Vier Prinzipien als Grundlage des teambasierten Vereinsmanagements

17. September 2021 Alexandra Link 10303 Views 4 Comments Musikverein, Teambasiertes Vereinsmangement, Vereinsmanagement, Vereinsorganisation, Vereinsverwaltung

Mit den klassischen Vorstandsstrukturen 1. Vorsitzender, 2. Vorsitzender, Kassenwart, Schriftführer, plus 4-8 sogenannte „Beisitzer“ (oder ähnliche Bezeichnungen) haben wir in den letzten Jahrzehnten (in den letzten 100 Jahren?) unsere Musikvereine geführt und organisiert. Dieser Gesamtvorstand – ich nenne es „die Vorstandschaft“ – hat alle anfallenden Aufgaben übernommen. Lediglich bei Anlässen wie Konzerten, Festen, Auftritten wurden weitere Musiker:innen für Aufgaben hinzugezogen. Etwa für den Auf- und Abbau, den Schlagzeugtransport, Arbeitseinsätze bei Bewirtung, Alteisensammlung, Probenlokalreinigung, usw. Wer schon mal als Vorstand vor dem Orchester stand und um Hilfe gebeten hat, weiß, wie mühsam es sein kann, Musiker:innen für Aufgaben zu gewinnen.

Im Prinzip wurden die Musiker:innen mit diesem System bisher sehr verwöhnt. Die Vorstandsrunde hat regelmäßig getagt und alles Organisatorische, das in einem Verein so anfällt, erledigt. Zukunftspläne und neue Aktionen, Konzertformate, Konzepte wurden von der Vorstandschaft (teilweise zusammen mit dem Dirigenten) ausgedacht und organisiert. Oft wussten und wissen die Musiker:innen gar nicht so genau, was der Vorstand / die Vorstandschaft in ihren Sitzungen so alles bespricht und organisiert. Die Informationspolitik (Informationsfluss Vorstand in Richtung Musiker:innen) und die Kommunikation (im Dialog, Vorstand und Musiker:innen im Austausch) funktionieren leider nicht in allen Musikvereinen gleich gut. Die meisten Musiker:innen sind es durch das traditionelle System nicht gewohnt außer dem Musizieren noch eine außermusikalische Aufgabe zu haben.

Unsere Lebens- und Arbeitswelt hat sich u. a. durch die Digitalisierung drastisch geändert. Die Anforderungen in Beruf, Studium, Schule sind scheinbar mehr geworden. Das Freizeitverhalten wird mehr und mehr durch die digitalen Möglichkeiten (Internet, Soziale Medien, Spiele, Netflix & Co.) beeinflusst. Wenn wir uns früher in den Musikvereinen die Frage gestellt haben „Wie locken wir die Leute hinterm Ofen hervor?“, fragen wir uns heute „Wie locken wir die Leute vom Bildschirm weg?“. Sport und Gesundheit haben einen viel höheren Stellenwert bekommen. Alles ändert sich gefühlt sehr viel schneller. Außerdem merken wir, dass bisherige Werte und Selbstverständlichkeiten der Älteren bei den Jüngeren nicht mehr zählen. Bei vielen hat der Musikverein nicht die Priorität Nr. 1.
Wir leben mittlerweile in einer von Fachleuten so genannten VUKA-Welt. „VUKA“ ist ein Akronym (“volatility”, “uncertainty”, “complexity” und “ambiguity”) und steht für volatil (flüchtig), unsicher, komplex und ambivalent – jene Merkmale des digitalen Zeitalters, die zunehmend für Unsicherheit sorgen. Die VUKA Welt meint im engeren Sinne eine Geschäftswelt, in der Unternehmen selbst bei Erfolg einer unsicheren und unvorhersehbaren Zukunft entgegenblicken. Ebenso die Vereine… Wir müssen immer flexibler werden und uns zunehmend schneller auf die gesellschaftlichen Änderungen einlassen.

Tatsache ist, dass es für die aufgaben- und verantwortungsbeladenen „Ämter“ immer schwieriger wird, Leute („Ehrenamtliche“) zu finden, die diese übernehmen möchten. Einerseits weil sie die große Verantwortung scheuen, die z. B. die Positionen des 1. oder 2. Vorstands mit sich bringen. Andererseits, weil neben Beruf, Familie und eventuellen anderen Hobbies nicht mehr so viel Zeit für Vorstandsarbeit für den Musikverein bleibt. Daraus folgt, dass wir unsere bisherigen Organisationsstrukturen und Organigramme in den Musikvereinen überdenken müssen. Einerseits müssen wir die Verantwortung für das Gesamtkonstrukt „Musikverein“ besser verteilen und damit einhergehend natürlich auch die Erledigung der anfallenden organisatorischen Arbeiten.

Es macht keinen Sinn, die Vorstandschaft wegen den vielen anfallenden Aufgaben zu vergrößern. Im Gegenteil. Wir brauchen kleinere, schlagfertigere Managerteams, die schnell und auf kurzem Dienstweg handeln und entscheiden können. In kleineren Gruppen sind die Vorstandssitzungen sehr viel effektiver, produktiver und kürzer. Ein Lösungsansatz ist das teambasierte Vereinsmanagement, bei dem die Vorstandschaft aus (sechs) Bereichsleitern bzw. Managern besteht. Diese leiten die anfallenden Aufgaben jeweils an ihre Teammitglieder bzw. Arbeitsgruppen weiter. Über das teambasierte Vereinsmanagement habe ich schon einige Beiträge geschrieben. Ich verlinke sie für die Übersicht noch einmal unter diesem Beitrag.

Die Umstellung von den klassischen Vorstandsstrukturen zum teambasierten Vereinsmanagement stellt eine große Herausforderung für den Verein dar. Wie oben schon beschrieben sind es die Musiker:innen nicht gewohnt, strukturell organisatorische Aufgaben zu übernehmen. Hier muss ein großes Umdenken stattfinden und eine breite Basis bei allen Vereinsmitgliedern geschaffen werden, dass dieses Modell tatsächlich trägt.

Es sind folgende vier Prinzipien, die als Grundlage für ein gutes Gelingen in den Köpfen aller Mitglieder als Voraussetzung für das teambasierte Vereinsmanagement verankert werden müssen:

Wir arbeiten gemeinsam am Verein – musikalisch und organisatorisch
Jeder hat eine außermusikalische Aufgabe gemäß seinen Kompetenzen und seiner Zeit, die er aufbringen kann
Wir erledigen die übernommenen Aufgaben selbstorganisiert
Es gibt keine Hierarchie

Der erste Punkt ist wohl der wichtigste. „Wir arbeiten gemeinsam am Verein“ bedeutet, dass jede Musikerin, jeder Musiker den Musikverein mitgestaltet und in die Zukunft führt. Jeder ist gefragt: Beim Marketing, der Jugendarbeit, beim Finden von Sponsoren, beim Verkaufen von Konzerttickets – um nur ein paar Beispiele zu nennen.

Selbstverständlich sollte sein, dass jeder neben dem Musizieren eine außermusikalische Aufgabe übernimmt. Toleranz ist hier gefragt, denn jeder soll sich so einbringen, wie er kann. Die einen etwas mehr, andere etwas weniger. Außerdem ist es wichtig, dass sich die Musiker:innen gegenseitig so gut kennen, dass sie wissen, wer was kann und wer welche Kompetenzen hat. Manche Aufgaben sind nur temporär zu übernehmen. Und wer dieses Jahr in der einen Arbeitsgruppe mitarbeitet, kann ja im nächsten Jahr andere Aufgaben übernehmen. Das kommt unseren Lebensentwürfen mit Beruf und Familie sicherlich auch entgegen. Außerdem zeigen Ehrenamtsstudien, dass Ehrenamtliche lieber in Projekten arbeiten, als sich für ein langfristiges Engagement zu binden.

Zum teambasierten Vereinsmanagement gehört die Übertragung der Verantwortung von einzelnen Aufgaben. Zwar auch das Einfordern der Verantwortung, aber mit Sicherheit zuerst ein großes Vertrauen in die Fähigkeiten desjenigen, der die Aufgabe übernommen hat. Unklug, wenn ein Manager oder Teamleiter eine Aufgabe überträgt, insgeheim denkt „das schafft der sowieso nicht“ und diese Haltung auch seinem Gegenüber signalisiert. Vertrauen ist wichtig. Und bei einem respektvollen, positiven, wertschätzenden Umgang miteinander wird dieses Vertrauen sicher nicht enttäuscht. Jedem bzw. jeder ist klar, dass die Aufgabe, die er oder sie übernommen hat, auch in der versprochenen Zeit erledigt wird. Das Ziel wird definiert. Wie das Ziel erreicht wird, liegt im Ermessen desjenigen, der die Arbeit erledigt. Das ist „selbstorganisiertes Arbeiten“.

Das Thema „Hierarchie“ habe ich schon einmal ausführlich im Beitrag Warum wir im Musikverein keine Führungskräfte sondern Manager brauchen beschrieben. Kurz zusammengefasst: Der 1. Vorsitzende ist nicht der Chef des Vereins. Die Vorstandschaft das Organ, das Management-Aufgaben übernimmt, die ihnen von der Musikvereinsgemeinschaft in der Mitgliederversammlung übertragen wurden. Die Mission des Vereins wird von der Mitgliederversammlung definiert. Lest gerne den Beitrag mit der vollständigen Argumentation.

Die erfolgreiche Umsetzung des teambasierten Vereinsmanagements hängt sehr eng damit zusammen, wie es uns gelingt, die vier genannten Prinzipien in der Gemeinschaft unserer Musikerinnen und Musiker als Grundwerte zu verankern.

Alle bisher erschienenen Beiträge zum Thema Teambasiertes Vereinsmanagement gibt es nun in einem praktischen PDF (30 Seiten) zum Download. Mit diesem PDF könnt Ihr alle Informationen zum Teambasierten Vereinsmanagement an Eure Vorstands-Kollegen weiterleiten.