Was macht eigentlich ein „Beisitzer“ im Vorstand?

Habt Ihr in Eurem Vorstand (Vorstandschaft, Ausschuss, Verwaltungsrat) auch „Beisitzer“? In vielen Vorstandsgremien gibt es diese Personen. Ich habe Vereinssatzungen gesehen, in der die Anzahl dieser „Beisitzer“ genau festgelegt ist. Manchmal wird auch in den Satzungen genau festgelegt, wie viele davon aktiv und passiv (also von den fördernden Mitgliedern) sein müssen.

Ich gehe davon aus, „dass es schon immer so war“, dass in Vorstandsgremien sogenannte Beisitzer sitzen. Es war – zumindest bisher – auch immer die Empfehlung von Blasmusikverbänden, dass neben dem 1. Vorsitzenden, dem 2. Vorsitzenden (oder Stellvertretenden Vorsitzenden), dem Schriftführer, dem Kassierer, dem Jugendleiter auch sogenannte „Beisitzer“ gewählt werden sollten (Anzahl mit der Variablen X angegeben).

Beispiel aus der Muster-Satzung der Bayerische Blasmusikverbände:

§ 10 Gesamtvorstand
1. Der Vorstand besteht aus
a) dem 1. Vorsitzenden,
b) dem stellvertretenden Vorsitzenden (2. Vorsitzende),
c) dem Schriftführer,
d) dem Kassierer/Schatzmeister,
e) dem Jugendleiter,
f) und bis zu X Beisitzern.

Noch bis vor kurzem waren auch im Blasmusikverband Baden-Württemberg BVBW und im Bund Deutscher Blasmusikverbände BDB Mustersatzungen als Download auf den jeweiligen Websites zu finden, die folgende Passage der Vorstands-Zusammensetzung als Empfehlung gaben:

“Der Vorstand besteht aus

1. Dem 1. Vorsitzenden,
2. Dem stellvertretenden Vorsitzenden
3. Dem Schriftführer
4. Dem Kassierer/Schatzmeister
5. Dem Jugendleiter
6. Und bis zu 6 Beisitzern”

Im BVBW ist die Seite nicht mehr aufrufbar. Im BDB steht beim Download: „Wird zurzeit überarbeitet.“ Als ich beide Satzungs-Empfehlungen für Musikvereine im Oktober 2022 im Beitrag Hilfe, wir finden keinen 1. Vorsitzenden zitiert habe, waren beide Muster-Satzungen noch downloadbar.

Also, einerseits war die Zusammensetzung des Vorstands, inklusive diesen Beisitzern, „schon immer so“ und andererseits ist das wohl auf die Empfehlung der Blasmusikverbände zurückzuführen.

Viele Blasmusiker:innen sind der Meinung, das wäre gesetzlich so vorgeschrieben. Im Vereinsparagrafen BGB §26 steht die Zusammensetzung des Vorstands jedoch nicht. Und die Muster-Satzungen der Verbände sind lediglich Empfehlungen.

Was für Aufgaben haben Beisitzer? Es gibt Musikvereine, in denen Beisitzer genau zugeordnete Aufgabengebiete haben. Beispielsweise Notenwart, Getränkewart, Verantwortliche:r für Einheitskleidung (Uniform, Tracht), usw. Die Regel ist jedoch, dass die Beisitzer eher dafür da sind, Aufgaben zu übernehmen, die ihnen erst im Rahmen einer Vorstandssitzung zugewiesen werden. In meinen Online-Seminaren und Workshops stelle ich Vereinsverantwortlichen, die angeben, „Beisitzer“ zu sein, immer die Frage, was denn ihre Aufgabe als Beisitzer ist. In den meisten Fällen können die Personen die Frage nicht beantworten. „Springer“, „Mädchen für alles“ oder ähnliches wird oft genannt. Oder sie sagen ganz ehrlich „Das weiß ich selbst nicht so genau“ oder “ich sitze dabei”.

Ist das noch zeitgemäß?

Unter oben genannten Voraussetzungen bestehen die Vorstandsgremien in der Regel aus 8 bis hin zu 15 Mitgliedern – je nach Größe des Musikvereins. Grundgedanke vermutlich (meine Annahme): dann sind genügend Personen da, die bereit sind, Aufgaben zu übernehmen.

Dazu habe ich jedoch folgende Fragen:

Warum sollten Personen, die Aufgaben für den Musikverein übernehmen, überhaupt im Vorstand sitzen?

Warum sollen Verantwortliche für die Jugendarbeit beispielsweise in die Vorstandssitzung gehen, wenn Thema das Speisenangebot, der Auf- und Abbau von Bühnenelementen für das Konzert oder die Werbemaßnahmen für das Oktoberfest sind?

Warum muss alles im großen Gremium diskutiert werden und warum reden und entscheiden da auch Leute mit, die im jeweiligen Bereich gar nicht mitarbeiten?

Lebhaft kann ich mir vorstellen – auch, weil ich eigene Erfahrungen damit gemacht habe – wie eine ellenlange Tagungsordnung stundenlang abgearbeitet wird, es endlose Diskussionen gibt und doch nur das Tagesgeschäft besprochen wird. Ohne auch nur die Möglichkeit zu haben, einmal in die Zukunft zu blicken und sich neue Konzepte auszudenken.

Meiner Meinung nach gibt es für Beisitzer in einem Vorstandsgremium nur zwei Möglichkeiten:

1. Ein abgegrenztes Aufgaben- und Verantwortungsgebiet.
2. Ein abgegrenztes Aufgaben- und Verantwortungsgebiet, ohne dass sie Teil des Vorstands sind – also auch nicht unbedingt gewählt werden müssen – jedoch Teil eines Teams sind. Womit wir beim Teambasierten Vereinsmanagement sind. Ihre Aufgaben können sie auch erledigen, ohne dass sie bei allen anderen Themen „dabeisitzen“.

Überdenkt die Effizienz, Effektivität und Produktivität Eurer Vereinsorganisation. Ein verschlanktes Gremium für die großen Linien und dafür die Verteilung der Aufgaben auf möglichst alle Musiker:innen hat so dermaßen große Vorteile…

Zum Thema Teambasiertes Vereinsmanagement gibt es ein Whitepaper zum zahlungspflichtigen Download (30 Seiten, PDF):

Gerne führe ich mit Eurem Vorstands-Gremium und allen interessierten Musiker:innen aus Eurem Verein ein Online-Seminar zum Thema durch. Nach dem Online-Seminar könnt Ihr entscheiden, ob eine Umstrukturierung für Euch Sinn macht und in wie weit das Modell des Teambasierten Vereinsmanagement an Euch angepasst werden kann. Schreibt mir bei Interesse gerne eine Mail an info@kulturservice.link.

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