Wie eine permanente positive Außendarstellung des Musikvereins gelingt!

In diesem Beitrag über die permanente positive Außendarstellung des Musikvereins – sprich: Imagewerbung – gebe ich Euch Lösungen an die Hand, wie diese unter Berücksichtigung von Planung und Teamarbeit für Euer Blasorchester gelingt.

Warum Imagewerbung?

Fragen wir uns zunächst, warum wir unseren Musikverein permanent in der Öffentlichkeit darstellen sollen. Wir bringen damit den Musikverein, unsere Musikerinnen und Musiker sowie unsere Musik unseren „Kunden“, also dem potentiellen Publikum und den potentiell zukünftigen Mitgliedern, nahe. Zeigen damit aber auch, das bei uns „was geht“. Wir finden neue Mitglieder, seien es Kinder und Jugendliche, Aktive oder Passive. Wir zeigen potentiellen Sponsoren, dass es sich lohnt, uns zu unterstützen. Wir tragen die Attraktivität des Musikvereins nach außen. In der Öffentlichkeit wird dadurch auch deutlich, wer wir sind, wer in unseren Musikvereinen für was zuständig ist und wir kommunizieren die richtigen Ansprechpartner. Auch dies hilft uns wieder, wenn wir auf der Suche nach neuen Mitgliedern – sei es aktive oder passive – sind.

Was soll kommuniziert werden?

In der praktischen Umsetzung der Kommunikationsmaßnahmen innerhalb der Vorstandschaft (idealerweise innerhalb des Marketing-Teams) gehen wir vom „Content“ (=Inhalt) aus. Das heißt, wir fragen uns, was genau wir nach außen kommunizieren möchten.

Hier ein paar Impulse:

Aktivitäten Jugend

  • Berichte von Vorspielen und Konzerte innerhalb und außerhalb der Gemeinde
  • Bericht aus der Probe
  • Erfolge bei Jugend Musiziert oder JMLA
  • Berichte von Ausflügen
  • Vorstellungen von Verantwortlichen in der Jugendarbeit (Jugendvorstand, Dirigent, Jugendleiter)
  • Vorstellung von Musikern die ein sogenanntes „Mangelinstrument“ mit Begeisterung spielen (Tuba, Oboe, Horn)

Aktivitäten Hauptorchester

  • Jubilare, die einen „runden“ Geburtstag feiern
  • Berichte von Standkonzerten
  • Berichte von Ausflügen
  • Berichte von Konzerten / Auftritten außerhalb der Gemeinde
  • Aufrufe zum Mitspielen im Orchester / Musikverein
  • Werbung passive bzw. fördernde Mitglieder
  • Musikerporträts
  • Dirigentenporträt
  • Berichte über Personen, die eine blasmusikalische Fortbildung besucht haben
  • Probentermine
  • Porträts von Verantwortlichen
  • Berichte von Erfolgen bei z. B. Wertungsspielen

Redaktionsplan

Wenn wir uns erst einmal klar darüber sind, was wir alles aus unserem Musikverein nach außen kommunizieren können und wollen, hilft bei der praktischen Umsetzung ein Redaktionsplan. In einen Jahreskalender werden zunächst sämtliche Termine eingetragen. Also eigene Konzerte, Auftritte außerhalb der Gemeinde, Standkonzerte, Geburtstage, Ausflüge, Prüfungen, Wertungsspiele usw. Jeweils sowohl von der Jugend als auch vom Hauptorchester. Dies gibt schon einmal einen roten Faden für die Öffentlichkeitsarbeit, denn über all diese Dinge kann sowohl im Vorfeld als auch danach berichtet werden. Alle anderen Content-Ideen werden dann so über das Jahr verteilt, dass ein permanenter „Output“ gewährleistet ist.

Der Redaktionsplan ist als Leitfaden, der ständig ergänzt wird, zu sehen. Er hilft bei der Orientierung, der Arbeitsteilung und der Regelmäßigkeit.

Die Texte, Bilder und Videos, die wir für die Erfüllung des Redaktionsplans brauchen, können mit dem Redaktionsplan sehr einfach terminiert (wir wissen dann genau, was wir wöchentlich oder zweiwöchentlich berichten wollen), rechtzeitig vorbereitet und auch auf verschiedene Personen verteilt werden.

Bei der Erstellung der Texte folgen wir einerseits dem Prinzip der W-Fragen: Wer? Was? Wann? Wo? Warum? Die W-Fragen helfen uns, einen guten Einstieg in den Text zu finden. Außerdem steht am Anfang des Beitrags dann auch immer gleich das Wichtigste. Als weiteren Tipp für einen gelungenen Text empfehle ich, immer so zu schreiben, wie wir es unserem Gegenüber erzählen würden. Anschließend den Text noch einmal im Hinblick auf überflüssige Wörter durchlesen und diese raus streichen.

Zu jedem Text bzw. zu jedem Beitrag gehört mindestens ein passendes Foto. Gefolgt wird nach dem Prinzip „Bild schlägt Text“. (Bei der Veröffentlichung online gilt weiter: „bewegtes Bild schlägt Bild“). Heutzutage hat sowieso fast jeder ein Smartphone – die Fotokamera ist also immer dabei. Für Online-Medien ist die Qualität der Smartphone-Fotos auf jeden Fall ausreichend. Für die Verwendung in Print-Medien ist allerdings ein Foto mit guter bis sehr guter Qualität nötig.

Steht der Beitrag, wird er auf den verschiedenen Kanälen veröffentlicht.

Die Musikvereins-Homepage

Im Mittelpunkt steht die eigene Homepage. Sie ist Dreh- und Angelpunkt all unserer Öffentlichkeitsarbeit. Im Idealfall ist eine Blog-Funktion auf der Homepage integriert, so dass gewährleistet ist, dass der neueste Beitrag oben steht. Von der Homepage aus kann der Beitrag über alle unsere Social-Media-Kanäle verteilt werden. Die Beiträge können automatisiert in unseren Newslettern veröffentlicht werden. Und der gleiche Beitrag kann außerdem an die Printmedien weitergeleitet werden. Dieses speditive Prinzip habe ich bereits in meinem Beitrag Wie interne Kommunikation im Musikverein gelingt erklärt.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

  1. Content auf unserer eigenen Homepage gehört uns für immer und ewig, wir haben die volle Kontrolle darüber – dies im Gegensatz zu den Social-Media-Plattformen
  2. Wir schreiben einen Beitrag und bedienen damit die unterschiedlichsten Kanäle. Dies spart Zeit.
  3. Unsere Öffentlichkeitsarbeit ist wie aus einem Guss. Nicht hier ein bisschen Pressearbeit oder dort ein bisschen Social Media.
  4. Wenn wir schon im Vorfeld genau wissen, welche Texte wir über das Jahr brauchen, können diese auf verschiedene Personen verteilt werden.

Die Kommunikationskanäle

Grundsätzlich stehen uns in der Öffentlichkeitsarbeit drei Medien-Komplexe zur Verfügung: die eigene Homepage, die Social-Media-Plattformen und die Presse (print und Online-Journale).

Über die Rolle der eigenen Homepage sind wir uns nun schon im Klaren. Viele Musikvereine vernachlässigen jedoch leider ihre Homepage. Meist deshalb, weil viele der Homepages so aufgebaut sind, dass sie nur von „Insidern“ bedient werden können. Hier möchte ich gerne für WordPress.org plädieren. Da dies ursprünglich eine Blogger-Software war, ist sie ideal für alle Organisationen die einerseits immer Aktuelles zu berichten haben, andererseits Seiten benötigen, auf der die wichtigsten Informationen abrufbar sein sollen. Die Bedienerfreundlichkeit – steht die WordPress-Homepage erst einmal – ist unschlagbar. Und auch das Einrichten der Homepage ist sehr einfach und intuitiv zu lernen (oder mittels der vielen Youtube-Anleitungs-Videos).

Übrigens, vergesst Passwort geschützte Bereiche auf Eurer Homepage. Kein Musiker geht von sich aus auf die Homepage. So wie sämtliche andere Besucher auch müssen die eigenen Musiker durch E-Mails, Whatsapp, Newsletter, Social Media auf die Homepage bzw. auf die Neuigkeiten geleitet bzw. gelockt werden. Ich kann mir keine Aspekte des Musikvereins vorstellen, die so geheim sind, dass sie Außenstehende nichts angeht. Außerdem werden Passwörter sowieso meistens vergessen…

Wir halten somit auch als wichtigen Punkt fest: Die Homepage ist die Quelle aller Informationen. Wir müssen uns aber damit beschäftigen wie wir es schaffen, dass wir auch Besucher auf unsere Homepage bekommen. Dazu im Folgenden mehr.

Facebook Twitter Instagram Musikverein

Social Media

Ohne Social Media Kanäle geht Öffentlichkeitsarbeit heute nicht mehr. Facebook, Twitter, Instragram und Co. sind wichtige „Marketingmaschinen“, wie ich sie immer nenne. Mit Facebook, Twitter und Instagram haben wir auch schon die für uns in der Blasorchesterszene wichtigsten Social Media Kanäle genannt.

Facebook

Auf Facebook tummelt sich die Blasmusikwelt. Nahezu alle Musikvereine haben mittlerweile ihre Fanpage bei Facebook. Ebenso sind Verlage, Musikinstrumentenhersteller, Musikfachhändler, Instrumentalisten und Komponisten dort zu finden. Auch wenn nicht jeder Musiker in Ihrem Musikverein Fan dieses Mediums ist, Facebook ist einerseits wichtig um auf Ihren Musikverein (mit all seinen Aktivitäten) aufmerksam zu machen und andererseits um Personen auf Ihre Homepage mit all den wichtigen Informationen zu locken (und um im Idealfall den dort angebotenen Newsletter zu abonnieren). Von einzelnen Posts, losgelöst von der Homepage, rate ich auf Facebook in den meisten Fällen ab. Wenn einzelne Posts, dann lieber auf Instagram – warum, siehe unten! Die einzelnen Posts auf Facebook sind nach spätestens einem Tag schon verpufft und verloren. Sie eignen sich – ohne den wichtigen Link auf die eigene Homepage – nicht für eine nachhaltige, zeitsparende Öffentlichkeitsarbeit.

Etwas Grundlegendes für Facebook (das den meisten Lesern jedoch vermutlich bekannt ist): Der Musikverein wird als „Fanpage“ angelegt. Dies setzt einen persönlichen Account voraus. Eine Facebook-Gruppe für den Musikverein ist überflüssig.

Wie Facebook genau für unseren Musikverein einsetzbar ist, habe ich in vier Beiträgen auf dem Blasmusikblog.com bereits veröffentlicht:

Facebook für Musikvereine Teil 1: Wieso, weshalb, warum und was ist möglich?

Facebook für Musikvereine Teil 2: Die Musikvereins-Seite

Facebook für Musikvereine Teil 3: Die Facebook-Gruppe

Facebook für Musikvereine Teil 4: Eine Veranstaltung erstellen und bewerben

Twitter

Es gibt ein paar wenige Twitter-Fans unter uns Blasmusikern. Ich selbst gehöre nicht dazu, obwohl ich Twitter natürlich für die Verbreitung meiner Homepage-Inhalte verwende. Auch hier gilt: keine einzelnen Posts sondern nur die Hinweise, dass ein neuer Beitrag auf der Homepage erschienen ist. Hashtags sind hier zur Auffindbarkeit von großer Bedeutung. Ich empfehle die konsequente Verwendung von: #blasmusik, #sinfonischeblasmusik, #musikverein und #blasorchester.

Instagram

Dieser Kanal hat in kürzester Zeit Bedeutung erlangt und wird auch in Zukunft immer wichtiger werden. Ein großer Vorteil von Instagram: Posts können hier mit wenigen Klicks gleichzeitig auf alle unsere anderen Social-Media-Kanäle verteilt werden. Auch bei Instagram ist die Verwendung von Hashtags (siehe oben) für die Auffindbarkeit wichtig.

Für die Verbreitung der Inhalte meiner Kanäle nutze ich noch Google+. Auf Google+ tummeln sich zwar nicht viele Leute, aber man sagt, dass dies das Ranking bei der Google-Suche positiv unterstützt (aber wer weißt das schon genau…).

Gemeindeblatt, Tages- und Wochenzeitungen, Fachzeitschriften

Das wichtigste Printmedium für die Musikvereine ist das Gemeindeblatt, der Stadtanzeiger, der Dorfbote oder wie auch immer es heißen mag. Dieses Blatt wird wirklich von allen Einheimischen gelesen. Ein, besser zwei mal pro Monat sollte in diesem Blatt etwas über den Musikverein zu lesen sein.

Die Tages- und Wochenzeitungen kommen hauptsächlich bei der Ankündigung von Konzerten zum Tragen oder bei wirklich ganz besonderen Informationen / Ereignissen. Ebenso würde ich auch wirklich nur Konzertankündigungen und Außergewöhnliches in einem Pressebericht an die Fachzeitschriften (Verbandszeitschrift, Eurowinds, Clarino) schicken.

Für die Pressearbeit empfehle ich die Erstellung eines Presseverteilers in Excel mit den wichtigsten Informationen zum Adressaten, den Kontaktdaten und Redaktionschlüssen.

Online-Magazine

In den meisten Regionen gibt es von den Tourismusbüros, von Printmedien oder privaten Initiativen Online-Journale mit Veranstaltungskalendern. Hier empfehle ich eine gründliche Online-Recherche.

Wir fassen also nochmals zusammen:

  1. Es ist wichtig für den Fortbestand und den weiteren Ausbau des Musikvereins permanent in der Öffentlichkeit präsent zu sein
  2. Ein Redaktionsplan unterstützt die Regelmäßig und hilft bei der Verteilung der Arbeit auf viele Schultern
  3. Die Homepage ist das wichtigste Medium für den Musikverein. Von hier aus können Textbeiträge mit Fotos und / oder Videos im Idealfall automatisiert über Social-Media-Kanäle und über einen Newsletter zeitsparend verteilt werden.
  4. Das Posten der Beiträge auf den Social-Media-Kanälen sorgt für „Traffic“ auf der Homepage. Kein Post ohne Link auf die Homepage!
  5. Die Beiträge, die für die Homepage geschrieben werden, können an jeweils ausgewählte Printmedien oder Online-Journale mit der Bitte um Veröffentlichung geschickt werden.

Voraussetzungen für eine gelungene Imagewerbung im Musikverein ist die Qualität in allen Bereichen: Vereinsführung, Ausbildungsangebot und nicht zuletzt Musik bzw. Konzerte! Aber das ist Stoff für einen neuen Beitrag hier auf dem Blasmusikblog.com.

 

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Folgende Bücher helfen mir bei meiner Arbeit, wenn es um das Thema “Marketing für Musikvereine” geht, sehr:

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Musik ist ein sehr wichtiger Bestandteil meines Lebens. Musizierende Menschen zusammen zu bringen meine Leidenschaft.

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