In Zeiten, in denen es immer schwieriger wird Vorstandsposten zu besetzen, sind neue Ideen in der Vereinsorganisation gefragt. Insbesondere die Position des 1. Vorstands bzw. des Präsidenten des Vereins hat es mittlerweile schwer, adäquat besetzt zu werden. Umdenken, neue Ideen und Strukturen sind gefragt.

Viele scheuen die große Verantwortung und den enormen Zeitaufwand, der mit diesem Amt verbunden ist. Es gibt 1. Vorstände, die fühlen die ganze Last des Musikvereins als Bürde auf ihren Schultern. Selbst erste Vorsitzende, die delegieren können, denken, sie müssten zu jederzeit alle Fäden in der Hand halten. Bei manchmal mit bis zu 12 oder gar 15 Vorstandsmitgliedern (wie mancherorts noch üblich) in der Vorstandschaft keine leichte Aufgabe. Andererseits für die anderen Vorstandsmitglieder auch nicht schön, wenn ihre Aufgaben vom ersten Vorsitzenden überwacht und ständig kontrolliert werden.

Die Verantwortlichkeiten auf mehrere Personen zu verteilen ist ein Lösungsansatz. Also mehrere Vorstände, Manager oder Bereichsleiter (egal wie Ihr sie nennen möchtet), die jeweils für einen abgegrenzten Teil der Vereinsaufgaben verantwortlich sind (diese aber natürlich nicht alle selbst erledigen müssen).

In jedem Musikverein gibt es genau sechs Bereiche, die es zu managen gilt:

1. Musik
2. Organisation
3. Verwaltung
4. Jugend
5. Finanzen
6. Marketing

1. Musik

In diesen Bereich gehören alle Aufgaben, die direkt mit der Musik verbunden sind. Beispielsweise die Registerleiter (oder die Registerleiterrunde als Arbeitsgruppe), die Musikkommission (Besonders in der Schweiz üblich. Sie sucht zusammen mit dem Dirigenten das musikalische Programm aus.), der Dirigent, Noten, Probenplanung, Probleme mit Musikern, Gema, Auftritte und Engagements, usw.

2. Organisation

Vereinfacht gesagt, gehört in diesen Bereich alles, was es zu organisieren gilt. Einsatzplanung, Auf- und Abbau von Konzerten und Events sowie die Technik, Catering, Deko, Probelokal, Organisation der außermusikalischen Aktivitäten, Transport bei Auftritten außerhalb der eigenen Gemeinde, usw.

3. Verwaltung

Mitgliederverwaltung, Ehrungen, Verbandsmeldungen, Trachten / Uniformen / Einheitskleidung, Materialverwaltung, Chronik, usw.

4. Jugend

Ausbildungskonzept, Jugendensembles und ihre Dirigenten, Kontakt und Betreuung von Ausbildern, außermusikalische Jugendaktivitäten, Paten, usw.

5. Finanzen

Budget / Haushaltsplan, Buchhaltung, Zahlungsverkehr Ausgaben und Einzug von Beiträgen aller Art, Kasse (Konzerte & Events), Kassenprüfer, usw.

6. Marketing

Öffentlichkeitsarbeit / Presse, Website, Social Media, Newsletter, Einladungsbriefe, Schriftverkehr, Printwerbung, Mitgliederbetreuung, Printwerbung, Sponsoring, usw.

Die Idee ist es, für jeden der sechs Bereiche einen Hauptverantwortlichen zu finden. Diesem stehen Vereinsmitglieder zur Seite, die Aufgaben einzeln oder in Arbeitsgruppen übernehmen. Die Verantwortung wird auf sechs Manager verteilt.

Für die Darstellung der sechs Managementbereiche habe ich folgendes Modell des teambasierten Vereinsmanagement entworfen:

Weitere Informationen zum teambasierten Vereinsmanagement in diesen Beiträgen:

Warum wir im Musikverein keine Führungskräfte sondern Manager brauchen
Das Modell des teambasierten Vereinsmanagement
Wege zu einem teambasierten Vereinsmanagement

Das Modell des teambasierten Vereinsmanagement funktioniert grundsätzlich in allen Musikvereinen. Es ist jedoch nicht eins zu eins auf jeden zu übertragen. Kleinere Vereine können zwei Managementbereiche zusammenfassen. Größere entscheiden sich vielleicht, manche Bereiche mit einer Doppelspitze zu besetzen. Es kann auch sechs Bereichsmanager geben, aber nur drei davon sind verantwortliche Vorstände – wie in der Grafik beispielsweise mit Sternchen markiert.

Die Aufgabenverteilung auf die verschiedenen Bereiche hängt von den tatsächlichen Aufgaben im jeweiligen Verein ab. Hier ist im Vorfeld gut zu überlegen, welche Aufgaben anfallen und in welchen Bereich sie gehören. Idealerweise wird zuerst eine Aufgaben-Sammlung (unabhängig vom Posten) gemacht und diese dann auf die gewählten Bereiche verteilt.

Die Umstellung auf ein teambasiertes Vereinsmanagement ist keine leichte Aufgabe. Eine gute Kommunikation ist die Grundlage des Erfolgs – auch und besonders nachdem das Modell installiert ist. Besonders die Zugehörigkeit der Aufgaben muss immer wieder besprochen und den Musiker:innen bewusst gemacht werden. Eine Visualisierung mit Hilfe von Bereichs-Plakaten ist dafür ein geeignetes Hilfsmittel. So geht’s: Pro Management-Bereich ein Plakat. Darauf ein Foto des Bereichsmanagers und die Aufgaben. Zusätzlich die Teammitglieder mit Foto und ggf. die Zuordnung in Arbeitsgruppen. Mitglieder können natürlich in mehreren verschiedenen Bereichen und Arbeitsgruppen mitarbeiten bzw. mehrere Aufgaben übernehmen. Das kann sehr individuell gehandhabt werden, braucht aber die große Transparenz durch die Visualisierungsplakate.

In den meisten Musikvereinen ist die Vorstandsstruktur in der Satzung festgelegt. Ausnahmen können Vereine sein, die einem Turn- oder Schützenverein angehören und sogenannte „Ausschüsse“, aber keinen eigenen Vorstand haben.

Ich empfehle, die Satzung nicht sofort zu ändern. Lieber über mehrere Monate hinweg die neue Struktur ausprobieren. Besonders am Anfang sind z. B. die Aufgabenverteilung und die Besetzung der Arbeitsgruppen noch ständig im Fluss.

Eine Satzungsänderung mit mehreren Vorständen ist problemlos durchzuführen.

Dieter Daub vom Musikverein 1960 Konken e. V. hat mir freundlicherweise den Abschnitt aus deren neuer Satzung zur Verfügung gestellt.

„Der Vorstand besteht aus fünf gleichberechtigen Vorständen: …
… Jeder der fünf Vorstände ist gemäß § 26 BGB einzeln vertretungsberechtigt und im Vereinsregister eingetragen. Im Innenverhältnis zum Verein ist jeder Vorstand für sein Ressort zuständig.“
(Quelle: Musikverein 1960 Konken e. V. – Westrichter Musikanten – )

Der Musikverein Tunsel e. V. hat es sehr viel ausführlicher gelöst:

§ 10

Vorstand

1.    Der Vorstand besteht aus

1. dem Präsidenten
2. dem Vorstand Kaufmännisch
3. dem Vorstand Marketing
4. dem Vorstand Organisation
5. dem Vorstand Jugendarbeit

2.    Der Vorstand beschließt über alle laufenden Angelegenheiten des Vereins, soweit nicht die Generalversammlung nach den Bestimmungen dieser Satzung oder des Gesetzes zuständig ist. Weiterhin ist der Vorstand verantwortlich für die Ausführung der Beschlüsse der General­versammlung und für die Verpflichtung des Dirigenten.

3.    Vorstand im Sinne des § 26 BGB sind der Präsident und die Vorstände b), c), d) und e). Jeder ist alleinvertretungsberechtigt. Im Innenverhältnis sind die Vorstände b), c), d) und e) verpflichtet,

       –       bei Verhinderung eines einzelnen Vorstandes sich gegenseitig zu vertreten

       –       den Präsidenten bei Verhinderung zu vertreten.

4.    Der Vorstand kann zur Unterstützung seiner Arbeit einzelne Aufgaben sachkundigen Mitgliedern übertragen.

5.    Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens 3 seiner Mitglieder anwesend sind. Die Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit gefasst.
(Quelle: Musikverein Bad Krozingen-Tunsel e. V.)

Der Musikverein Tunsel war in meiner Gegend einer der ersten Vereine vor fast 20 Jahren, die auf eine Art teambasiertes Vereinsmanagement umgestellt haben. Ich war dort 8 Jahre lang der Vorstand Marketing. Übrigens: Das „Amt“ des Präsidenten hat sich meiner Meinung nach nicht bewährt. Verwaltungsaufgaben wurden teilweise dem Präsidenten, teilweise dem Finanzvorstand übertragen. Das Amt des Vorstand Organisation war mit zu vielen Aufgaben beladen. Ausgehend von meinen Erfahrungen in Tunsel habe ich das heutige Modell des teambasierten Vereinsmanagement entwickelt. Deshalb gibt es in meinem Modell sechs Bereiche und keinen Präsidenten.

Obwohl es in meinem Modell keinen Präsidenten gibt, ist es natürlich wichtig jemanden zu haben, der den Verein “nach außen” vertritt – beispielsweise vor der Gemeinde/Stadt, Kirche oder bei öffentlichen Auftritten. Hier gilt wie bei allen Aufgaben: Der, der es am besten kann, macht das. Das kann beispielsweise der Vorstand Organisation oder Marketing sein – je nachdem…

Alle bisher erschienenen Beiträge zum Thema Teambasiertes Vereinsmanagement gibt es nun in einem praktischen PDF (30 Seiten) zum Download. Mit diesem PDF könnt Ihr alle Informationen zum Teambasierten Vereinsmanagement an Eure Vorstands-Kollegen weiterleiten.

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