In der letzten Zeit habe ich für meine Vorträge, Kurse und Workshops einige Musikvereins-Websites angeschaut und studiert. Veraltetes Design, überfrachtete Seiten, unstrukturierte Menüs und schreckliche Farben bzw. Farbzusammenstellungen sind mir auf den meisten Websites ins Auge gesprungen. Gut, ich gebe es zu, Farben und Gestaltung sind Geschmackssache. Auch die Aufteilung der Menüpunkte macht sicher jeder Musikverein so, wie es ihm am besten passt und gefällt. Aber wenn dann der letzte Eintrag unter „Aktuelles“ von 2009 stammt, die letzten Termine im Jahr 2013 eingepflegt wurden und die letzte Konzertwerbung aus dem Jahr 2015 stammt, dann kann man wohl schon von einer Vernachlässigung sprechen.

Eine fahrlässige Vernachlässigung, meiner Meinung nach.

Die meisten Musikvereine haben mittlerweile eine Facebook-Fanpage. Es hat sich in der Zwischenzeit rumgesprochen, dass für einen Musikverein kein Profil sondern eine Fanpage in FB angelegt wird. Die Fanpages werden fleißig zur Bewerbung der Konzerte und zum Posten der aktuellen Ereignisse genutzt. Massenweise Fotos und Fotogalerien werden eingestellt. Mit Videos werden die Konzerte, Sommerprogramm-Auftritte und Ausflüge dokumentiert.

Facebook hat jedoch einige Nachteile.

• Nicht jeder hat ein Facebook-Profil und somit unbeschränkten Zugang zu den Informationen, Fotos und Videos.
• Leider gehört die Fanpage nicht dem jeweiligen Musikverein, sondern Mark Zuckerberg (oder wer auch immer hinter dem Unternehmen Facebook steht).
• Nach ein bis zwei Tagen sind die Posts in der Regel nicht mehr zu sehen, verschwunden im Nirwana der Timeline bzw. Chronik oder vergessen, wenn man nicht gerade die Fanpage des jeweiligen Musikvereins direkt aufruft und durchstöbert.

Nicht jeder im Musikverein mag diese ganze Social-Media-Geschichte. Meist wird für die Betreuung der Facebook-Seite jemand, der sich sowieso viel in Facebook tummelt, gesucht. Das Posten auf der FB-Seite geschieht oft losgelöst von den anderen Werbemaßnahmen des Musikvereins. Eine vernünftige Organisation aller Marketing-Maßnahmen ist innerhalb der Vorstandschaft nicht vorhanden und liegt schon gar nicht in einer Hand. Viele mischen jeweils so ein wenig im Marketing mit. Der Schriftführer kümmert sich darum, dass ein Pressebericht an die Zeitung geschickt wird. Der erste Vorstand lädt die Mitglieder und Ehrenmitglieder per Brief zum Konzert ein. Wenn sich noch jemand um die Website kümmert, wird dieser tätig. Und der, der sich in Facebook auskennt erstellt in Facebook eine Veranstaltung. Unkoordinierte Insellösungen sorgen dafür, dass jeder gut beschäftigt ist – aber nicht für eine effiziente Organisation von Image- und eventbezogener „Werbung“, bzw. dem Marketing.

Was ist in diesem Zusammenhang eine effiziente Organisation?

Eine effiziente Organisation ist in meinen Augen die Koordination aller Marketingaktivitäten und Werbemaßnahmen aus einer Hand. Die Aufgaben sind auf viele Schultern verteilt, aber immer unter der Beobachtung und Kontrolle von einer Person – dem Marketingvorstand. Also, erste Grundvoraussetzung ist die Anpassung der Vorstands-Strukturen bzw. die Bündelung der Marketing-Aufgaben auf eine Person in der Vorstandschaft. Der Marketingvorstand wiederum sucht sich sein Team im Musikverein zusammen und verteilt die Aufgaben auf diese Personen (diese müssen nicht dem Vorstand angehören).

Zweite Voraussetzung für eine effiziente Organisation ist eine funktionierende, gut strukturierte Website. Eine Website als Quelle aller Informationen. Die Website als Dreh- und Angelpunkt aller Marketing-Aktivitäten.

Wie soll eine Website optimaler Weise strukturiert sein?

Das Menü hängt in erster Linie vom jeweiligen Musikverein ab. Ein Menü-Punkt ist allerdings unerlässlich: „Aktuelles“. Oft sehe ich als erste Seite einer Musikvereins-Website eine Seite „Home“ mit einem Willkommensgruß. Völlig überflüssig in meinen Augen. Die Seite „Aktuelles“ ist als Home-Seite am besten geeignet. Der Besucher sieht gleich das, was momentan beim Musikverein angesagt ist – vorausgesetzt diese Seite wird entsprechend gepflegt. Die Seite „Aktuelles“ ist eigentlich gar keine Seite, sondern ein Blog. Okay, das stimmt in dieser Form vermutlich nur, wenn die Website auf WordPress.org-Basis aufgebaut ist.

WordPress.org – Die ideale Website-Software

Ich bin ein überzeugter WordPress.org-User. Diese Software zur Gestaltung von Homepages bzw. Websites ist sehr bedienerfreundlich aufgebaut und bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten die unterschiedlichsten Funktionen einzubauen. Außerdem gibt es jede Menge sogenannte „Templates“, also Design-Vorlagen für jeden Geschmack, die individuell angepasst werden können. Und das alles gratis – soweit es um Grund-Funktionen und geht. Außerdem gibt es jede Menge (kostenfreie) Youtube-Videos mit denen man das Programm ganz einfach erlernen kann.

WordPress.org ist vom Ursprung her eine Blogger-Software. Es gibt „Beiträge“, die unter der Blogseite „Aktuelles“ immer oben angestellt werden. Dies kommt aus den Tagen des „virtuellen Tagebuchschreibens“. Und es gibt „Seiten“, die einmal eingerichtet und verschiedenen Menüpunkten zugeordnet werden. Die Beiträge könnte man theoretisch natürlich auch den Menüpunkten zuordnen. Die Seiten machen aus der ehemaligen Blogger-Software eine vollwertige Website-Software. Soweit zu WordPress.org.

Website-Struktur – Das Menü

Eine kleine Hilfe gebe ich Euch zur Strukturierung Eurer Website noch an die Hand. Ich habe eine Grundstruktur entwickelt, von der aus Ihr Eure eigene Menüstruktur entwickeln könnt. Wenn mal ein (schriftlicher) Vorschlag auf dem Tisch liegt ist es oftmals besser, einfacher und effektiver für eine Gruppe an einem bestimmten Thema zu arbeiten. Hier also eine Arbeitsgrundlage:

Das Marketing-Team – der Workflow

Um den „Workflow“ für das Marketing-Team im Musikverein zu verstehen und umzusetzen ist es von größter Wichtigkeit, dass die Website auf Vordermann gebracht wird. Ohne eine funktionierende, aktuelle Website ist die von mir oben schon genannte Installierung eines Marketing-Teams mit einem Marketingvorstand samt Workflow nicht umzusetzen.

Die meisten Musikvereine treten nur kurz vor einem Konzert oder einer sonstigen Veranstaltung in die Öffentlichkeit. Vielleicht noch einmal im Jahr eine Jugendwerbung. Das war es dann. Warum eine permanente positive Außendarstellung wichtig ist und wie sie gelingt steht im Beitrag Imagewerbung für Musikvereine. Bereits dort habe ich beschrieben wie mit Hilfe eines Marketingteams und unter Mithilfe eines Redaktionsplans alle Werbemaßnahmen koordiniert und effektiv durchgeführt werden können.

Alle Informationen und Fotos sind auf der Homepage am besten aufgehoben. Sie bleiben dem Musikverein immer erhalten, sind dort strukturiert archiviert und werden dadurch immer wieder gefunden. Von der Website aus wird mit entsprechenden Social-Media-Buttons (Plugins wie zum Beispiel Addtoany Share Buttons) die Verlinkung auf Facebook und andere Kanäle sehr einfach. (Aufpassen, dass das richtige Foto verlinkt wird!)

Eine kleine Besonderheit sind Videos über unsere musikalischen und außermusikalischen Aktivitäten. Hier ist es aus verschiedenen Gründen – darunter auch rechtliche – besser, einen eigenen Youtube-Kanal einzurichten. Die Videos werden dort hochgeladen (geht auch privat). Auf unserer Website wird der Link zum Youtube-Video eingesetzt und das Video wird somit sichtbar. Dadurch belastet das Volumen des Videos auch unseren Speicher nicht.

Die Texte, die wir für die Rubrik „Aktuelles“ geschrieben haben können – ggf. leicht abgewandelt – für die örtliche Presse verwendet werden. Außerdem eignen sich die Beiträge auch zur Verwendung im Newsletter. Mit Newsletter-Systemen wie zum Beispiel dem Plugin MailPoet oder dem Mailingprogramm Mailchimp können diese Beiträge automatisch in Newsletter verwandelt werden.

Die Alternative für spontane Posts: Instagram

Viele lieben Facebook, weil dort „von unterwegs“ kleine Impressionen, Fotos und Begebenheiten gepostet werden können. Wer dies möchte, ist mit Instagram besser bedient. Das Foto, das in Instagram gepostet wird, kann automatisch auch in Facebook und Twitter gepostet werden. Wir haben somit drei verschiedene Kanäle auf einmal bedient. Da die Leute verschiedene Vorlieben in ihren Social-Media-Aktivitäten haben können wir damit im Prinzip alle erreichen – überzeugte Facebooker ebenso wie passionierte Instagram-Nutzer (mehrheitlich die Jugend) oder die wenigen Twitter-Liebhaber. Die Vielzahl an Fotos, die bei verschiedenen Anlässen geschossen werden, heben wir uns lieber für später auf und erstellen auf unserer Website eine schöne Foto-Galerie. Dort bleiben uns die Fotos auch für immer und ewig, gut auffindbar, erhalten.

Die Musikvereins-Website – Unsere Visitenkarte im Internet

Wir haben gesehen, dass die Musikvereins-Website Dreh- und Angelpunkt unserer Marketingaktivitäten ist. Unsere Website ist jedoch auch die Visitenkarte unseres Musikvereins im Internet. Sozusagen die „Quelle aller Informationen“.

Was macht jemand, der sich über unseren Musikverein informieren will? Er sucht unsere Website auf.

Eltern informieren sich über das Ausbildungsangebot und unsere Aktivitäten für die Jugend. Andere Musikvereine schauen sich nach Konzertpartnern um, Neubürger nach einem Musikverein, in dem sie mitspielen können. Die Mail-Adressen und Telefonnummern der Ansprechpartner, sprich des Vorstands, werden gesucht. Potentielle Sponsoren schauen auf unsere Website und prüfen ob es sich lohnt, in unseren Musikverein zu investieren. Journalisten, die über unseren Musikverein berichten möchten, sehen sich auf der Website um. Und nicht zuletzt schauen immer mal wieder die eigenen Musiker nach Terminen oder eventuellen Fotogalerien.

Wird der Menüpunkt „Aktuelles“ wie oben beschrieben genutzt, werden also regelmäßig neue Beiträge eingestellt und über Social-Media-Kanäle verbreitet bzw. im Newsletter „angeteasert“ führt der Post bspw. in Facebook oder der Hinweis im Newsletter wieder auf die Website. Wir haben also einerseits den „Traffic“ aus den Besuchern, die ganz gezielt unsere Website aufsuchen und andererseits diejenigen, die über einen Link von Facebook oder dem Newsletter auf unsere Website kommen.

Ihr seht also. Die Musikvereins-Website hat ganz und gar nicht ausgedient. Ganz im Gegenteil. Ihr fällt eine zentrale Rolle zu. Sie ist Quelle aller Informationen über unseren Musikverein und Dreh- und Angelpunkt aller Marketingaktivitäten.

Was Blasmusiker so alles gebrauchen können

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