wo stand die Info nochmal?“).

Konzertmeister macht die schriftliche Kommunikation sehr einfach! Kein Kanal-Wirrwarr! Nur eine Plattform, auf der alle Informationen des Musikvereins versammelt sind. Ergo ein Schritt in Richtung Verbesserung der (schriftlichen) Kommunikation.

Viele Vereinsverantwortliche in den Musikvereinen erzählen mir, dass sie Mühe haben die Musiker:innen zum zeitnahen Eintragen in den Konzertmeister zu bewegen. Hier habe ich ganz konkrete Lösungen:

1. Tatsächlich nur den Konzertmeister für die Kommunikation verwenden

Nicht nur, wenn ein neuer Termin eingetragen wurde, die Musiker:innen müssen für alles, was im Zusammenhang mit dem Musikverein wichtig ist und es Informationen gibt, die Konzertmeister App öffnen. Die Akzeptanz erhöht sich dadurch und auch die Öffnungsfrequenz der App. Erinnerungs-Meldungen können vom Admin entsprechend ausgelöst werden.

2. Ein funktionierendes Registerleitersystem

Bei einem funktionierenden Registerleitersystem wissen die Registerleiter genau, was von ihnen erwartet wird, weil sie einen schriftlichen Aufgabenkatalog haben (siehe Das System der Registerleiter im Blasorchester). In diesem Aufgabenkatalog muss stehen, dass die Registerleiter ihre Registerkolleg:innen regelmäßig an die Eintragungen erinnern müssen. Achtung: Registerleiter haben eine rein organisatorische Funktion, keine musikalische!

3. Rechtzeitiges Eintragen aller Musikvereins-Termine

Alle Termine, Proben, Auftritte, Konzerte und Arbeitseinsätze, müssen mindestens 6 Monate im Voraus eingetragen sein. Noch besser: 12 Monate. Dies setzt natürlich ein gutes Terminmanagement seitens der Vereinsverantwortlichen inklusive Dirigent:in (Probenplan! Probentage und Probenwochenende nicht vergessen!) voraus.

4. Eine gute mündliche Kommunikation

Macht Euren Musiker:innen klar, wie wichtig die Eintragungen sind. Sprecht regelmäßig darüber. Bitte auch über die Folgen sprechen, wenn Eintragungen nicht gemacht werden. Da wir alle Menschen sind, reicht eine einmalige Kommunikation nicht aus. Wir brauchen die Erinnerungen (auch wenn wir nicht an Demenz leiden…). Und wir brauchen auch die Gespräche, die Gesprächsmöglichkeiten und die entsprechenden Plattformen (Thekengespräche gehören nicht in diese Kategorie und sind zusätzlich zu sehen). Sprecht in Vorstandsminuten nach der Probe und führt auch regelmäßig, mindestens einmal im Jahr, Orchesterausprachen, Klausurtage oder Zukunftswerkstätten durch. Die mündliche Kommunikation darf nicht zu kurz kommen (soll jedoch nicht zu Lasten der Probe gehen).

5. Konzertmeister-Schulung für die Musiker:innen

Gründet bei der Einführung des Konzertmeisters eine Arbeitsgruppe. Diese KM-AG hat auch die Aufgabe eine KM-Schulung mit allen Musiker:innen durchzuführen. Unter Umständen ist es klug, immer einmal wieder über die Funktionen in Konzertmeister mit allen zu sprechen, vor allem, wenn es Neuigkeiten oder neue Musiker:innen gibt. Hier auch unbedingt weniger offensichtliche Funktionen besprechen, z. B. wie die Termine aus dem Konzertmeister in die eigenen digitalen Kalender übertragen werden können (siehe hier: https://konzertmeister.app/de/help/116-help-de/349-help-calendar-de ) Ihr könnt auch ein speziell auf Euren Musikverein zugeschnittenes “Manual” erstellen.

6. Was sind Eure Werte?

Macht Euch Gedanken darüber, wie Eure Musikvereins-Gemeinschaft gut funktionieren kann. Wir arbeiten alle gemeinsam am Verein – musikalisch und organisatorisch. Es geht nur gemeinsam. Sprecht über die Selbstverständlichkeit der Anwesenheit und des Einbringens und diskutiert nicht nur die Absenzen-Verwaltung. Wir haben uns freiwillig entschieden, in den Musikverein einzutreten. Daraus ergibt sich, dass wir zu 100% bei Proben, Auftritten, Konzerten und Arbeitseinsätzen anwesend sind. Das ist die Normalität. Die Ausnahme ist es, dass man „mal“ nicht kann (Die Gründe dafür sind egal. Wenn jemand fehlt – egal aus welchem Grund – bleibt beim Musikverein ein Stuhl leer. Bei jedem freien Stuhl hat das Blasorchester ein Problem.). Eine Belohnung für fleißigen Probenbesuch an der Weihnachtsfeier ist ja ganz nett, setzt aber ein falsches Zeichen und die Belohnung beflügelt und motiviert uns nur für sehr kurze Dauer. (Das überdauert nicht mal die Nacht nach dem Fest…)

Neben Konzertmeister habe ich noch eine weitere Idee, wie die Kommunikation innerhalb des Musikvereins verbessert werden kann: Vorstands-Minute in Verbindung mit einer schriftlichen Vorstandssitzungs-Kurz-Protokoll (das natürlich über Konzertmeister an alle verteilt wird). Ein Protokoll der Vorstandssitzung wird sowieso erstellt. Daraus ist sehr schnell ein Kurz-Protokoll mit den wichtigsten Punkten geschrieben – wie ich aus eigener Erfahrung weiß. Aber dies nur als kleine Ergänzung zu diesem Beitrag, wie Konzertmeister die interne Kommunikation im Musikverein verbessert.

Die Jungs von Konzertmeister arbeiten unermüdlich an der Verbesserung der App. Es ist unglaublich, wie viele Neuerungen allein im Jahr 2023 eingepflegt wurden. Hier ein kleiner Überblick:

• Konzertmeister Sites

Mit Konzertmeister kann eine einfache Musikvereins-Website erstellt werden (https://konzertmeister.app/de/blog/112-blog-news-de/434-konzertmeister-sites )

• Book-it! Raumverwaltung

Für Musikvereine, die beispielsweise die Jugendausbildung selbst organisieren und Belegungspläne brauchen. Oder Musikvereine, die über mehrere, vielleicht sogar eigene Räume, verfügen. (https://konzertmeister.app/de/blog/113-blog-features-de/453-raumverwaltung-in-konzertmeister-4-0)

• Hier spielt die Musik! Musikstückverwaltung

Alle Werke, die in Euren Notenschränken schlummern, können hier mit allen dazugehörigen Informationen verwaltet werden. Daraus können dann Setlisten für die Auftritte erstellt werden. (https://konzertmeister.app/de/blog/113-blog-features-de/456-hier-spielt-die-musik-musikstueckverwaltung-in-konzertmeister-4-2 )

Besonders die letztgenannte Neuerung wird Euch in Zukunft sehr viel Erleichterung bei Eurer Arbeit bringen. Sie kann bei den Musikfolge-Meldungen bei der GEMA eventuell bald eine große Rolle spielen. Momentan wird daran gearbeitet, dass Musikfolge-Meldungen zukünftig über Konzertmeister möglich sind. Aber auch für die Stückliste für Eure (Sommerprogramm-)Auftritte, „Setlist“ in der Konzertmeister App genannt. Damit sind Eure Musiker:innen schon vor dem Konzert oder Auftritt bestens über das Repertoire informiert und können gezielt üben…

Falls Ihr nun Angst habt, dass Ihr alle Eure Stücke aus der Notenmappe und dem Notenarchiv manuell einfügen müsst, kann ich Euch gleich beruhigen! Bisher haben schon sehr viele Musikvereine bzw. Blasorchester ihre Werke eingepflegt (mehr als 26.000 Titel sind “Stand heute” drin…). Diese werden in einer zentralen Datenbank bei Konzertmeister gespeichert. Beim Anlegen des Notenarchivs Eures Vereins braucht Ihr nur den Namen des Musikstücks eingeben. Wenn der Titel bereits von einem anderen Blasorchester eingegeben wurde, müsst Ihr ihn nur übernehmen! Klar, Titel, die in der Datenbank noch nicht drin sind, müsst Ihr manuell anlegen. Aber den nächsten Verein freut es. So helfen wir uns gegenseitig!

Zum Verwalten Eures eigenen Archivs könnt Ihr – wenn Ihr wollt – eigene Archivnummern verteilen, eine individuelle Beschriftung und Kommentare hinzufügen sowie die Werke in Kategorien einteilen. Z. B. Weihnachtsmusik oder Werke für’s Sommerprogramm.

Umfangreiche Auswertungen – für die Statistiker unter Euch (Andreas D.: DIE Funktion für Dich!) – könnt Ihr auch durchführen. So könnt Ihr am Ende des Jahres z. B. sehen, wie oft Ihr welche Polka gespielt habt.

Achtung: die PDFs der Noten sind in der Konzertmeister App nicht zu speichern. Das wäre niemals Urheberrechts-konform!

Es gibt regelmäßig kleinere Verbesserungen. Schaut am Besten öfter mal in den Konzertmeister-Blog: https://konzertmeister.app/de/blog .

Übrigens, Stefan Stift und Christian Ludl, zwei von drei Konzertmeister-Gründern und -Entwicklern, sind selbst Dirigenten von Blasorchestern. Stefan hat für den Konzertmeister-Blog einen sehr interessanten Beitrag geschrieben zum Thema Verbesserung der musikalischen Qualität und die Wichtigkeit der Probenanwesenheit. Er berichtet darin, welche Schritte gegangen werden können, um die Akzeptanz des Konzertmeisters zu verbessern. Er hat darin Argumente aufbereitet, welche Ihr Euren Musiker:innen vorstellen könnt, um für eine höhere Akzeptanz und Mitmach-Quote zu werben. Zum Beitrag geht es hier: https://konzertmeister.app/de/blog/130-blog-more-music/432-besser-proben-mit-konzertmeister

Für alle Musikvereine, die Konzertmeister noch nicht nutzen, empfehle ich, sie einmal auszuprobieren. Es gibt einen kostenfreien Probenmonat. Die Nutzung der App kostet für einen Musikverein für eine unbegrenzte Mitgliederzahl gerade einmal 99 Euro im Jahr (Stand Januar 2024). Und dafür bekommt der Musikverein so unglaublich viel!

Konzertmeister-Nutzer: Was sind Eure Erfahrungen mit der App Konzertmeister? Eure Erkenntnisse sind vor allem für diejenigen sehr interessant, die Konzertmeister noch nicht nutzen. Nutzt dafür bitte das Kommentarfeld am Ende dieses Beitrags!

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