Ein Praxisbeispiel!

Anfang des Jahres hat mir mein langjähriger Musikfreund Heinz Becht aus Pfaffenrot (bei Karlsruhe) die jährliche Vereinszeitschrift seines Musikvereins „Edelweiß“ Pfaffenrot zugeschickt.

Ich freue mich generell immer, wenn ich Vereinszeitschriften, Programme, Festschriften, Chroniken, Newsletter, Flyer, u. v. m. zugeschickt bekomme. Sei es in Papierform oder als Datei. Einmal, weil mich interessiert, was die Musikvereine bzw. Blasorchester in dieser Richtung machen, andererseits weil ich auch immer gleich an die Blasmusikblog-LeserInnen denke. Was nützlich für Euch und Eure Arbeit sein kann, möchte ich hier im Blasmusikblog.com auch vorstellen. (Das gilt auch für Eure sonstigen guten Ideen, Konzerte und Events.)

So habe ich auch gleich bei Heinz wieder angefragt, ob er zur Vereinszeitschrift ein paar Fragen beantworten könnte.

Wie schon geschrieben, erscheint die Vereinszeitschrift des Musikvereins „Edelweiß“ Pfaffenrot einmal jährlich und zwar am Anfang des Jahres. Sie wird an alle Haushalte in Pfaffenrot verteilt, somit ist die ganze Gemeinde über die Aktivitäten des Musikvereins informiert. Dazu später mehr im Interview.

Folgende Rubriken enthält die Vereinszeitschrift:

• Ehrungen / Informationen zur Ehrungsmatinée mit Fotos aller Geehrten
• Beiträge zu allen Konzerten und Events des vorangegangenen Jahres mit vielen Fotos
• Totengedenken
• Bericht der Jahreshauptversammlung
• Das abgelaufene Vereinsjahr im Überblick
• Eine Vorschau auf das kommende Jahr
• Separate Berichte der Bläserjugend
• Absolventen der Lehrgänge
• Allgemeine Informationen

Interview mit Heinz Becht

Seit wann macht Ihr diesen Rundbrief? 

Heinz Becht: Angefangen hat das bereits in den 70ern mit Rundbriefen an die Musiker die 2-3 mal/Jahr rausgingen und auf dem Kopierer vervielfätigt wurden.

Seit 1994 haben wir das jährliche Format, das zunächst weiter an Musiker und Mitglieder ging, einige Jahre später dann auch als Hauswurfsendung an alle Haushalte im Ort.

Drucktechnisch hat das – wie bereits erwähnt – mit der Vervielfältigung auf dem Kopierer begonnen, danach Schwarz-Weiss Druck (mit mehreren Varianten in der Druck-Vorstufe), seit 2012 sind wir 4 farbig unterwegs.  

Wer erstellt den Rundbrief?

Heinz Becht: Federführend ist hier unser Schriftführer Markus Becht, der auch das Layout und die Texte für den Flyer bearbeitet und den Gesamtflyer erstellt – im Prinzip macht er das seit wir jährlich unterwegs sind also seit 1994. 

Wie viele Personen sind bei der Erstellung beteiligt? Wie ist der organisatorische Ablauf bei der Erstellung? Wer macht das Layout? Mit welchem Programm? 

Heinz Becht: Die Texte werden zeitnah zu den “Events” verfasst und in Printmedien (Amtsblatt, Blasmusiker) und auf unserer Homepage veröffentlicht. Diese Vorlagen dienen als Grundlage für den Jahresrückblick/MVE-Info, die Beiträge umfassen die besonderen Ereignisse wie Konzerte, Feste, Wettbewerbe, Ausflüge etc.

Weitere Aktivitäten werden dann meistens in Auflistungen oder kleineren textlichen Zusammenfassungen zugefügt.

Involviert sind immer die Vorstandskollegen, Jugendleiter, Schriftführer und themenabhängig weitere Kollegen.

Ebenso involviert sind die jeweiligen Familienangehörigen zum Korrekturlesen.

Schließlich haben wir glücklicherweise einen Kollegen der alles (wirklich alles) in Bildern festhält. 

Zum Ablauf :

Die Aktivitäten im Vereinsjahr folgen in aller Regel einem gewissen Grundgerüst, welches sich im Rückblick natürlich wiederspiegelt.

Die außergewöhnlichen Events kommen dann dazu (im Falle 2018 waren das sehr viele) daher ist der 1. Schritt die Festlegung der Themen / Artikel. Es folgen dann Texterstellung (Adaption bestehender Texte) und eine entsprechende Bildauswahl. Dann die Erstellung der Auflistungen und Kleinbeiträge und danach das Zusammenfassen und Ausgestalten.

Das Format sowie dessen Layout ist das Resultat einer langjährigen Entwicklung –  wir sind da mit der Aufgabe gewachsen und haben Zug um Zug die verfügbaren und bezahlbaren technischen Möglichkeiten genutzt.

Satz und Grafik Erstellung  erfolgt mit einem „fossilen“ Desktop-Publisher- und Bildbearbeitungs-Software.

Wie hoch ist die Auflage?

Heinz Becht: 1250 Stück

Wie wird der Rundbrief in der Bevölkerung verteilt?

Heinz Becht: ca. 1000 Exemplare werden per Hauswurfsendung durch Mitglieder des Jugend- und Hauptorchesters verteilt. Weitere Exemplare verschicken wir an auswärtige Mitglieder, befreundete Vereine im In- und Ausland etc.

Wie wird die Vereinszeitschrift finanziert?

Heinz Becht: Die Erstellung und das Layout erfolgen ehrenamtlich kosten uns nichts, der Druck erfolgt mittlerweile über eine Online Druckerei, wir liefern eine PDF im Prinzip druckfertig ab, so daß die Druckkosten für die 1250 Exemplare zwischen 350 € und 400 € liegen (abhängig von der Seitenzahl).   

Wann erscheint der Rundbrief gewöhnlich?

Heinz Becht: 1 x jährlich im Januar 

Warum habt Ihr Euch für diese Art der Information entschieden?

Heinz Becht: Da das Konzept historisch gewachsen, also vor der flächigen Verbreitung des Internets gestartet wurde, nutzen wir diese Form auch weiterhin zusätzlich zu den digitalen Medien und verlassen uns nicht darauf das auschliesslich auf die Homepage zugegriffen wird.

Inhaltlich bereitet der Rückblick die Ereignisse eines Jahres auf, die mit viel Eifer und Engagement der Beteiligten umgesetzt wurden. 

Der Aufwand, die Kosten und die daraus resultierende Wertigkeit der Broschüre erscheint uns als angemessen um das ehrenamtliche Engagement einerseits, aber auch die erbrachten musikalischen Darbietungen in der Öffentlichkeit darzustellen und auch was der Musikverein als gemeinnützlicher Verein geleistet hat.  

Natürlich soll diese Info auch für künftige Veranstaltungen und Aktivitäten werben. 

Wichtig ist uns auch der Jugendbereich mit seinen Aktivitäten der in der Info ausreichend Platz und Beachtung findet. Dies soll die Attraktivität der Bläserjugend und die Qualität der musikalischen Ausbildung darstellen, für musikalische Auftritte der Jugend werben, Jugendliche für Musik interessieren und gewinnen. 

Bekommt Ihr direkt Rückmeldungen aus der Bevölkerung auf diesen Flyer?

Heinz Becht: Da der Flyer seit nahezu 25 Jahren in die Haushalte kommt gibt es wenig direkte und konkrete Rückmeldungen. Die Rückmeldung die kommen sind aber durchweg positiv.

Herzlichen Dank an Heinz Becht für die Beantwortung der Fragen und an Markus Becht für die ergänzenden Bilder!

Schon als ich die Vereinszeitschrift von Heinz erhalten habe, habe ich mir die Frage gestellt: „Ist so eine Vereinszeitschrift, die jährlich im Druck erscheint, überhaupt noch zeitgemäß?“ Klar ist sie das. Da habe ich nicht lange überlegt. Dies aus vielerlei Gründen:

• Nicht jeden Interessierten kann man online erreichen.
• Gerade im Online-Zeitalter erhalten solche aufwändig gestalteten „Produkte“ eine hohe Aufmerksam (das gleiche gilt für eine Konzerteinladung für passive Mitglieder per Brief).
• Auch Menschen die normalerweise viel im Internet unterwegs sind, sind nicht immer on!
• Eine Broschüre wird nicht gleich weggeschmissen. Sie liegt erst einmal noch bei den Einwohnern zu Hause. Eine Computerdatei ist schneller vergessen als die Broschüre.
• Die Kommunikationswege, die uns zur Verfügung stehen, müssen wir nutzen. Wir erreichen dadurch die Menschen auf unterschiedliche Weise.
• Unsere Botschaften bekommen durch ein gedrucktes Werbemittel eine höhere Wertigkeit.
• Die Druckkosten sind so tief wie nie. Menschen, die mit Grafik-Programmen arbeiten können, finden sich quasi in jedem Verein.
• Usw.

Natürlich muss wie immer jeder Verein selbst entscheiden, ob eine jährliche Vereinszeitschrift dafür geeignet ist, die Aufmerksamkeit der Bevölkerung zu erhalten und die Botschaften zu transferieren. Aus meiner Sicht kann ich das jedoch nur sehr empfehlen.

PS Weitere Informationen über den Musikverein “Edelweiß” Pfaffenrot findet Ihr auf der Website: http://www.mve-pfaffenrot.de/

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